TL;DR: Ab dem 1. Januar 2027 müssen alle deutschen Arbeitgeber Entgelt- und sozialversicherungsrelevante Unterlagen ausschließlich digital führen – eine vollständige „digitale Personalakte" schreibt kein Gesetz vor, aber die faktische Pflicht trifft jedes Unternehmen, unabhängig von Größe oder Branche.
Einleitung: Zwischen Gesetz und Vendor-Hype
In den letzten Monaten haben viele HR-Verantwortliche ähnliche E-Mails erhalten: Angebote für „Pflicht-konforme digitale Personalakten", Webinare mit Titeln wie „Jetzt handeln – ab 2027 ist die digitale Personalakte Pflicht" und Whitepapers, die dringenden Handlungsbedarf suggerieren. Doch was steckt wirklich dahinter?
Die ehrliche Antwort ist differenzierter, als viele Anbieter es darstellen: Es gibt kein Gesetz, das eine vollständige digitale Personalakte vorschreibt. Was ab dem 1. Januar 2027 tatsächlich Pflicht wird, ist die ausschließlich digitale Führung von Entgelt- und sozialversicherungsrelevanten Unterlagen – geregelt durch § 28p SGB IV in Verbindung mit der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) sowie dem Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV).
Dieser Artikel erklärt, was genau ab 2027 gilt, welche Dokumente konkret betroffen sind und was „faktische Pflicht" für Unternehmen in der Praxis bedeutet – ohne Alarmstimmung, aber mit klarer Einschätzung des Handlungsbedarfs.
Was ist die euBP – und warum ist sie der eigentliche Auslöser?
Die euBP steht für elektronisch unterstützte Betriebsprüfung – das Verfahren, mit dem die Deutsche Rentenversicherung (DRV) Arbeitgeber auf die korrekte Abführung von Sozialversicherungsbeiträgen prüft. Bislang konnten Arbeitgeber beantragen, von der elektronischen Aufbewahrungspflicht befreit zu werden und Unterlagen weiterhin in Papierform vorzuhalten. Diese Option läuft am 31. Dezember 2026 aus.
Ab dem 1. Januar 2027 gilt ohne Ausnahme: Alle Arbeitgeber in Deutschland müssen Entgelt- und SV-relevante Unterlagen ausschließlich digital führen und strukturiert für die DRV-Prüfung bereitstellen. Die Rechtsgrundlage bildet § 28p SGB IV in Verbindung mit der Beitragsverfahrensverordnung (BVV). Eine Übergangsfrist nach dem 01.01.2027 ist nicht vorgesehen.
Besonders wichtig: Kein Unternehmen ist ausgenommen. Die Regelung gilt unabhängig von Unternehmensgröße und Branche – ob Handwerksbetrieb mit zwölf Mitarbeitern oder Mittelständler mit 400 Beschäftigten. Wer sich bisher bei der DRV befreien ließ und noch keine digitale Lösung eingeführt hat, muss jetzt handeln. Die Zeit bis Ende 2026 klingt lang, ist es aber nicht: Systemauswahl, Datenmigration und Schulungen brauchen deutlich mehr Zeit als viele Unternehmen einplanen.
Die euBP ist damit der eigentliche regulatorische Auslöser – nicht ein neues „Personalakte-Gesetz", das es so nicht gibt.
Pflicht vs. faktische Pflicht: Der entscheidende Unterschied
Hier lohnt es sich, genau hinzuschauen – denn viele Anbieter vermischen zwei verschiedene Dinge.
Was gesetzlich Pflicht ist: Die digitale Führung von Entgeltunterlagen und sozialversicherungsrelevanten Dokumenten. Das ist konkret, klar geregelt und betrifft jeden Arbeitgeber in Deutschland.
Was nicht gesetzlich vorgeschrieben ist: Eine vollständige digitale Personalakte, die sämtliche HR-Dokumente umfasst. Bewerbungsunterlagen, Zeugnisse, Gesprächsnotizen, Entwicklungspläne, Abmahnungen – für all diese Dokumente besteht keine gesetzliche Digitalisierungspflicht. Sie können weiterhin in Papierform geführt werden.
