TL;DR: Eine gesetzliche Gesamtpflicht zur digitalen Personalakte gibt es in Deutschland nicht – aber ab dem 1. Januar 2027 entsteht durch das Zusammenspiel von euBP, DSGVO und Sozialversicherungsrecht eine faktische Pflicht, der sich kaum ein Unternehmen entziehen kann. Dieser Artikel erklärt die genaue Rechtslage, welche Dokumente betroffen sind und was HR-Teams jetzt konkret tun müssen.
Einleitung: Eine Frage, zwei Antworten
Ist die digitale Personalakte in Deutschland gesetzlich vorgeschrieben? Die ehrliche Antwort lautet: Ja und nein. Ein einzelnes Gesetz, das die digitale Personalakte explizit vorschreibt, existiert nicht. Wer jedoch glaubt, damit sei das Thema erledigt, irrt sich — denn ab dem 1. Januar 2027 entsteht durch das Zusammenspiel mehrerer Regelungen eine faktische Pflicht, der sich kaum ein Unternehmen entziehen kann.
Dieser Artikel erklärt die genaue Rechtslage hinter dieser faktischen Pflicht: Welche gesetzlichen Grundlagen sind relevant? Welche Dokumente müssen zwingend digital vorliegen? Und was sollten HR-Teams konkret und bis wann tun? Die Antworten gelten für Unternehmen jeder Größe — vom Handwerksbetrieb mit fünf Mitarbeitenden bis zum mittelständischen Industrieunternehmen.
Was bedeutet „faktische Pflicht" eigentlich?
Eine faktische Pflicht entsteht nicht durch ein einzelnes Gesetz, sondern durch das Zusammenspiel mehrerer Anforderungen, die gemeinsam einen Zwang erzeugen — auch wenn kein Paragraf explizit sagt: „Sie müssen eine digitale Personalakte führen."
Die Analogie zum papierlosen Büro ist treffend: Niemand hat je ein Gesetz erlassen, das Papier im Büro verbietet. Dennoch führen steuerliche Anforderungen, Prüferwartungen und Effizienzgründe dazu, dass Unternehmen, die ausschließlich auf Papier setzen, erhebliche Wettbewerbsnachteile und Compliance-Risiken tragen.
Bei der digitalen Personalakte sind es drei Säulen, die gemeinsam die faktische Pflicht erzeugen:
- Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) — mit dem konkreten Stichtag 1. Januar 2027
- Die DSGVO — mit Anforderungen, die mit Papierakten kaum rechtssicher erfüllbar sind
- Lohnsteuer- und Sozialversicherungsprüfungen — bei denen digitale Unterlagen heute als Standard gelten
Wichtig zur Klarstellung: Die Papierakte ist weiterhin rechtlich erlaubt. Aber sie wird zunehmend unpraktikabel — und ab 2027 bei Entgeltunterlagen faktisch nicht mehr vertretbar.
Die drei gesetzlichen Grundlagen im Detail
Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) — Kernpflicht ab 1. Januar 2027
Die euBP ist der konkreteste gesetzliche Auslöser. Bisher konnten Arbeitgeber bei der Deutschen Rentenversicherung eine Befreiung von der elektronischen Aufbewahrungspflicht beantragen. Diese Befreiungsmöglichkeit läuft am 31. Dezember 2026 aus. Ab dem 1. Januar 2027 müssen alle Arbeitgeber ihre Entgeltunterlagen digital und strukturiert für die Betriebsprüfung bereitstellen können — ohne Ausnahme.
Das bedeutet konkret: Lohnabrechnungen, Beitragsnachweise, Arbeitszeitnachweise und DEÜV-Meldungen müssen so gespeichert sein, dass Prüfer der Deutschen Rentenversicherung elektronisch darauf zugreifen können. Wer das nicht gewährleisten kann, riskiert Verzögerungen, Nachforderungen und erhöhten Prüfungsaufwand.
DSGVO (Art. 5, 25, 32 DSGVO) — Datenschutz als Treiber
Die DSGVO schreibt keine digitale Personalakte vor — aber sie stellt Anforderungen, die mit einer reinen Papierakte kaum rechtssicher erfüllbar sind. Dazu gehören:
- Zugriffskontrollen: Wer darf welche Dokumente einsehen? Bei Papierakten ist eine granulare Zugriffskontrolle kaum umsetzbar.
- Löschfristen: Personenbezogene Daten müssen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO). Manuell ist das fehleranfällig.
- Audit-Trails: Wer hat wann auf welche Daten zugegriffen? Papier hinterlässt keine Protokolle.
