TL;DR: Ab dem 1. Januar 2027 entfällt die Befreiungsmöglichkeit von der elektronischen Bereitstellungspflicht für Entgeltunterlagen – wer dann nicht digital aufgestellt ist, riskiert abgebrochene Betriebsprüfungen und Beitragsnachforderungen. Dieser Leitfaden erklärt genau, welche Dokumente betroffen sind, was die Rechtslage wirklich besagt und wie Sie Ihr Unternehmen rechtzeitig compliant machen.
Einleitung: Stichtag 1. Januar 2027 – was jetzt zählt
Stellen Sie sich vor: Ein Prüfer der Deutschen Rentenversicherung erscheint zur Betriebsprüfung. Er fordert die Entgeltunterlagen der letzten vier Jahre an – elektronisch, abrufbereit, strukturiert. Ihr HR-Team greift zu den Papierordnern im Aktenschrank. Was dann passiert, ist keine Theorie: Die Prüfung wird abgebrochen. Die Rentenversicherung schätzt die Beiträge – und das in der Regel nicht zu Ihren Gunsten.
Dieses Szenario wird ab dem 1. Januar 2027 für alle Arbeitgeber in Deutschland zur realen Gefahr, die ihre Entgeltunterlagen nicht elektronisch bereitstellen können.
Dabei ist eine wichtige Unterscheidung vorab nötig: Eine gesetzliche Pflicht zur vollständig digitalen Personalakte gibt es in Deutschland nicht. Was ab 2027 jedoch faktisch unausweichlich wird, ist die elektronische Bereitstellung von Entgeltunterlagen bei Betriebsprüfungen. Dieser Artikel erklärt, welche Dokumente konkret betroffen sind, was die Rechtslage wirklich besagt – und wie Sie Ihr Unternehmen rechtzeitig vor dem 31. Dezember 2026 compliant aufstellen.
Was die Rechtslage wirklich besagt – kein Mythos, sondern Fakten
In der öffentlichen Diskussion werden zwei Dinge häufig vermischt: die digitale Personalakte als Ganzes und die Pflicht zur elektronischen Bereitstellung von Entgeltunterlagen bei Prüfungen. Das sind zwei verschiedene Sachverhalte mit unterschiedlichen Rechtsgrundlagen.
Die gesetzliche Grundlage für die Entgeltunterlagen-Pflicht findet sich in BVV § 8 Abs. 2 in Verbindung mit § 28p SGB IV sowie im 7. SGB IV-Änderungsgesetz aus dem Jahr 2020. Danach sind Arbeitgeber verpflichtet, Entgeltunterlagen so zu führen und aufzubewahren, dass sie bei einer Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung elektronisch bereitgestellt werden können.
Der entscheidende Punkt: Bis zum 31. Dezember 2026 konnten sich Unternehmen von dieser elektronischen Bereitstellungspflicht befreien lassen – eine Übergangslösung, die mit dem 7. SGB IV-Änderungsgesetz bewusst befristet wurde. Diese Befreiungsmöglichkeit läuft am 31.12.2026 aus. Ab dem 1. Januar 2027 gibt es keine Ausnahmen mehr, keine Übergangsfristen und keine Größenschwellen. Die Pflicht gilt für alle Arbeitgeber in Deutschland – vom Handwerksbetrieb mit fünf Mitarbeitenden bis zum Konzern mit zehntausend.
Wer Entgeltunterlagen bei einer Betriebsprüfung nicht elektronisch bereitstellen kann, riskiert eine abgebrochene Prüfung – mit allen Konsequenzen, die das nach sich zieht. Die Frage ist also nicht, ob Ihr Unternehmen betroffen ist, sondern wie gut Sie vorbereitet sind.