Warum sprechen wir dennoch von einer „faktischen Pflicht"? Weil die Logik der Umsetzung in diese Richtung drängt: Wer ein GoBD-konformes System für Entgeltunterlagen einführt, hat die technische Infrastruktur für eine vollständige digitale Personalakte bereits aufgebaut. Der Mehraufwand, auch die übrigen HR-Dokumente digital zu führen, ist dann überschaubar – und der Nutzen erheblich.
Wenn ein Anbieter also sagt, „ab 2027 ist die digitale Personalakte Pflicht", stimmt das nur für einen Teil der Dokumente. Die strategisch sinnvolle Entscheidung, die gesamte Personalakte zu digitalisieren, ist etwas anderes als eine gesetzliche Verpflichtung. Diese Unterscheidung bewusst zu treffen, schützt vor überhasteten Kaufentscheidungen und hilft, die eigene Digitalisierungsstrategie auf solider Grundlage zu planen.
Empfehlung: Fragen Sie jeden Anbieter konkret: Welche gesetzliche Grundlage zitieren Sie? Für welche Dokumente genau gilt die Pflicht? Seriöse Anbieter beantworten diese Fragen präzise.
Welche Dokumente müssen ab 2027 digital geführt werden?
Die folgende Übersicht zeigt, welche Unterlagen ab dem 1. Januar 2027 zwingend digital geführt und für die euBP bereitgestellt werden müssen:
| Dokument | Aufbewahrungsfrist | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Lohnabrechnungen / Lohnkonto | 6–10 Jahre | § 41 EStG, § 28f SGB IV, § 108 GewO, § 147 AO |
| SV-Beitragsnachweise | 10 Jahre | § 28f SGB IV, BVV |
| DEÜV-Meldungen | 10 Jahre | DEÜV, § 28p SGB IV |
| Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (eAU) | bis Folgejahr | § 109 SGB IV |
| Arbeitszeitnachweise | 2 Jahre | § 16 ArbZG |
Zur Einordnung: Arbeitszeitnachweise müssen gemäß § 16 ArbZG zwei Jahre aufbewahrt werden – eine der kürzeren Fristen. Lohnabrechnungen und SV-Beitragsnachweise hingegen unterliegen einer Aufbewahrungspflicht von bis zu zehn Jahren (§ 41 EStG, § 28f SGB IV, § 147 AO, BVV). Das bedeutet: Ein System, das heute eingeführt wird, muss diese Dokumente zuverlässig über einen langen Zeitraum lesbar und unveränderbar vorhalten.
Eine positive Entwicklung erleichtert die Digitalisierung weiterer Dokumente: Seit dem 1. Januar 2025 ist durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV) Textform – also zum Beispiel E-Mail – für Arbeitsverträge und Nachweise zulässig. Das senkt die Hürde, auch Verträge und Nachweisdokumente vollständig digital zu führen.
Praxisbeispiel: Ein Unternehmen mit 80 Mitarbeitern in München muss bis Ende 2026 sicherstellen, dass alle Lohnabrechnungen, SV-Beitragsnachweise und DEÜV-Meldungen in einem GoBD-konformen System digital vorliegen und strukturiert abrufbar sind. Arbeitszeitnachweise, die seit 2023 geführt werden, müssen ebenfalls digital verfügbar sein. Bewerbungsunterlagen und Entwicklungsgespräche können – müssen aber nicht – ebenfalls migriert werden.
Was „GoBD-konform" wirklich bedeutet – und warum ein einfacher Cloud-Ordner nicht reicht
Die GoBD – Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form – definieren die technischen Mindestanforderungen an digitale Dokumente, die steuer- und sozialversicherungsrechtlich relevant sind.
Die vier Kernprinzipien: Unveränderbarkeit (ein einmal gespeichertes Dokument darf nicht nachträglich verändert werden können), Vollständigkeit (alle relevanten Dokumente müssen lückenlos erfasst sein), Nachvollziehbarkeit (jede Änderung muss protokolliert werden) und Lesbarkeit über die gesamte Aufbewahrungsfrist.