- Datenminimierung und Auskunftsrechte: Mitarbeitende können jederzeit Auskunft über ihre gespeicherten Daten verlangen (Art. 15 DSGVO). Bei unstrukturierten Papierakten ist das kaum fristgerecht erfüllbar.
Mehr zu den konkreten Anforderungen an datenschutzkonforme HR-Prozesse finden Sie in unserem Artikel DSGVO-konforme HR-Prozesse: Was HR-Teams wissen müssen.
Lohnsteuer- und Sozialversicherungsprüfungen — „Stand der Technik"
Auch außerhalb der euBP haben sich die Erwartungen der Prüfer verändert. Betriebsprüfer von Finanzamt und Sozialversicherungsträgern erwarten heute strukturierte, vollständige, unveränderliche und zeitnah abrufbare Unterlagen. Digitale Systeme gelten dabei als „Stand der Technik". Wer Unterlagen nicht auffindbar oder unvollständig vorlegt, riskiert, dass dies als Indiz für Unregelmäßigkeiten gewertet wird.
| Rechtliche Grundlage | Anforderung | Konsequenz bei Nicht-Erfüllung |
|---|---|---|
| euBP / Deutsche Rentenversicherung | Digitale, strukturierte Entgeltunterlagen ab 1.1.2027 | Verzögerungen, Nachforderungen, erhöhter Prüfungsaufwand |
| DSGVO (Art. 5, 15, 25, 32) | Zugriffskontrollen, Löschfristen, Audit-Trail, Auskunftsrechte | Bußgelder bis 4 % des weltweiten Jahresumsatzes |
| Lohnsteuer- und SV-Prüfungen | Vollständige, abrufbare, unveränderliche Unterlagen | Indizwirkung für Unregelmäßigkeiten, Nachzahlungen |
Welche Dokumente müssen digitalisiert werden?
Pflichtdokumente ohne Übergangsfrist: Entgeltunterlagen
Die gesetzliche Kernpflicht betrifft die sogenannten Entgeltunterlagen. Diese müssen ab dem 1. Januar 2027 zwingend digital und strukturiert vorliegen:
- Lohnabrechnungen (monatliche Gehaltsabrechnungen)
- Beitragsnachweise für die Sozialversicherung
- Arbeitszeitnachweise (insbesondere relevant nach dem Arbeitszeitgesetz)
- DEÜV-Meldungen (Meldungen zur Sozialversicherung)
Gemäß § 8 Beitragsverfahrensverordnung (BVV) müssen Entgeltunterlagen mindestens 6 Jahre aufbewahrt werden.
Empfohlene Dokumente: Faktisch notwendig für DSGVO-Compliance
Über die Entgeltunterlagen hinaus empfiehlt sich die digitale Ablage aller weiteren Personalunterlagen — nicht aus gesetzlichem Zwang, aber aus praktischen DSGVO-Gründen:
- Arbeitsverträge und Vertragsänderungen
- Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (eAU)
- Urlaubs- und Abwesenheitsdokumente
- Qualifikationsnachweise und Weiterbildungszertifikate
- Abmahnungen und Beurteilungen
- Korrespondenz mit arbeitsrechtlicher Relevanz
Aufbewahrungsfristen nach Dokumententyp:
| Dokumententyp | Aufbewahrungsfrist | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Entgeltunterlagen (Lohnabrechnungen, Beitragsnachweise) | 6 Jahre | § 8 BVV |
| Arbeitsverträge | Bis 3 Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses | § 195 BGB (Verjährungsfrist) |
| Arbeitszeitnachweise | 2 Jahre | § 17 MiLoG |
| Steuerrelevante Unterlagen | 6–10 Jahre | § 147 AO |
| Unfallberichte, Gefährdungsbeurteilungen | 5 Jahre | § 3 DGUV |
Was gehört nicht in die Personalakte? Gesundheitsdaten dürfen nur mit ausdrücklicher Einwilligung gespeichert werden. Private Informationen ohne Arbeitsbezug, Ergebnisse von Persönlichkeitstests ohne Relevanz für die Tätigkeit sowie Informationen über Gewerkschaftszugehörigkeit oder politische Überzeugungen haben in der Personalakte nichts zu suchen.
Für wen gilt die Regelung — und gibt es Ausnahmen?
Der Grundsatz ist klar: Alle Arbeitgeber in Deutschland mit mindestens einem sozialversicherungspflichtigen Beschäftigten sind von den euBP-Anforderungen betroffen. Eine Größenausnahme gibt es nicht. Auch ein Handwerksbetrieb mit zehn Mitarbeitenden oder eine Kanzlei mit zwanzig Angestellten fällt unter die Regelung.
