TL;DR: Es gibt kein einzelnes Gesetz, das die digitale Personalakte vorschreibt – aber ab dem 1. Januar 2027 wird sie für die meisten deutschen Unternehmen faktisch unvermeidlich. Dieser Artikel erklärt, was wirklich Pflicht ist, welche Dokumente bereits heute digital sein müssen und was das konkret für Ihren HR-Alltag bedeutet.
Einleitung: Die kurze Antwort – und warum sie komplizierter ist als gedacht
„Ist die digitale Personalakte Pflicht?" – diese Frage stellen sich derzeit viele HR-Verantwortliche in Deutschland. Die ehrliche Antwort lautet: Es gibt kein einzelnes Gesetz, das sie explizit vorschreibt. Und trotzdem wird sie für die meisten Unternehmen ab dem 1. Januar 2027 faktisch unvermeidlich.
Wie das zusammenpasst? Das Zusammenspiel aus DSGVO, GoBD, den Entgeltunterlagen-Regelungen der Beitragsverfahrensverordnung und den Anforderungen der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP) schafft eine Rechtslage, in der Papierakten zwar nicht per se verboten sind – aber zunehmend zum Risiko werden. Dieser Artikel klärt, was bereits heute gilt, was ab 2027 kommt und was das konkret für Ihren HR-Alltag bedeutet.
Mythos vs. Fakt: Was das Gesetz wirklich sagt
Rund um die digitale Personalakte kursieren hartnäckige Missverständnisse. Hier sind die vier häufigsten – und was wirklich dahintersteckt.
Mythos 1: „Es gibt ein Gesetz, das die digitale Personalakte vorschreibt." Fakt: Ein solches Einzelgesetz existiert nicht. Was es gibt, ist ein Zusammenspiel aus DSGVO, GoBD, den Entgeltunterlagen-Regelungen der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) und den Anforderungen der euBP. Jede dieser Regelungen für sich genommen wäre noch handhabbar – in Kombination machen sie eine strukturierte digitale Lösung jedoch nahezu unausweichlich.
Mythos 2: „Nur Großunternehmen sind betroffen." Fakt: Die relevanten Rechtsgrundlagen gelten für alle Arbeitgeber, unabhängig von der Unternehmensgröße. Ein Handwerksbetrieb mit zwölf Mitarbeitenden unterliegt denselben DSGVO-Pflichten und denselben Aufbewahrungsfristen wie ein Konzern mit zehntausend Beschäftigten.
Mythos 3: „Papierakten sind noch lange zulässig." Fakt: Rechtlich verboten sind sie nicht. Praktisch jedoch werden sie ab 2027 zur riskanten Ausnahme. Wer bei einer Betriebsprüfung Unterlagen nicht vollständig, unverändert und strukturiert in digitaler Form bereitstellen kann, riskiert Verzögerungen, Nachforderungen und im schlimmsten Fall Schätzungen durch die Prüfbehörden.
Mythos 4: „Digital ist nur Best Practice, keine Pflicht." Fakt: Steuer- und Sozialversicherungsprüfungen im Rahmen der euBP erfordern bereits heute einen strukturierten digitalen Zugriff auf relevante Unterlagen. Wer das nicht leisten kann, steht bei Prüfungen schnell unter Erklärungsdruck.
Was bereits heute Pflicht ist: Die Regelungen seit 2022
Viele Unternehmen wissen nicht, dass ein Teil der Digitalisierungspflicht längst in Kraft ist. Seit dem 1. Januar 2022 müssen bestimmte Entgeltunterlagen zwingend in digitaler Form geführt werden – das ist keine Empfehlung, sondern geltendes Recht.
Konkret betrifft das gemäß § 8 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) in Verbindung mit dem SGB IV unter anderem: Nachweise der Elternschaft, Immatrikulationsbescheinigungen für Werkstudenten sowie Krankenversicherungsnachweise. Hinzu kommen weitere elektronische Entgeltunterlagen, die im Rahmen der Lohnabrechnung anfallen.