Hinzu kommen die Anforderungen der DSGVO: rollenbasierte Zugriffsrechte, Löschkonzepte, ein Verarbeitungsverzeichnis und klare Regelungen, wer auf welche Daten zugreifen darf. Mehr dazu, wie DSGVO-konforme KI im HR-Einsatz funktioniert, lesen Sie in unserem separaten Artikel.
Konkret bedeutet das: Ein freigegebener SharePoint-Ordner, ein Google Drive oder ein einfaches Netzlaufwerk erfüllt diese Anforderungen in der Regel nicht. Es fehlen Audit-Trail, Versionierung, revisionssichere Archivierung und die notwendigen Zugriffssteuerungen. Wer Entgeltunterlagen in solchen Systemen ablegt, riskiert im Prüfungsfall erhebliche Probleme.
Was ein konformes System leisten muss: automatischer Audit-Trail bei jedem Zugriff und jeder Änderung, Versionierung von Dokumenten, rollenbasierte Zugriffsrechte (nicht jeder Mitarbeiter darf jede Akte sehen), revisionssichere Archivierung mit Löschschutz während der Aufbewahrungsfrist sowie die Möglichkeit, Dokumente strukturiert für eine DRV-Prüfung zu exportieren.
Die Risiken bei Nichteinhaltung sind real: Bußgelder, Beitragsnachforderungen durch die DRV, Schätzungen durch Finanzamt oder Zoll sowie im schlimmsten Fall strafrechtliche Konsequenzen bei vorsätzlicher Manipulation.
Was die Umstellung für KMU in der Praxis bedeutet
Kleine und mittlere Unternehmen stehen vor einer besonderen Herausforderung: Die Regelung macht keine Ausnahmen für Betriebe mit zehn oder zwanzig Mitarbeitern. Wer Arbeitnehmer beschäftigt und Sozialversicherungsbeiträge abführt, ist betroffen – ohne Wenn und Aber.
Die typischen Herausforderungen in der Praxis: Bestehende Papierstapel müssen digitalisiert und korrekt indexiert werden. Ein GoBD-konformes System muss ausgewählt, implementiert und getestet werden. HR-Teams und betroffene Mitarbeitende brauchen Schulungen. DSGVO-Prozesse – insbesondere Zugriffsrechte und Löschkonzepte – müssen angepasst werden.
Zeitplan: Die Befreiungsoption bei der DRV endet am 31. Dezember 2026. Wer noch nicht begonnen hat, sollte jetzt starten. Erfahrungsgemäß brauchen Systemauswahl, Vertragsverhandlung, Implementierung, Datenmigration und Go-Live-Tests zusammen vier bis acht Monate – je nach Ausgangslage und Unternehmensgröße.
Kosten: Offizielle Benchmarks gibt es nicht. Die tatsächlichen Kosten hängen stark von der gewählten Lösung, dem Migrationsaufwand und der Unternehmensgröße ab. Wer bereits eine Lohnbuchhaltungssoftware mit integrierter Dokumentenverwaltung nutzt, hat oft einen kürzeren Weg als Unternehmen, die komplett neu aufsetzen müssen.
Die Nachteile der Umstellung sollten ehrlich benannt werden: Der Migrationsaufwand für bestehende Papierdokumente ist erheblich und wird häufig unterschätzt. Die Abhängigkeit von IT-Infrastruktur und Cybersicherheit steigt. Initiale Investitionskosten fallen an. Und DSGVO-Risiken entstehen neu, wenn Zugriffsrechte oder Löschkonzepte nicht sauber umgesetzt werden.
Praktische Checkliste für die Vorbereitung:
- Bestandsaufnahme: Welche Dokumente liegen wo vor? Welche Systeme werden aktuell genutzt?
- Systemauswahl: GoBD-Konformität, DSGVO-Compliance und DRV-Exportfähigkeit als Mindestanforderungen definieren
- Datenmigration planen: Welche Altdokumente müssen digitalisiert werden? Wer übernimmt das Scannen und Indexieren?