Für Unternehmen mit Mitarbeitenden in mehreren EU-Ländern gilt: Die DSGVO ist EU-weit verbindlich, aber die nationalen Arbeitsgesetze variieren. Wer beispielsweise Mitarbeitende in Deutschland und Frankreich beschäftigt, muss für beide Länder die jeweiligen nationalen Aufbewahrungspflichten beachten — die digitale Personalakte muss das abbilden können.
Freelancer und Selbstständige benötigen keine eigene Personalakte. Allerdings können für Auftraggeber Aufzeichnungspflichten entstehen, etwa im Rahmen des Mindestlohngesetzes bei Werkverträgen.
Praktisch gilt: Kleinstunternehmen mit unter fünf Mitarbeitenden können theoretisch mit strukturierten digitalen Ordnern und klaren Zugriffsregeln arbeiten. Ab etwa 20 Mitarbeitenden ist eine dedizierte HR-Software jedoch sinnvoll — der manuelle Aufwand für Fristenüberwachung, Zugriffskontrollen und Audit-Trails übersteigt sonst schnell die verfügbaren Kapazitäten.
Ein wichtiger Hinweis, der von vielen Quellen ignoriert wird: Die Einführung einer digitalen Personalakte ist mitbestimmungspflichtig gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, da sie eine technische Einrichtung darstellen kann, die zur Überwachung von Arbeitnehmern geeignet ist. Unternehmen mit Betriebsrat müssen diesen frühzeitig einbinden — idealerweise bereits in der Systemauswahlphase.
Was passiert bei Nicht-Compliance?
Die Risiken sind real, aber differenziert zu betrachten. Es gibt keine pauschale Strafe allein dafür, keine digitale Personalakte zu führen. Die Folgerisiken sind jedoch erheblich.
euBP-Risiken: Wer ab dem 1. Januar 2027 keine strukturierten digitalen Entgeltunterlagen bereitstellen kann, riskiert Verzögerungen bei Betriebsprüfungen, Nachforderungen der Deutschen Rentenversicherung und einen deutlich erhöhten Prüfungsaufwand für beide Seiten.
DSGVO-Risiken: Bei nachgewiesenen Datenschutzverstößen — etwa fehlenden Löschfristen, unkontrollierten Zugriffen oder nicht erfüllten Auskunftsansprüchen — können Bußgelder gemäß Art. 83 Abs. 5 DSGVO bis zu 4 % des weltweiten Jahresumsatzes oder 20 Millionen Euro betragen, je nachdem, was höher ist. Diese Größenordnung macht deutlich, dass Datenschutz kein Randthema ist.
Prüfungsrisiken: Fehlende oder nicht auffindbare Unterlagen können von Prüfern als Indiz für Unregelmäßigkeiten gewertet werden — selbst wenn keine tatsächlichen Verstöße vorliegen. Der Beweisnachteil liegt dann beim Unternehmen.
Reputations- und Mitarbeiterrisiken: Mitarbeitende können ihr Auskunftsrecht nach Art. 15 DSGVO jederzeit geltend machen. Wer nicht innerhalb eines Monats vollständig antworten kann, riskiert Beschwerden bei der Datenschutzbehörde — und das Vertrauen der Belegschaft.
Checkliste: Was HR-Teams jetzt tun sollten
Die Zeit bis zum 31. Dezember 2026 ist kürzer, als sie erscheint. Wer strukturiert vorgeht, kann die Umstellung ohne Hektik bewältigen.
Phase 1 — Bestandsaufnahme (sofort): Welche Dokumente existieren in welcher Form? Wo liegen Lücken bei Entgeltunterlagen? Welche Systeme werden aktuell genutzt, und welche Daten sind bereits digital? Diese Inventur ist die Grundlage für alle weiteren Schritte.
Phase 2 — Systemauswahl (bis Q3 2026): Anforderungen klar definieren, bevor Anbieter evaluiert werden: DSGVO-Konformität, DATEV-Schnittstelle für die Lohnbuchhaltung, rollenbasiertes Zugriffsmodell, Audit-Trail, eAU-Anbindung. Betriebsrat frühzeitig einbinden — die Mitbestimmungspflicht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG gilt bereits für die Systemauswahl.
Phase 3 — Migration und Schulung (Q4 2026): Altakten digitalisieren, Zugriffsrechte konfigurieren, Löschfristen einrichten und das HR-Team schulen. Besonderes Augenmerk auf die Entgeltunterlagen der letzten sechs Jahre — diese müssen vollständig und strukturiert vorliegen.
Phase 4 — Go-Live und Audit-Readiness (bis 31. Dezember 2026): Testlauf mit euBP-Anforderungen durchführen, Löschfristen automatisieren, Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit dem Softwareanbieter abschließen und die Betriebsratsvereinbarung finalisieren.