Welche Dokumente konkret betroffen sind
Nicht alle Personalunterlagen fallen unter diese Regelung. Es geht spezifisch um Entgeltunterlagen – also jene Dokumente, die für die Berechnung, Abführung und Prüfung von Sozialversicherungsbeiträgen und Lohnsteuer relevant sind. Die folgende Übersicht zeigt, welche Dokumententypen betroffen sind, auf welcher Rechtsgrundlage sie beruhen und wie lange sie aufzubewahren sind:
| Dokumententyp | Rechtsgrundlage | Aufbewahrungsfrist |
|---|---|---|
| Lohn- und Gehaltsabrechnungen | § 108 GewO | 10 Jahre (§ 147 AO) |
| Beitragsnachweise (KV, RV) | SGB IV | 10 Jahre |
| DEÜV-Meldungen | § 28a SGB IV | 10 Jahre |
| Arbeitszeitnachweise | § 16 ArbZG + BAG 2022 | 2 Jahre |
| Überstunden- und Zuschlagsnachweise | ArbZG + Lohnsteuerrecht | 2–10 Jahre |
| Entgeltfortzahlungsnachweise | EFZG | 10 Jahre |
| Minijob-Unterlagen | Minijob-Zentrale | 2 Jahre |
Zwei Dinge fallen bei dieser Übersicht sofort auf: Erstens müssen Unternehmen nicht nur aktuelle, sondern auch historische Entgeltunterlagen rückwirkend digital verfügbar machen – bei einer Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren nach § 147 AO bedeutet das, dass heute bereits Dokumente aus dem Jahr 2015 betroffen sein können. Zweitens erfordern die unterschiedlichen Fristen eine strukturierte, kategorisierte Ablage. Ein einziger digitaler Ordner mit allen Dokumenten reicht nicht aus.
Checkliste herunterladen: Welche Entgeltunterlagen müssen bis wann digitalisiert sein? Laden Sie unsere strukturierte Übersicht herunter und prüfen Sie Ihren aktuellen Stand.
Bewerbungsunterlagen, Arbeitszeugnisse, Arbeitsverträge und andere klassische Personalakteninhalte sind von dieser Regelung ausdrücklich nicht betroffen. Hier bleibt Papier weiterhin zulässig.
Was „elektronisch bereitgestellt" konkret bedeutet
Wenn ein Prüfer von der Deutschen Rentenversicherung, dem Zoll (Finanzkontrolle Schwarzarbeit) oder dem Finanzamt erscheint, erwartet er konkret: Er nennt einen Zeitraum und eine Dokumentenkategorie – und Ihr System liefert die entsprechenden Unterlagen innerhalb weniger Minuten, vollständig und nachvollziehbar.
Das klingt einfacher, als es in der Praxis oft ist. Denn „elektronisch bereitgestellt" bedeutet nicht, dass Sie Dokumente schnell einscannen und als E-Mail-Anhang versenden. Es gelten konkrete technische und rechtliche Mindeststandards.
Der zentrale Maßstab ist die GoBD-Konformität (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form). GoBD-konform bedeutet: Dokumente müssen unveränderbar gespeichert sein, vollständig vorliegen, jederzeit lesbar sein und ihre Entstehung sowie Veränderungshistorie nachvollziehbar dokumentieren. Ein eingescanntes PDF in einem freigegebenen Netzlaufwerk ohne Versionierung oder Zugriffsprotokoll erfüllt diese Anforderungen in der Regel nicht.
Hinzu kommen die Anforderungen der DSGVO: rollenbasierte Zugriffsrechte (wer darf welche Dokumente sehen?), Verschlüsselung der gespeicherten Daten und ein dokumentiertes Löschkonzept, das die unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen berücksichtigt. Diese Anforderungen sind keine optionalen Extras – sie sind Mindestvoraussetzung für jede rechtskonforme digitale Ablage.
Mehr zu den konkreten Anforderungen an digitale Personalakte und DSGVO-Konformität finden Sie in unserem ausführlichen Leitfaden für HR-Teams.
Welche Ausnahmen es gibt – und welche nicht
Bis zum 31. Dezember 2026 konnten Unternehmen bei der Deutschen Rentenversicherung eine Befreiung von der elektronischen Bereitstellungspflicht beantragen. Diese Möglichkeit war von Anfang an als Übergangslösung konzipiert und läuft planmäßig aus.
Ab dem 1. Januar 2027 gibt es keine Ausnahmen mehr. Keine Übergangsfristen, keine Größenschwellen für kleine Unternehmen, keine branchenspezifischen Sonderregelungen. Wer am 1. Januar 2027 noch nicht digital aufgestellt ist, ist nicht compliant – unabhängig davon, ob das Unternehmen drei oder dreitausend Mitarbeitende hat.