Was bedeutet das in der Praxis? Stellen Sie sich vor, die Deutsche Rentenversicherung führt eine Betriebsprüfung durch und fordert diese Dokumente an. Liegen sie nicht in strukturierter digitaler Form vor, kann das zu Verzögerungen im Prüfungsablauf führen – und im ungünstigsten Fall zu Nachforderungen, wenn Beitragspflichten nicht lückenlos nachgewiesen werden können.
Ein wichtiger Hinweis: Bislang konnten sich Unternehmen von der elektronischen Aufbewahrungspflicht bei der Deutschen Rentenversicherung befreien lassen. Diese Möglichkeit endet am 31. Dezember 2026. Wer diese Ausnahmeregelung bisher genutzt hat, muss spätestens bis dahin auf eine digitale Lösung umgestellt haben.
Was ab 2027 gilt: Die faktische Pflicht
Ab dem 1. Januar 2027 gilt die digitale Personalakte als „Stand der Technik". Das bedeutet nicht, dass Papierakten von einem Tag auf den anderen illegal werden – aber sie werden zur begründungspflichtigen Ausnahme in einer Welt, die auf digitale Bereitstellung ausgerichtet ist.
Der entscheidende Treiber ist die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP). Steuer- und Sozialversicherungsprüfer erwarten, dass Unternehmen Unterlagen vollständig, unverändert, strukturiert und zeitnah in digitaler Form bereitstellen können (§ 28p SGB IV i. V. m. den Grundsätzen der euBP). Wer das nicht kann, riskiert Prüfungsverzögerungen, Nachforderungen und behördliche Schätzungen – mit allen finanziellen Konsequenzen.
Die Zeitleiste ist klar:
- 2022: Erste konkrete Digitalpflichten für Entgeltunterlagen treten in Kraft
- 31.12.2026: Befreiungsmöglichkeit bei der Deutschen Rentenversicherung endet
- Ab 2027: Digitale Personalakte gilt als Standard – Papier wird zur Ausnahme
Die gute Nachricht: Die Übergangsphase 2025 bis 2026 ist ein echtes Handlungsfenster. Wer jetzt beginnt, kann die Umstellung strukturiert und ohne Zeitdruck angehen. Wer wartet, wird 2027 unter Druck geraten.
Die vier Rechtsgrundlagen, die HR-Verantwortliche kennen müssen
Kein einzelnes Gesetz, aber vier Regelungsbereiche, die in ihrer Kombination eine faktische Pflicht erzeugen – das ist die rechtliche Realität der digitalen Personalakte in Deutschland. Einen umfassenden Überblick über DSGVO-konforme HR-Prozesse im Überblick finden Sie in unserem weiterführenden Artikel.
1. DSGVO / BDSG § 26 – Datenschutz im Beschäftigungsverhältnis Die DSGVO verlangt Zweckbindung, Datensparsamkeit, klar definierte Zugriffsrechte und nachweisbare Löschpflichten. Papierakten können diese Anforderungen kaum revisionssicher erfüllen: Wer hat wann auf welches Dokument zugegriffen? Wurde ein Dokument nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist tatsächlich vernichtet? In einer digitalen Lösung lassen sich diese Nachweise automatisiert führen – bei Papier ist das kaum möglich.
2. GoBD – Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern Die GoBD gelten nicht nur für die Buchhaltung, sondern auch für HR-Dokumente, die Teil der Geschäftsunterlagen sind. Gefordert werden Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit und Vollständigkeit. Ein nachträglich korrigiertes Dokument ohne Änderungsprotokoll verstößt gegen die GoBD – das ist bei Papierakten strukturell kaum zu verhindern.
3. Entgeltunterlagen-Regelungen (BVV) – Die konkrete Digitalpflicht seit 2022 Wie im vorherigen Abschnitt erläutert, schreibt § 8 BVV in Verbindung mit dem SGB IV bereits heute die digitale Führung bestimmter lohnrelevanter Dokumente vor. Das ist die einzige echte gesetzliche Digitalpflicht – aber sie betrifft einen zentralen Teil jeder Personalakte.
