TL;DR: Eine vollständige digitale Personalakte ist in Deutschland keine direkte gesetzliche Pflicht – aber ab dem 1. Januar 2027 entsteht durch die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) eine de-facto-Pflicht für alle Entgelt- und Sozialversicherungsunterlagen. Wer jetzt nicht handelt, riskiert Bußgelder bis 50.000 € und Beitragsnachforderungen durch die Deutsche Rentenversicherung.
Einleitung: Pflicht oder nicht – die ehrliche Antwort
Eine klare Antwort zuerst: Es gibt in Deutschland keine gesetzliche Pflicht, die gesamte Personalakte zu digitalisieren. Wer jedoch Entgeltunterlagen führt – und das tut jeder Arbeitgeber – steht ab dem 1. Januar 2027 vor einer de-facto-Pflicht. Denn ab diesem Datum müssen alle entgeltrelevanten Unterlagen für die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) digital bereitgestellt werden können.
Wie weit viele Unternehmen davon noch entfernt sind, zeigt eine aktuelle Erhebung: Laut einer HRworks-Umfrage 2025 (n=1.200 HR-Leiter) führen 58 % der deutschen Unternehmen Personalakten noch in Papierform. Das bedeutet: Mehr als die Hälfte aller Arbeitgeber muss bis Ende 2026 handeln – oder riskiert empfindliche Konsequenzen.
Dieser Artikel erklärt, welche Gesetze die Pflicht begründen, welche Unterlagen konkret betroffen sind, was bei Nichteinhaltung droht und was HR-Teams jetzt konkret tun müssen.
Was bedeutet „de-facto-Pflicht"? Die Rechtslage im Überblick
Um Missverständnisse zu vermeiden, lohnt sich eine klare Unterscheidung: Die Personalakte als Ganzes unterliegt keinem gesetzlichen Digitalisierungsgebot. Arbeitsverträge, Zeugnisse oder Abmahnungen dürfen weiterhin in Papierform geführt werden. Anders verhält es sich bei den Entgeltunterlagen – hier entsteht durch die euBP eine verbindliche Anforderung.
Die Kernvorschrift: § 28p SGB IV und die Beitragsverfahrensverordnung
Die rechtliche Grundlage bilden § 28p SGB IV in Verbindung mit der Beitragsverfahrensverordnung (BVV). Diese Regelungen verpflichten Arbeitgeber, Entgeltunterlagen so zu führen und aufzubewahren, dass sie bei einer Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung (DRV) vollständig und nachvollziehbar vorgelegt werden können. Ab dem 1. Januar 2027 bedeutet das: ausschließlich elektronische Führung dieser Unterlagen für euBP-Prüfungen.
Was ist die euBP – und warum macht Papier die Prüfung zum Problem?
Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung ist das digitale Prüfverfahren der DRV, bei dem Prüfer Entgeltdaten direkt aus den Systemen des Arbeitgebers abrufen. Statt Aktenordner zu wälzen, werden strukturierte Datensätze übermittelt und maschinell ausgewertet. Wer Unterlagen nur in Papierform vorlegen kann, blockiert diesen Prozess – und gibt der DRV das Recht, Beiträge zu schätzen.
Bürokratieentlastungsgesetz IV: Textform per E-Mail reicht nicht
Das Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV), das am 1. Januar 2025 in Kraft trat, erlaubt zwar die Textform per E-Mail für bestimmte Vertragsarten. Das ändert jedoch nichts an der Pflicht zur GoBD-konformen Archivierung. Eine E-Mail in einem Postfach ist keine revisionssichere Ablage.
Befreiungsanträge: Frist endet am 31. Dezember 2026
Kleinere Unternehmen konnten bislang bei der DRV einen Befreiungsantrag von der elektronischen Aufbewahrungspflicht stellen. Diese Möglichkeit endet unwiderruflich am 31. Dezember 2026. Danach gilt die euBP-Pflicht ohne Ausnahme – für alle Arbeitgeber in Deutschland, unabhängig von Größe und Branche.
Welche Unterlagen müssen digitalisiert werden?
Die Antwort hängt davon ab, ob man von der euBP-Pflicht oder von sinnvoller Praxis spricht. Für die Compliance ab 2027 sind zunächst die Entgeltunterlagen im Sinne der BVV maßgeblich.
