TL;DR: Eine gesetzliche Pflicht zur vollständig digitalen Personalakte gibt es in Deutschland nicht – aber ab dem 1. Januar 2027 müssen alle Entgelt- und Sozialversicherungsunterlagen zwingend elektronisch geführt werden. Wer das ignoriert, riskiert Bußgelder bis 50.000 € und Nachzahlungen bei der nächsten Betriebsprüfung.
Einleitung: Die kurze Antwort – und warum sie komplizierter ist als gedacht
Viele Softwareanbieter werben derzeit damit, die digitale Personalakte werde ab 2027 gesetzlich „Pflicht". Das ist nicht ganz falsch – aber auch nicht ganz richtig. Und dieser Unterschied ist für HR-Verantwortliche im Mittelstand entscheidend.
Die Wahrheit: Es gibt kein einheitliches „Gesetz zur digitalen Personalakte". Was es gibt, ist eine Kaskade bestehender Regelungen, die eine digitale Lösung für einen klar definierten Teil Ihrer Personalunterlagen ab dem 1. Januar 2027 faktisch unausweichlich macht. Wer das ignoriert, riskiert Bußgelder bis zu 50.000 € und Beitragsnachzahlungen bei der nächsten Betriebsprüfung.
Laut einer Bitkom-Studie zur Digitalisierung im HR führen derzeit nur 32 % der deutschen Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern Personalakten vollständig digital. Gleichzeitig plant laut einer HR Today Umfrage (Q4 2025, n=450 HR-Leiter) mit 68 % die große Mehrheit des Mittelstands die Umstellung auf digitale Entgeltunterlagen erst im Jahr 2026. Die Zeit wird knapp.
Dieser Artikel erklärt den genauen rechtlichen Unterschied zwischen formaler und faktischer Pflicht, nennt die konkreten Fristen und gibt eine praxisnahe Compliance-Checkliste – gestützt auf Primärquellen von BMAS, DRV und Bundesgesetzblatt, nicht auf Vendor-Perspektiven.
Was das Gesetz wirklich sagt: Kein Gesamtgesetz, aber eine harte Teilpflicht
Zunächst die wichtigste Klarstellung: Es gibt kein einheitliches deutsches Gesetz, das Unternehmen verpflichtet, sämtliche Personalunterlagen digital zu führen. Arbeitsverträge, Zeugnisse, Bewerbungsunterlagen oder Abmahnungen können weiterhin in Papierform verwaltet werden – das ist rechtlich zulässig und wird sich durch die 2027-Regelung nicht ändern.
Was sich ändert, ist etwas anderes: die Pflicht zur elektronischen Führung von Entgelt- und Sozialversicherungsunterlagen.
Die Rechtsgrundlage findet sich in § 28p SGB IV in Verbindung mit § 8 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV). Das Siebte Gesetz zur Änderung des SGB IV (BGBl. 2020 I S. 2585) hat die elektronische Führung dieser Unterlagen bereits festgeschrieben – und eine Übergangsfrist gewährt, die am 31. Dezember 2026 ausläuft. Ab dem 1. Januar 2027 gibt es keine Befreiungsmöglichkeit mehr.
Was konkret unter „Entgeltunterlagen" fällt
§ 8 BVV definiert den Umfang präzise. Betroffen sind:
| Dokument | Aufbewahrungsfrist | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Lohnkonto | 10 Jahre | § 28f SGB IV, § 147 AO |
| Gehaltsabrechnungen | 10 Jahre | § 28f SGB IV |
| Sozialversicherungsnachweise | 10 Jahre | § 28f SGB IV |
| Beitragsnachweise | 10 Jahre | § 28f SGB IV |
| Meldungen zur Sozialversicherung | 10 Jahre | § 28a SGB IV |
Diese Unterlagen müssen ab 2027 zwingend elektronisch, GoBD-konform und für die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) exportierbar geführt werden.
Was nicht betroffen ist: Arbeitsverträge, Zeugnisse, Bewerbungsunterlagen, Personalgesprächsnotizen und ähnliche Dokumente unterliegen keiner gesetzlichen Digitalpflicht. Hier bleibt die Entscheidung für Papier oder digital dem Unternehmen überlassen.
Eine wichtige Nuance für Kleinstbetriebe: Unternehmen mit weniger als zehn Mitarbeitern konnten sich bislang von bestimmten elektronischen Meldepflichten befreien lassen. Diese Ausnahmeregelungen laufen jedoch ebenfalls aus. HR-Verantwortliche in kleinen Betrieben sollten die aktuelle Fassung der BVV und etwaige Übergangsregelungen der Deutschen Rentenversicherung direkt prüfen.