4. euBP-Anforderungen – Strukturierter digitaler Zugriff bei Prüfungen Im Rahmen der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung erwarten Prüfbehörden, dass Unternehmen relevante Unterlagen vollständig, unverändert, strukturiert und zeitnah digital bereitstellen können. Wer das nicht leisten kann, riskiert nicht nur Verzögerungen, sondern auch, dass Prüfer zu Schätzungen greifen – mit potenziell erheblichen finanziellen Folgen.
Die Kombination dieser vier Regelungsbereiche schafft eine faktische Pflicht, auch ohne ein einzelnes „Digitalpflicht-Gesetz". Wer das ignoriert, handelt nicht illegal – aber zunehmend riskant.
Welche Dokumente müssen digital sein – und welche nicht?
Nicht alle Personalunterlagen unterliegen denselben Anforderungen. Eine praxistaugliche Einteilung hilft, Prioritäten zu setzen.
Bereits heute digital Pflicht (Tier 1) Hierzu zählen alle Entgeltunterlagen gemäß § 8 BVV: Nachweise der Elternschaft, Immatrikulationsbescheinigungen für Werkstudenten, Krankenversicherungsnachweise sowie die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU). Diese Dokumente müssen ohne Ausnahme digital vorliegen.
Dringend empfohlen, ab 2027 faktisch notwendig (Tier 2) Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen, Abmahnungen, Zeugnisse und Weiterbildungsnachweise sind zwar noch nicht explizit digital vorgeschrieben – aber sie sind regelmäßig Gegenstand von Betriebsprüfungen und arbeitsrechtlichen Auseinandersetzungen. Wer sie nicht strukturiert digital vorhält, riskiert Nachteile.
Kann (noch) in Papierform bleiben (Tier 3) Interne Notizen, Entwürfe und informelle Kommunikation unterliegen keiner gesetzlichen Digitalpflicht. Hier besteht noch Spielraum.
Die Aufbewahrungsfristen geben dabei eine wichtige Orientierung:
- Steuerrelevante Dokumente: 10 Jahre (§ 147 AO)
- Lohnunterlagen: 6 Jahre (§ 41 EStG)
- Arbeitsverträge: mindestens 3 Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses (§ 195 BGB)
Ein praktischer erster Schritt: Erstellen Sie eine Dokumenten-Taxonomie, die alle in Ihrem Unternehmen vorhandenen Personalunterlagen nach Typ, Aufbewahrungsfrist und aktuellem Format (digital/Papier) erfasst. Das schafft Klarheit über den tatsächlichen Handlungsbedarf – bevor Sie in eine Softwarelösung investieren.
Was droht bei Nichteinhaltung?
Die Risiken sind real – aber sie lassen sich nüchtern einordnen. Es geht nicht darum, Unternehmen zu verunsichern, sondern darum, eine sachliche Risikoabwägung zu ermöglichen.
DSGVO-Verstöße können gemäß Art. 83 Abs. 5 DSGVO mit Bußgeldern von bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes geahndet werden – je nachdem, welcher Betrag höher ist. In der Praxis betreffen die meisten Verfahren Unternehmen, die Auskunftspflichten nicht erfüllen oder Löschfristen ignorieren. Beides ist ohne digitale Lösung kaum zuverlässig zu managen.
Betriebsprüfungsrisiken entstehen, wenn Unterlagen bei einer Prüfung durch Finanz- oder Sozialversicherungsbehörden nicht vollständig, strukturiert und zeitnah bereitgestellt werden können. Die Folge können Verzögerungen, Nachforderungen oder – im schlimmsten Fall – Schätzungen durch die Behörden sein.
Arbeitsrechtliche Risiken entstehen, wenn Dokumentationslücken in Streitfällen zum Nachteil des Arbeitgebers ausgelegt werden. Fehlt etwa der Nachweis, dass eine Abmahnung ordnungsgemäß ausgesprochen wurde, kann das im Kündigungsschutzprozess entscheidend sein.