Daueraufgabe: Regelmäßige Überprüfung der Aufbewahrungsfristen, Zugriffsrechte und Systemkonfiguration. Datenschutz ist kein einmaliges Projekt, sondern ein laufender Prozess.
Inline-CTA: Sie möchten diese Checkliste als strukturiertes Dokument für Ihr Team? Laden Sie die vollständige Checkliste „Digitale Personalakte bis Dezember 2026" herunter — Schritt für Schritt, mit Zeitplan und Verantwortlichkeiten.
Was eine gute Lösung können muss
Technische Mindestanforderungen
Eine DSGVO-konforme digitale Personalakte muss folgende technische Grundfunktionen bieten:
- Revisionssichere Ablage: Dokumente dürfen nachträglich nicht unbemerkt verändert werden
- Rollenbasierte Zugriffsrechte: HR-Referenten, Führungskräfte und Mitarbeitende sehen nur, was sie sehen dürfen
- Audit-Trail: Jeder Zugriff und jede Änderung wird protokolliert
- Automatische Löschfristen: Das System erinnert an fällige Löschungen und verhindert unbeabsichtigte Datenspeicherung
DSGVO-spezifische Anforderungen
Neben den technischen Funktionen sind organisatorische Maßnahmen entscheidend: Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit dem Softwareanbieter ist gesetzlich vorgeschrieben. Server müssen sich in der EU befinden, und die Datenübertragung muss verschlüsselt erfolgen. Ohne diese Grundlagen ist keine Lösung DSGVO-konform — unabhängig davon, was der Anbieter im Marketing verspricht.
Integration in bestehende Systeme
Eine digitale Personalakte, die isoliert steht, schafft neue Probleme. Wichtige Schnittstellen sind die DATEV-Anbindung für die Lohnbuchhaltung, die eAU-Schnittstelle für elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen sowie das Zeiterfassungssystem für Arbeitszeitnachweise.
Die Lücke zwischen Dokumentenverwaltung und Mitarbeiterfragen
Digitale Personalakten lösen das Speicher- und Compliance-Problem. Aber sie beantworten keine Fragen. Mitarbeitende haben nach wie vor Fragen: „Wie lange wird mein Vertrag aufbewahrt?", „Kann ich meine Akte einsehen?", „Was passiert mit meinen Daten nach dem Austritt?"
Genau hier ergänzt ein KI-gestütztes HR-System wie Aura die digitale Personalakte: Es beantwortet solche Fragen sofort und rund um die Uhr — verankert in den tatsächlichen Unternehmensrichtlinien und gesetzlichen Vorgaben. So entlastet es die HR-Abteilung, ohne die Compliance-Verantwortung zu verschieben. Digitale Personalakte und KI-HR-Assistent sind dabei zwei verschiedene Werkzeuge, die sich sinnvoll ergänzen.
Mehr dazu, wie Unternehmen repetitive HR-Anfragen systematisch reduzieren, lesen Sie in unserem Artikel KI im HR-Alltag: Wie Unternehmen repetitive Anfragen automatisieren.
Fazit: Jetzt handeln, nicht auf 2027 warten
Die Rechtslage ist klar: Es gibt keine Einzelpflicht zur digitalen Personalakte — aber euBP, DSGVO und Prüfungsanforderungen erzeugen gemeinsam eine faktische Pflicht, der sich kein Arbeitgeber mit sozialversicherungspflichtigen Beschäftigten entziehen kann. Wer bis Ende 2026 nicht handelt, riskiert Compliance-Lücken bei Betriebsprüfungen und DSGVO-Verstöße mit erheblichen Folgen.
Die gute Nachricht: Die Umstellung ist machbar. Mit einer strukturierten Bestandsaufnahme, klaren Anforderungen an die Systemauswahl und einem realistischen Zeitplan bis Dezember 2026 lässt sich die Digitalisierung der Personalakte ohne Hektik umsetzen. Wer den Betriebsrat frühzeitig einbindet und die Entgeltunterlagen als erste Priorität behandelt, ist auf dem richtigen Weg.
Wie Mitarbeitende künftig HR-Fragen rund um ihre Personalakte selbst beantworten können, zeigt unser Artikel Mitarbeiter-Self-Service: Wie Mitarbeitende HR-Fragen selbst beantworten.
Bereit für den nächsten Schritt? Fordern Sie eine Demo von Aura an — und sehen Sie, wie KI-gestützte HR-Unterstützung die digitale Personalakte sinnvoll ergänzt: mit sofortigen, zuverlässigen Antworten auf Mitarbeiterfragen zu Dokumenten, Fristen und Datenschutzrechten.