Pflichtdokumente für die euBP
Folgende Unterlagen müssen ab 2027 digital und GoBD-konform vorliegen:
- Lohnkonten (§ 28f SGB IV)
- Lohn- und Gehaltsabrechnungen
- Sozialversicherungsnachweise
- DEÜV-Meldungen (Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung)
- Beitragsnachweise
Andere Personalunterlagen wie Arbeitsverträge, Zeugnisse oder Beurteilungen sind von der euBP-Pflicht nicht direkt betroffen. Aus Effizienz- und Datenschutzgründen empfiehlt sich jedoch auch hier eine digitale Führung.
Aufbewahrungsfristen im Überblick
| Dokumententyp | Aufbewahrungsfrist | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Lohn- und Gehaltsabrechnungen | 10 Jahre | § 147 AO |
| Lohnkonten | 10 Jahre | § 147 AO |
| Arbeitszeitnachweise | 2 Jahre | § 16 ArbZG (BAG-Urteil 2022) |
| Arbeitsverträge | 3 Jahre nach Austritt | § 195 BGB (Verjährungsfrist) |
| DEÜV-Meldungen | 10 Jahre | § 28f SGB IV |
| Beitragsnachweise | 10 Jahre | § 28f SGB IV |
GoBD-Konformität: Was das konkret bedeutet
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) verlangen drei Kerneigenschaften: Unveränderbarkeit, vollständige Protokollierung und Verschlüsselung (mindestens AES-256). Ein Dokument, das nachträglich bearbeitet werden kann, ohne dass dies protokolliert wird, erfüllt diese Anforderungen nicht.
Das hat praktische Konsequenzen: Dropbox, lokale Netzlaufwerke und Excel-Tabellen sind nicht GoBD-konform und damit für die Aufbewahrung von Entgeltunterlagen ungeeignet. Wer diese Systeme heute noch nutzt, muss wechseln.
DSGVO und § 26 BDSG: Datenschutz als Parallelanforderung
Neben den steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Pflichten gelten für die digitale Personalakte die Anforderungen der DSGVO und des § 26 BDSG als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Beschäftigtendaten. Das bedeutet konkret: rollenbasierte Zugriffsrechte, definierte Löschfristen und ein aktuelles Verarbeitungsverzeichnis. Wie das in der Praxis aussieht, erklärt unser Artikel zu DSGVO-konformen HR-Prozessen in der Praxis.
Was passiert bei einer euBP-Prüfung ohne digitale Unterlagen?
Ein konkretes Szenario: Die DRV kündigt eine Betriebsprüfung an. Der Arbeitgeber kann Lohnabrechnungen aus den Jahren 2022 bis 2024 nur in Papierform vorlegen. Der Prüfer akzeptiert das nicht als euBP-konform und schätzt die Beitragsgrundlagen – erfahrungsgemäß zu Ungunsten des Arbeitgebers. Auf die Nachforderung fallen Zinsen von 1,8 % p.a. gemäß § 24 SGB IV an. Zusätzlich droht ein Bußgeld nach dem OWiG.
Was sind die Konsequenzen bei Nichteinhaltung?
Die Risiken bei Nichteinhaltung der euBP-Anforderungen sind konkret und bezifferbar. Laut einer Analyse von Taxmaro (2025) auf Basis der DRV-Richtlinien und des OWiG können Bußgelder bis zu 50.000 € pro Verstoß verhängt werden, wenn Aufbewahrungspflichten nicht eingehalten werden.
Schwerwiegender als das Bußgeld selbst ist in vielen Fällen die DRV-Schätzung: Wenn Unterlagen nicht digital bereitgestellt werden können, ist die DRV berechtigt, Beitragsgrundlagen zu schätzen. Diese Schätzungen fallen systematisch zu Ungunsten des Arbeitgebers aus. Auf die resultierenden Nachforderungen fallen Zinsen von 1,8 % p.a. gemäß § 24 SGB IV an – bei größeren Belegschaften und mehrjährigen Prüfungszeiträumen kann das schnell fünfstellige Beträge bedeuten.
Hinzu kommt ein oft unterschätztes Risiko: Prüfungsprotokolle können die persönliche Haftung der Geschäftsführung begründen, wenn nachgewiesen wird, dass bekannte Compliance-Anforderungen nicht umgesetzt wurden.
Das Ausmaß des Problems zeigt eine aktuelle Erhebung: Laut Bitkom „Digitalisierung im Mittelstand" 2025 haben nur 42 % der deutschen Unternehmen ihre Entgeltunterlagen vollständig digitalisiert. Das bedeutet, dass 58 % der Arbeitgeber heute noch nicht compliant sind – mit weniger als zwei Jahren bis zur Deadline.