Die euBP: Warum die Betriebsprüfung alles verändert
Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung – kurz euBP – ist das digitale Prüfverfahren, mit dem die Deutsche Rentenversicherung (DRV) und die Zollverwaltung die korrekte Abführung von Sozialversicherungsbeiträgen kontrollieren. Für HR-Praktiker ohne IT-Hintergrund lässt sich das so erklären: Statt Prüfer mit Aktenordnern ins Unternehmen zu schicken, fordert die DRV strukturierte digitale Datensätze an – und wertet diese automatisiert aus.
Ab 2027 ist dieses Verfahren verpflichtend. Das bedeutet: Wer Entgeltunterlagen in Papierform oder in einer einfachen Excel-Tabelle führt, kann die erforderlichen strukturierten Datensätze nicht liefern – und besteht die Prüfung damit nicht.
Was bei einer nicht bestandenen euBP passiert
Die Konsequenzen sind konkret und finanziell spürbar:
- Bußgeld bis 50.000 € gemäß § 119 SGB IV bei Verletzung der Aufzeichnungspflichten
- Beitragsnachzahlung auf Basis geschätzter Lohnsummen, zuzüglich eines Zuschlags von 10 %
- Laut DRV-Jahresbericht 2025 (S. 142) liegt die durchschnittliche Nachzahlung bei euBP-Prüfungen bei 15.000 € pro Prüfung – in 20 % der geprüften Fälle. Zum Vergleich: Die Gesamtbußgelder für SV-Pflichtverstöße in Deutschland beliefen sich 2024 auf 12,7 Mio. € (BMAS, Schwarzarbeitsstatistik 2024). Sanktionen sind also keine theoretische Gefahr.
Ein konkretes Szenario
Stellen Sie sich ein Unternehmen mit 150 Mitarbeitern vor, das Lohnkonten noch in Excel führt. Die DRV kündigt eine euBP an und fordert die Übermittlung strukturierter Entgeltdaten im vorgeschriebenen Format. Das Unternehmen kann diese Daten nicht liefern. Die Prüfer schätzen die Lohnsumme auf Basis verfügbarer Unterlagen – und setzen Nachzahlungen fest. Hinzu kommt der 10-%-Zuschlag. Das Ergebnis: eine fünfstellige Nachzahlung, die durch eine rechtzeitige Systemumstellung vollständig vermeidbar gewesen wäre.
Weitere Digitalpflichten, die bereits gelten
Die euBP-Pflicht ab 2027 ist kein isoliertes Ereignis. Sie ist der vorläufige Abschluss einer Entwicklung, die bereits in vollem Gange ist. Mehrere HR-relevante Digitalpflichten gelten schon heute:
| Dokument / Prozess | Pflicht seit | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Elektronische Arbeitsunfähigkeitsmeldung (eAU) | 1.1.2023 | § 109 SGB IV |
| Lohnsteueranmeldungen (digital) | 2021 | § 147 AO |
| Arbeitszeitdokumentation | 2023 (BAG-Urteil) | BAG 1 ABR 22/21 |
| Textform per E-Mail für viele HR-Dokumente | 1.1.2025 | BEG IV |
| Elektronische Entgeltunterlagen (euBP) | 1.1.2027 | § 28p SGB IV, § 8 BVV |
Die eAU ist das bekannteste Beispiel: Seit dem 1. Januar 2023 übermitteln Krankenkassen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen elektronisch direkt an Arbeitgeber. Wer noch auf Papier-AUs wartet, arbeitet bereits außerhalb des gesetzlichen Rahmens.
Das BAG-Urteil zur Arbeitszeiterfassung (1 ABR 22/21) hat zudem klargestellt, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter systematisch zu dokumentieren. Auch hier ist eine rein papierbasierte Lösung auf Dauer nicht praktikabel.
Das Fazit ist eindeutig: Die Digitalisierung der HR-Dokumentation ist kein Zukunftsprojekt. Sie ist in wesentlichen Teilen bereits Gegenwart – und die 2027-Frist ist der nächste, besonders folgenreiche Schritt.
GoBD-Konformität: Die unterschätzte Voraussetzung
Viele HR-Verantwortliche wissen, dass sie Entgeltunterlagen ab 2027 digital führen müssen. Was deutlich weniger bekannt ist: Die digitale Führung allein reicht nicht aus. Die Unterlagen müssen GoBD-konform sein.
GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" – ein BMF-Schreiben aus dem Jahr 2014, das zuletzt 2019 aktualisiert wurde. Für HR-Praktiker ohne Buchhaltungshintergrund lässt sich der Kern so zusammenfassen: Digitale Unterlagen müssen so geführt werden, dass sie unveränderbar, nachvollziehbar und revisionssicher sind.
Warum Excel für Entgeltunterlagen nicht ausreicht
Excel ist ein leistungsfähiges Werkzeug – aber für die GoBD-konforme Führung von Entgeltunterlagen ungeeignet. Die Gründe:
- Keine Versionierung: Änderungen in einer Excel-Datei sind nicht automatisch protokolliert. Wer hat wann was geändert? Das lässt sich nachträglich nicht zuverlässig nachweisen.
- Keine Zugriffsprotokollierung: GoBD verlangt, dass jeder Zugriff auf steuerrelevante Unterlagen nachvollziehbar ist. Excel bietet das standardmäßig nicht.
- Keine Manipulationssicherheit: Einträge können ohne Spuren verändert oder gelöscht werden. Das widerspricht dem GoBD-Grundsatz der Unveränderbarkeit.
Das ist kein theoretisches Problem: Laut Personio HR-Digitalisierungsreport 2025 (n=800 Mittelstandsunternehmen) führen nur 45 % der deutschen Mittelstandsunternehmen ihre Entgeltunterlagen bereits GoBD-konform. Das bedeutet: Mehr als die Hälfte der betroffenen Unternehmen ist heute nicht compliant – und hat bis Ende 2026 Zeit, das zu ändern.
Was eine GoBD-konforme Lösung leisten muss
Eine GoBD-konforme HR-Lösung muss konkret folgende Anforderungen erfüllen:
- Unveränderliche Speicherung mit Versionsverlauf
- Lückenlose Zugriffsprotokollierung
- Revisionssicheres Archiv mit definierten Aufbewahrungsfristen
- Exportfähigkeit für die euBP im vorgeschriebenen Datenformat
- Nachvollziehbare Verfahrensdokumentation
Hinzu kommt die Verbindung zur DSGVO: Eine GoBD-Prüfung und eine DSGVO-Prüfung stellen zusammen eine doppelte Compliance-Anforderung dar. Wer ein neues System einführt, muss beide Dimensionen gleichzeitig im Blick behalten. Mehr dazu, wie sich diese Anforderungen in der Praxis umsetzen lassen, finden Sie im Beitrag zu DSGVO-konformer KI für HR-Teams.
Der Markt: Was kosten GoBD-konforme Lösungen?
Die gute Nachricht: GoBD-konforme HR-Lösungen für den Mittelstand sind verfügbar und kalkulierbar. Laut Bitkom 2025 liegen die Kosten für eine entsprechende Lösung im Durchschnitt bei 8 € pro Mitarbeiter und Monat. Für ein Unternehmen mit 100 Mitarbeitern sind das 9.600 € im Jahr – zuzüglich einmaliger Implementierungskosten von etwa 5.000 bis 10.000 € für ein 50-MA-Unternehmen.
Dem gegenüber steht ein konkretes Risiko: durchschnittlich 15.000 € Nachzahlung pro euBP-Prüfung in 20 % der Fälle, plus potenziell 50.000 € Bußgeld. Die ROI-Rechnung ist damit eindeutig. Laut einer Personio-Studie lassen sich durch Automatisierung zudem 20 bis 30 % der administrativen HR-Kosten einsparen.
Relevante Lösungen für den Mittelstand (50–500 MA)
Für die Auswahl einer geeigneten Lösung ist ein Kriterium entscheidend: euBP-Exportfähigkeit. Ohne diese Funktion ist eine Lösung für die Anforderungen ab 2027 unbrauchbar – unabhängig von allen anderen Features. Folgende Anbieter werden im Mittelstand häufig eingesetzt:
- Personio: All-in-One HR-Plattform mit integrierter Personalakte, stark im DACH-Raum
- DATEV Personal: Besonders relevant für Unternehmen, die bereits mit DATEV-Steuerberatern zusammenarbeiten
- Haufe HR: Umfangreiche Funktionen, starke Rechtssicherheit durch Haufe-Redaktion
- d.velop Personnel File: Spezialist für revisionssichere Dokumentenverwaltung, oft in der Industrie genutzt
Für Unternehmen, die über die reine Dokumentenpflicht hinaus auch Mitarbeiterfragen zu Entgelt, Urlaub oder Compliance automatisiert beantworten möchten, gibt es Lösungen wie AURA, die digitale HR-Dokumentation mit KI-gestützter Mitarbeiterberatung verbinden – und dabei sicherstellen, dass Antworten immer auf verifizierten Unternehmensrichtlinien und deutschem Arbeitsrecht basieren. Mehr dazu, wie das in der Praxis funktioniert, erfahren Sie im Beitrag wie KI-gestützte HR-Assistenten Compliance-Fragen sicher beantworten.