Eine häufige Verwechslung betrifft den öffentlichen Dienst: § 106 BBG regelt die elektronische Personalakte für Bundesbeamte – das ist eine separate gesetzliche Regelung mit einem anderen Anwendungsbereich und anderen Anforderungen. Für privatwirtschaftliche Unternehmen ist § 106 BBG nicht relevant.
Was weiterhin keine gesetzliche Digitalisierungspflicht trifft: die vollständige Personalakte mit Bewerbungsunterlagen, Arbeitszeugnissen, Arbeitsverträgen und ähnlichen Dokumenten. Hier bleibt Papier ausdrücklich erlaubt. Die Pflicht beschränkt sich auf Entgeltunterlagen im Sinne der BVV.
Das Fazit ist klar: Die Frage ist nicht ob, sondern wie schnell Unternehmen ihre Entgeltunterlagen digital aufstellen.
Was droht, wenn Sie nicht compliant sind
Die Konsequenzen einer fehlenden elektronischen Bereitstellungsfähigkeit sind konkret und finanziell spürbar.
Abgebrochene Betriebsprüfungen sind das unmittelbarste Risiko. Kann der Prüfer die angeforderten Unterlagen nicht elektronisch abrufen, wird die Prüfung nicht einfach verschoben – sie wird abgebrochen. Das klingt zunächst nach einer Erleichterung, ist aber das Gegenteil.
Denn bei einer abgebrochenen Prüfung schätzt die Deutsche Rentenversicherung die Beiträge – und das geschieht erfahrungsgemäß nicht zugunsten des Unternehmens. Beitragsnachforderungen in erheblicher Höhe sind die typische Folge, dazu kommen Säumniszuschläge.
Darüber hinaus können Verstöße gegen Aufbewahrungspflichten als Ordnungswidrigkeit geahndet werden. Prüfende Behörden sind neben der Deutschen Rentenversicherung auch der Zoll (Finanzkontrolle Schwarzarbeit) und das Finanzamt – alle drei können Entgeltunterlagen anfordern.
Ein wichtiger Hinweis für die Praxis: Betriebsprüfungen werden nicht angekündigt. Compliance muss daher dauerhaft gewährleistet sein – nicht nur zum Stichtag 1. Januar 2027, sondern an jedem Tag danach.
Ein pragmatischer Fahrplan für die Umsetzung
Die technische Implementierung einer GoBD-konformen Lösung für Entgeltunterlagen ist lösbar – Marktdaten zeigen, dass Implementierungen unter 30 Tagen möglich sind (Benchmark: Taxmaro, 2026). Der zeitintensive Teil ist die Migration historischer Daten. Wer jetzt beginnt, hat ausreichend Zeit. Wer wartet, nicht.
Phase 1 – Bestandsaufnahme (Wochen 1–2): Welche Entgeltunterlagen existieren in Ihrem Unternehmen? In welchem Format liegen sie vor – digital, analog, hybrid? Wo sind sie gespeichert oder archiviert? Diese Bestandsaufnahme ist die Grundlage für alles Weitere und wird häufig unterschätzt.
Phase 2 – Systemauswahl (Wochen 3–6): Definieren Sie Ihre Anforderungen, bevor Sie Anbieter evaluieren. Pflichtkriterien sind GoBD-Konformität, DSGVO-Konformität und die Integration mit Ihrem bestehenden Lohnsystem – ob DATEV, Sage oder Lexware. Einstiegslösungen sind ab etwa 4,90 Euro pro Mitarbeiter und Monat erhältlich (Taxmaro, 2026), die Gesamtkosten hängen jedoch stark von Implementierung, Datenmigration und Schnittstellenanbindung ab.
Phase 3 – Migration historischer Daten (Wochen 5–10): Rückwirkend digitalisieren ist der aufwändigste Schritt. Beachten Sie dabei die unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen: Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie Beitragsnachweise müssen 10 Jahre aufbewahrt werden (§ 147 AO), Arbeitszeitnachweise hingegen nur 2 Jahre (§ 16 ArbZG + BAG-Rechtsprechung 2022). Eine kategorisierte Ablage nach Dokumententyp ist daher unerlässlich.
Phase 4 – Prozessanpassung und Schulung (Wochen 8–12): Neue Workflows für die laufende Dokumentenablage müssen definiert und kommuniziert werden. HR-Team und Lohnbuchhaltung brauchen klare Zuständigkeiten und eine kurze Einweisung in das neue System.