Ihre 10-Punkte-Compliance-Checkliste: Bis Q4 2026 euBP-ready
Ein realistischer Implementierungszeitraum beträgt 6 bis 12 Monate. Wer jetzt beginnt, hat ausreichend Zeit für einen sauberen Rollout. Die folgende Checkliste gibt einen strukturierten Zeitplan vor.
Schritt 1 – Audit (Woche 1): Inventarisieren Sie alle vorhandenen Entgeltunterlagen nach Dokumententyp und Aufbewahrungsfrist. Wie viele Dokumente liegen in Papierform vor? Welche Jahrgänge sind betroffen? Diese Bestandsaufnahme ist die Grundlage für alle weiteren Schritte.
Schritt 2 – Gap-Analyse (Wochen 2–3): Prüfen Sie den GoBD-Status Ihrer aktuellen Systeme. Werden Lohnabrechnungen in Dropbox, auf lokalen Laufwerken oder in Excel verwaltet? Wenn ja, besteht dringender Handlungsbedarf – diese Systeme erfüllen die gesetzlichen Anforderungen nicht.
Schritt 3 – Software-Auswahl (Monat 2): Definieren Sie Ihre Auswahlkriterien in einem strukturierten RFP-Prozess. Muss-Kriterien sind: euBP-Export-Funktion, DATEV-Schnittstelle, GoBD-Zertifizierung und DSGVO-Konformität. Orientieren Sie sich bei der Budgetplanung an einem Preisrahmen von 5 bis 8 € pro Mitarbeiter und Monat für Standardlösungen.
Schritt 4 – Datenschutzfolgenabschätzung (parallel zu Schritt 3): Führen Sie eine DPIA (Data Protection Impact Assessment) durch, aktualisieren Sie Ihr Verarbeitungsverzeichnis und definieren Sie rollenbasierte Zugriffsrechte. Dieser Schritt ist keine Option, sondern DSGVO-Pflicht bei der Einführung neuer Systeme zur Verarbeitung von Beschäftigtendaten.
Schritt 5 – Digitalisierung bestehender Unterlagen (Monate 3–6): Scannen und strukturieren Sie bestehende Papierakten mit OCR-Erkennung. Priorisieren Sie dabei Lohnabrechnungen, da diese der 10-Jahres-Aufbewahrungsfrist unterliegen und damit den größten Umfang haben. Planen Sie für diesen Schritt ausreichend Zeit und ggf. externe Dienstleister ein.
Schritt 6 – euBP-Simulation (Monat 7): Führen Sie mit Ihrem Softwareanbieter einen simulierten Betriebsprüfungs-Testlauf durch. Können alle geforderten Datensätze vollständig und im richtigen Format exportiert werden? Identifizieren Sie Lücken, bevor die DRV es tut.
Schritt 7 – Schulung (Wochen nach Go-Live-Vorbereitung): Schulen Sie HR-Team und Geschäftsführung im Umgang mit dem neuen System. Mindestens zwei Stunden pro Session, mit Fokus auf die Pflege von Audit-Logs und die korrekte Dokumentenablage. Fehler in der Bedienung können die GoBD-Konformität gefährden.
Schritt 8 – Befreiungsantrag prüfen (bis 31.12.2026): Für Unternehmen mit weniger als 10 Mitarbeitenden besteht noch die Möglichkeit, einen Befreiungsantrag bei der DRV zu stellen. Prüfen Sie, ob das für Ihr Unternehmen relevant ist – diese Option endet unwiderruflich am 31. Dezember 2026.
Schritt 9 – Go-Live (Q4 2026): Starten Sie mit einem Pilotbetrieb für 20 % der Belegschaft und führen Sie für mindestens drei Monate einen Parallelbetrieb durch. So können Fehler identifiziert werden, bevor das gesamte Unternehmen auf das neue System umgestellt ist.
Schritt 10 – Laufendes Monitoring: Etablieren Sie einen jährlichen Audit-Log-Check und einen Fristen-Kalender für alle relevanten Aufbewahrungspflichten. Compliance ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess.
Wie euBP-ready ist Ihr Unternehmen heute? Laden Sie unsere Compliance-Scorecard herunter und machen Sie den 5-Minuten-Test – kostenlos unter aura-hr.tech.