Compliance-Checkliste: Was HR-Verantwortliche jetzt tun müssen
Die folgenden sechs Schritte helfen Ihnen, die euBP-Anforderungen bis zum 31. Dezember 2026 sicher zu erfüllen.
Schritt 1 – Inventur (sofort): Identifizieren Sie alle Dokumente, die unter § 8 BVV fallen: Lohnkonten, Gehaltsabrechnungen, Sozialversicherungsnachweise, Beitragsnachweise. Erstellen Sie eine vollständige Liste aller betroffenen Unterlagen – digital und in Papierform.
Schritt 2 – GoBD-Check (Q3 2026): Prüfen Sie Ihre aktuelle Lösung: Ist sie GoBD-zertifiziert? Bietet sie einen euBP-Export im vorgeschriebenen Format? Wenn nicht, ist jetzt der richtige Zeitpunkt für eine Ausschreibung.
Schritt 3 – Migration (Q3–Q4 2026): Digitalisieren Sie 100 % der betroffenen Entgeltunterlagen. Scannen Sie Altbestände und strukturieren Sie diese im neuen System. Planen Sie ausreichend Zeit für die Qualitätsprüfung ein.
Schritt 4 – DSGVO-DPIA: Führen Sie für das neue System eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DPIA) gemäß Art. 35 DSGVO durch. Das ist bei Systemen, die sensible Beschäftigtendaten verarbeiten, in der Regel verpflichtend.
Schritt 5 – Testprüfung: Nutzen Sie den DRV-Selbstcheck auf deutsche-rentenversicherung.de, um Ihre euBP-Exportdaten vor der ersten echten Prüfung zu validieren. Die DRV bietet zudem kostenlose euBP-Workshops an, die noch bis Dezember 2026 verfügbar sind.
Schritt 6 – Budget sichern: Kalkulieren Sie 6 bis 12 € pro Mitarbeiter und Monat für die laufenden Lizenzkosten, zuzüglich eines Puffers von 20 % für Implementierung und Schulung.
Fazit: De-facto-Pflicht ist real – aber beherrschbar
Die Ausgangslage ist klar: Eine formale gesetzliche Pflicht zur vollständig digitalen Personalakte gibt es in Deutschland nicht. Was es gibt, ist eine harte Teilpflicht für Entgeltunterlagen ab dem 1. Januar 2027 – verankert in § 28p SGB IV und § 8 BVV, mit einer Übergangsfrist, die am 31. Dezember 2026 endet.
Der eigentliche Treiber ist die euBP: Ab 2027 akzeptiert die Deutsche Rentenversicherung bei Betriebsprüfungen ausschließlich digital strukturierte Daten. Wer Entgeltunterlagen nicht in einem GoBD-konformen, euBP-exportfähigen System führt, riskiert Bußgelder bis 50.000 € und durchschnittliche Nachzahlungen von 15.000 € pro Prüfung.
68 % des Mittelstands plant die Umstellung erst 2026 – wer jetzt beginnt, hat noch ausreichend Zeit für eine saubere, rechtssichere Implementierung. Wer wartet, gerät unter Zeitdruck und riskiert Fehler bei der Migration.
Die gute Nachricht: Die Anforderungen sind klar definiert, die verfügbaren Lösungen sind ausgereift, und die Kosten sind mit durchschnittlich 8 € pro Mitarbeiter und Monat überschaubar. Für Unternehmen, die ihre HR-Prozesse dabei auch für Mitarbeiter zugänglicher machen möchten, lohnt ein Blick auf moderne Mitarbeiter-Self-Service im digitalen HR – damit Beschäftigte Fragen zu Entgelt, Urlaub oder Compliance selbst klären können, ohne jedes Mal die Personalabteilung zu belasten.
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