- Schulung: HR-Team und betroffene Führungskräfte einbeziehen
- Go-Live und Test: Vor dem 01.01.2027 einen vollständigen Testlauf durchführen
Wie KI-gestützte HR-Systeme bei Compliance-Fragen helfen können
Compliance-Fragen landen täglich bei HR-Teams: „Wie lange müssen wir Arbeitszeitnachweise aufbewahren?" – „Gilt die neue Regelung auch für unsere Minijobber?" – „Was hat sich durch das BEG IV geändert?" Diese Fragen sind nicht trivial, denn Gesetze ändern sich: BEG IV trat 2025 in Kraft, die euBP-Pflicht kommt 2027, mögliche Änderungen am Arbeitszeitgesetz stehen im Raum.
HR-Teams können nicht jede Gesetzesänderung in Echtzeit verfolgen – und sollten das auch nicht müssen. Genau hier können KI-gestützte HR-Systeme sinnvoll entlasten.
Ein konkretes Beispiel: Ein Mitarbeiter fragt das HR-Team: „Wie lange müssen Arbeitszeitnachweise aufbewahrt werden?" Mit einem System wie Aura erhält er sofort die korrekte Antwort mit Rechtsgrundlage: zwei Jahre gemäß § 16 ArbZG – ohne dass das HR-Team selbst recherchieren muss. Die Antwort ist nicht geraten, sondern in verifizierten deutschen Arbeits- und Sozialversicherungsgesetzen verankert.
Aura beantwortet solche wiederkehrenden Compliance-Fragen sofort, korrekt und nachvollziehbar – ohne Halluzinationen, ohne Raten. Bei komplexen Einzelfällen, die rechtliche Beratung erfordern, leitet Aura an den zuständigen HR-Experten weiter – mit vollem Kontext, damit keine Information verloren geht.
Wichtig zu verstehen: Aura ist kein Ersatz für eine digitale Personalakte-Software und keine Rechtsberatung. Aber es entlastet HR-Teams erheblich bei den täglich wiederkehrenden Compliance-Fragen, die sonst Zeit kosten und Unsicherheit erzeugen. Wer außerdem wissen möchte, wie man den unkontrollierten Einsatz von KI-Tools im HR-Bereich vermeidet, findet in unserem Artikel Shadow AI im HR vermeiden praktische Hinweise.
Fazit: Was Sie jetzt konkret tun sollten
Die Lage ist klar: Es gibt keine gesetzliche Pflicht zur vollständigen digitalen Personalakte – aber eine klare, ausnahmslose Pflicht zur digitalen Führung von Entgelt- und SV-relevanten Unterlagen ab dem 1. Januar 2027. Die Befreiungsoption bei der Deutschen Rentenversicherung läuft am 31. Dezember 2026 aus. Wer noch nicht gehandelt hat, sollte jetzt mit der Bestandsaufnahme beginnen.
Drei konkrete Empfehlungen:
Erstens: Starten Sie jetzt mit der Bestandsaufnahme. Welche Dokumente liegen in welcher Form vor? Welche Systeme sind im Einsatz?
Zweitens: Wählen Sie ein GoBD-konformes System mit nachgewiesener DSGVO-Compliance und DRV-Exportfähigkeit – und lassen Sie sich von Anbietern die genaue gesetzliche Grundlage ihrer Aussagen nennen.
Drittens: Hinterfragen Sie Vendor-Hype kritisch. „Ab 2027 ist die digitale Personalakte Pflicht" ist eine Vereinfachung. Was Pflicht ist, sind Entgeltunterlagen – nicht jedes HR-Dokument.
Weiterführende Informationen, wie KI-gestützte Systeme HR-Teams bei Compliance-Aufgaben unterstützen können, finden Sie in unserem HR-Compliance mit KI: Ein Praxisleitfaden.
Wenn Ihr HR-Team regelmäßig Compliance-Fragen zu Aufbewahrungsfristen, Gesetzesänderungen oder Mitarbeiterrechten beantwortet, zeigen wir Ihnen gerne, wie Aura dabei entlasten kann – ohne Vendor-Versprechen, dafür mit konkreten Antworten. Demo anfragen auf aura-hr.tech