Welche Software-Anforderungen gelten? Ein Marktüberblick
Bei der Auswahl einer geeigneten Lösung für die digitale Personalakte gibt es klare Muss- und Kann-Kriterien. Die Muss-Kriterien sind nicht verhandelbar: GoBD-Konformität mit Zertifizierungsnachweis, euBP-Export-Funktion, DSGVO-konforme Datenhaltung auf europäischen Servern, DATEV-Schnittstelle und revisionssichere Archivierung.
Die Kann-Kriterien erweitern den Nutzen, sind aber für die reine Compliance nicht zwingend: Employee Self-Service-Portal, Integration der Zeiterfassung, KI-gestützte Dokumentenklassifizierung und mobile Zugänglichkeit.
Marktüberblick: Orientierung ohne Empfehlung
Der Markt für digitale Personalakten-Software ist in Deutschland gut entwickelt. Laut Statista 2025 hält Personio im Mittelstand einen Marktanteil von rund 28 %. Weitere etablierte Anbieter sind HRworks, Haufe HR, d.velop Personnel File und Aconso. Die Preisrange liegt je nach Funktionsumfang zwischen 3 und 12 € pro Mitarbeiter und Monat. Laut Marktanalyse von Bitkom 2025 liegen die einmaligen Migrationskosten für das Scannen und Strukturieren bestehender Papierakten typischerweise zwischen 5.000 und 20.000 €.
Ein wichtiger Hinweis: Kein Tool löst das Compliance-Problem allein. Prozesse, Governance und Schulung müssen stimmen – die Software ist das Werkzeug, nicht die Lösung. Laut einer Personio-Studie 2025 berichten 65 % der Nutzer digitaler Personalakten von einer Reduktion der Prüfungszeit um 50 % – aber nur dann, wenn die Implementierung sauber durchgeführt wurde. Bitkom (2025) beziffert die langfristige Kosteneinsparung durch Automatisierung auf 20 bis 30 %.
Wie KI HR-Teams nach dem Go-Live entlastet
Nach der Digitalisierung entsteht eine neue Herausforderung: Mitarbeitende stellen plötzlich mehr Fragen zur eigenen Akte. „Wie lange wird meine Lohnabrechnung aufbewahrt?" – „Wer hat Zugriff auf meine Unterlagen?" – „Kann ich meine Personalakte einsehen?" Diese Fragen landen täglich bei HR-Teams und kosten wertvolle Zeit.
Hier setzt Aura an. Stellen Sie sich Aura vor als den KI-gestützten HR-Assistenten, der solche Fragen sofort beantwortet – verankert in den hinterlegten Unternehmensrichtlinien und dem deutschen Arbeitsrecht, ohne dass HR jede Anfrage manuell bearbeiten muss. Das spart HR-Teams nach dem Go-Live wöchentlich mehrere Stunden. Wie das in der Praxis funktioniert, zeigt unser Artikel Wie KI HR-Teams bei Compliance-Fragen entlastet.
Ergänzend dazu ermöglicht ein gut konfiguriertes Self-Service-Portal Mitarbeitenden, viele Anliegen eigenständig zu klären. Mehr dazu in unserem Beitrag Mitarbeiter-Self-Service: Weniger Anfragen, mehr Effizienz.
Fazit: Jetzt handeln, nicht abwarten
Die Rechtslage ist klar: Eine vollständige Digitalisierungspflicht für die gesamte Personalakte gibt es nicht. Aber für Entgeltunterlagen macht die euBP ab dem 1. Januar 2027 eine digitale Lösung unausweichlich – für jeden Arbeitgeber in Deutschland, ohne Ausnahme.
Die Zeit für einen sauberen Rollout ist jetzt. Befreiungsanträge bei der DRV sind nur noch bis zum 31. Dezember 2026 möglich. Wer 6 bis 12 Monate Implementierungszeit einplant, muss spätestens im zweiten Quartal 2026 beginnen. Wer wartet, riskiert Bußgelder bis 50.000 €, DRV-Schätzungen und Zinsen auf Nachforderungen.
Für individuelle rechtliche Fragen empfiehlt sich die Beratung durch einen auf Arbeits- und Sozialversicherungsrecht spezialisierten Fachanwalt oder Steuerberater.
Bereit für den nächsten Schritt? Sehen Sie in einer kostenlosen Demo, wie Aura Ihr HR-Team nach dem Go-Live bei Mitarbeiterfragen zur digitalen Personalakte entlastet – Demo anfragen auf aura-hr.tech.