Auskunftsrechte nach DSGVO: Mitarbeitende haben das Recht, Auskunft über die zu ihrer Person gespeicherten Daten zu verlangen. Wer keine strukturierte digitale Akte führt, hat Schwierigkeiten, diese Auskunft vollständig und fristgerecht zu erteilen.
Praktische Umsetzung: Was KMU jetzt tun sollten
Die Übergangsphase bis Ende 2026 ist kein Grund zur Entspannung – aber sie bietet genug Zeit für eine durchdachte Umsetzung. Ein strukturierter Ansatz in vier Phasen hat sich bewährt.
Phase 1 – Bestandsaufnahme (2025) Welche Dokumente existieren in welcher Form? Wo liegen die größten Lücken? Welche Unterlagen müssen bereits heute digital vorliegen, tun es aber nicht? Diese Analyse ist der notwendige erste Schritt – ohne sie kauft man an den eigenen Anforderungen vorbei.
Phase 2 – Lösung auswählen und pilotieren (2025–2026) Definieren Sie Mindestanforderungen an jede Lösung, bevor Sie Anbieter vergleichen. Dazu gehören: rollenbasierte Zugriffsrechte, ein lückenloser Audit-Trail, automatisierte Löschfristen, die Unveränderbarkeit gespeicherter Dokumente sowie ein Serverstandort in Deutschland oder der EU. DSGVO-Konformität und Revisionssicherheit sind keine optionalen Features, sondern Grundvoraussetzungen.
Phase 3 – Vollständige Migration und Schulung (2026) Die technische Umstellung allein reicht nicht. Mitarbeitende in HR und Führungskräfte müssen wissen, wie das neue System funktioniert, welche Dokumente wo abgelegt werden und wie Zugriffsrechte gehandhabt werden.
Phase 4 – Prüfbereitschaft sicherstellen (ab 2027) Regelmäßige interne Audits stellen sicher, dass die digitale Akte den euBP-Anforderungen entspricht: vollständig, unverändert, strukturiert, zeitnah abrufbar.
In dieser Phase, in der die Digitalisierung der Personalakte ohnehin viel Kapazität bindet, entsteht erfahrungsgemäß auch ein erhöhtes Aufkommen an Mitarbeiterfragen: Welche Dokumente liegen in meiner Akte? Wie lange werden sie aufbewahrt? Wie kann ich mein Auskunftsrecht nach DSGVO geltend machen? Ein KI-gestütztes HR-System wie Aura beantwortet genau diese Fragen sofort – rund um die Uhr, in der Sprache des Mitarbeitenden, ohne dass HR manuell eingreifen muss. Das entlastet das Team genau dann, wenn die Kapazitäten ohnehin knapp sind.
Mehr dazu, wie KI HR-Teams bei solchen Anfragen systematisch entlastet, lesen Sie in unserem Artikel Wie KI HR-Teams bei Compliance-Fragen entlastet.
Fazit: Pflicht oder nicht – die Frage stellt sich bald nicht mehr
Kein einzelnes Gesetz schreibt die digitale Personalakte vor – aber DSGVO, GoBD, die Entgeltunterlagen-Regelungen der BVV und die euBP-Anforderungen machen sie in ihrer Kombination faktisch unausweichlich. Bestimmte Dokumente müssen bereits heute digital vorliegen, die Befreiungsmöglichkeit bei der Deutschen Rentenversicherung endet am 31. Dezember 2026, und ab 2027 gilt die digitale Personalakte als Stand der Technik.
Wer jetzt handelt, hat Zeit für eine strukturierte, durchdachte Umsetzung. Wer wartet, wird 2027 unter Druck geraten – mit allen Risiken, die das mit sich bringt.
Die digitale Personalakte ist kein bürokratisches Übel. Sie ist eine Chance, HR-Prozesse sicherer, effizienter und mitarbeiterfreundlicher zu gestalten – und gleichzeitig auf der richtigen Seite des Rechts zu stehen.
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