Bei der Einführung digitaler Entgeltunterlagen entstehen erfahrungsgemäß viele Mitarbeiterfragen: Wo finde ich meine Gehaltsabrechnung? Wie lange werden meine Daten gespeichert? Wer hat Zugriff auf meine Unterlagen? Tools wie AURA HR können diese Fragen sofort und DSGVO-konform beantworten, ohne dass HR-Verantwortliche bei jedem Einzelfall eingreifen müssen. Das entlastet das Team genau dann, wenn es mit der Umstellung ohnehin ausgelastet ist. Mehr dazu, wie das in der Praxis funktioniert, zeigt unser Artikel zur KI-gestützten HR-Auskunft für verteilte Teams.
Phase 5 – Audit-Readiness-Test (vor Go-Live): Simulieren Sie eine Betriebsprüfung. Fordern Sie intern alle Entgeltunterlagen eines bestimmten Zeitraums an – können alle Dokumente innerhalb weniger Minuten bereitgestellt werden, vollständig und GoBD-konform? Wenn ja, sind Sie bereit. Wenn nicht, wissen Sie, wo nachzubessern ist.
Häufige Fehler bei der Umsetzung – und wie Sie sie vermeiden
Die Erfahrung aus Implementierungsprojekten zeigt immer wieder dieselben Stolperstellen. Wer sie kennt, kann sie vermeiden.
Fehler 1: Nur aktuelle Dokumente digitalisieren. Viele Unternehmen starten mit dem laufenden Jahr und vergessen die historischen Unterlagen. Das Problem: Bei einer Betriebsprüfung werden Dokumente aus den letzten vier Jahren angefordert – und bei Verdachtsfällen auch weiter zurück. Lösung: Aufbewahrungsfristen rückwirkend prüfen und die Datenmigration von Anfang an vollständig planen.
Fehler 2: Einfaches Scannen ohne GoBD-konforme Ablage. Ein eingescanntes Dokument ist kein GoBD-konformes Dokument. Unveränderbarkeit, Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit müssen technisch sichergestellt sein – nicht nur durch das Dateiformat, sondern durch das Ablagesystem selbst.
Fehler 3: Kein Zugriffskonzept. Wenn alle Mitarbeitenden im HR-Team auf alle Dokumente zugreifen können, ist das keine DSGVO-konforme Lösung. Rollenbasierte Zugriffsrechte sind Pflicht – und müssen dokumentiert sein.
Fehler 4: Keine Integration mit dem Lohnsystem. Wer Entgeltunterlagen separat vom Lohnsystem verwaltet, schafft doppelte Datenpflege und erhöht das Fehlerrisiko. DATEV-, Sage- und Lexware-Schnittstellen sollten bei der Systemauswahl ein Ausschlusskriterium sein, wenn sie fehlen.
Fehler 5: Die Umsetzung auf die lange Bank schieben. Die technische Implementierung ist schnell erledigt – die Datenmigration historischer Unterlagen ist es nicht. Wer im Herbst 2026 beginnt, wird es eng haben.
Fazit: Kein Grund zur Panik – aber Handlungsbedarf ist real
Die digitale Personalakte als Ganzes ist keine gesetzliche Pflicht. Was ab dem 1. Januar 2027 jedoch faktisch unausweichlich ist: Entgeltunterlagen müssen bei Betriebsprüfungen elektronisch bereitgestellt werden können – GoBD-konform, DSGVO-konform, strukturiert nach Dokumententyp und Aufbewahrungsfrist.
Wer jetzt handelt, schafft nicht nur Compliance. Strukturierte digitale Entgeltunterlagen beschleunigen Betriebsprüfungen erheblich, reduzieren den Aufwand in der Lohnbuchhaltung und schaffen Transparenz, die im Tagesgeschäft hilft. Der Aufwand für die Umstellung ist real – aber er ist beherrschbar, wenn Sie rechtzeitig beginnen.
Starten Sie jetzt: Machen Sie eine Bestandsaufnahme Ihrer aktuellen Entgeltunterlagen, definieren Sie Ihre Systemanforderungen – und sehen Sie, wie AURA HR Ihr Team bei der Einführung digitaler Entgeltunterlagen entlastet. Demo anfragen auf aura-hr.tech
