TL;DR: Eine Pflicht, die gesamte Personalakte digital zu führen, gibt es in Deutschland nicht. Entgeltunterlagen nach § 8 Abs. 2 BVV müssen aber schon seit 2022 elektronisch geführt werden, und die Befreiung auf Antrag endet am 31. Dezember 2026. Weil auf dieser Liste auch typische Personalakten-Dokumente stehen, etwa die Kopie des Nachweises nach dem Nachweisgesetz, wird ein Teil jeder Personalakte ab 2027 zwangsläufig digital.
Die kurze Antwort: Pflicht ist nur ein Teil der Akte
Eine gesetzliche Pflicht zur digitalen Personalakte als Ganzes gibt es in Deutschland nicht. Kein Gesetz schreibt überhaupt vor, dass ein Arbeitgeber eine Personalakte führen muss, geschweige denn in welcher Form. Arbeitsverträge, Zeugnisse, Abmahnungen und Beurteilungen dürfen auch 2027 im Ordner liegen.
Pflicht ist die elektronische Führung eines klar umrissenen Ausschnitts: der Entgeltunterlagen nach § 8 Abs. 2 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV). Diese Pflicht gilt bereits seit dem 1. Januar 2022. Am 31. Dezember 2026 endet lediglich die Befreiung auf Antrag, mit der viele Betriebe bisher beim Papier bleiben konnten. Das Datum in den Schlagzeilen stimmt also, die „Pflicht zur digitalen Personalakte“ so nicht.
Der Haken liegt in der Überschneidung. Auf der Liste in § 8 BVV stehen Dokumente, die in jeder Personalakte liegen, zum Beispiel die Kopie des Nachweises nach dem Nachweisgesetz oder die Arbeitserlaubnis. Wer sie ab 2027 elektronisch führen muss, führt einen Teil seiner Personalakte zwangsläufig digital. Dieser Leitfaden zeigt, welcher Teil das ist, was Sie scannen dürfen, welche Originale Sie trotzdem behalten sollten und welche Fristen und Mitbestimmungsrechte bei der Umstellung gelten.
Was § 8 BVV verlangt und seit wann
Der Kernsatz steht in § 8 Abs. 2 BVV: „Folgende Unterlagen sind in elektronischer Form zu den Entgeltunterlagen zu nehmen“. Danach folgt eine Liste mit 20 Nummern. Absatz 3 enthält die Ausnahme: Bis zum 31. Dezember 2026 kann sich der Arbeitgeber auf Antrag beim zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung von der Führung elektronischer Unterlagen befreien lassen.
Wie das im Alltag anzuwenden ist, regeln die Gemeinsamen Grundsätze nach § 9a BVV der Sozialversicherungsträger vom 18. März 2022, in Kraft seit 1. April 2022 und vom BMAS genehmigt. Danach gilt die elektronische Führung für alle neuen Tatbestände und Ereignisse ab dem 1. Januar 2022. Unterlagen aus der Zeit davor müssen Sie nicht nachträglich digitalisieren. Wer befreit ist, muss spätestens für Ereignisse ab dem 1. Januar 2027 elektronisch arbeiten, und auch dann verlangt niemand die Umstellung der Altbestände.
Für HR heißt das: Der Archivschrank mit den Lohnunterlagen von 2019 muss nicht digitalisiert werden, seine Aufbewahrungsfristen laufen aber weiter. Der Stichtag betrifft alles, was ab Januar neu hinzukommt.
Zwei Ausnahmen enden am selben Tag
Am 31. Dezember 2026 läuft eine zweite Ausnahme aus, die oft mit der ersten verwechselt wird. Für die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) müssen Arbeitgeber der Rentenversicherung die Prüfdaten elektronisch aus einem systemgeprüften Programm übermitteln (§ 28p Abs. 6a SGB IV). Nach § 126 SGB IV kann darauf auf Antrag nur für Zeiträume bis zum 31. Dezember 2026 verzichtet werden. Die Deutsche Rentenversicherung bestätigt das auf ihrer euBP-Seite.
Die euBP betrifft Datensätze aus der Lohn- und Finanzbuchhaltung, § 8 BVV betrifft Dokumente. Wer die Abrechnung über ein Steuerbüro oder ein zertifiziertes Programm laufen lässt, hat die euBP meist schon abgedeckt und die Dokumentenfrage damit noch nicht gelöst. Klären Sie beide Punkte getrennt.
Was bei Verstößen droht
Wer eine Entgeltunterlage nicht führt oder nicht aufbewahrt, handelt nach § 111 Abs. 1 Nr. 3 SGB IV ordnungswidrig, der Bußgeldrahmen reicht bis 50.000 €. Ob eine nur auf Papier geführte Unterlage schon als „nicht geführt“ gilt, sagt das Gesetz nicht ausdrücklich. Greifbarer ist § 28f Abs. 2 SGB IV: Lässt sich wegen mangelhafter Aufzeichnungen nicht feststellen, ob und in welcher Höhe Beiträge anfallen, kann der Prüfer die Beiträge aus der Summe der gezahlten Entgelte festsetzen und die Entgelte notfalls schätzen. Geprüft wird mindestens alle vier Jahre.
Wo Entgeltunterlagen und Personalakte sich überschneiden
Viele der 20 Nummern betreffen Spezialfälle wie Seefahrt oder Ausnahmevereinbarungen bei Entsendungen. Für ein typisches Unternehmen im Mittelstand sind diese Einträge die wichtigsten:
| Unterlage | § 8 Abs. 2 BVV | Wo sie heute oft liegt |
|---|---|---|
| Kopie der Niederschrift nach § 2 Nachweisgesetz | Nr. 6 | Personalakte |
| Arbeitserlaubnis oder Aufenthaltstitel mit Beschäftigungserlaubnis | Nr. 2 | Personalakte |
| Verzicht des Minijobbers auf Rentenversicherungsfreiheit, Antrag auf Befreiung von der Versicherungspflicht | Nr. 4, 4a | Lohnordner |
| Erklärung über weitere Beschäftigungen (Minijob, kurzfristige Beschäftigung) | Nr. 7 | Lohnordner oder Personalakte |
| Nachweis der Elterneigenschaft und Kinderzahl für die Pflegeversicherung | Nr. 11 | Lohnordner |
| Erklärung zum Verzicht auf Entgeltansprüche | Nr. 12 | Lohnordner |
| Aufzeichnungen nach § 17 Mindestlohngesetz | Nr. 13 | Zeiterfassung |
| Erklärung zur Pflegezeit nach § 3 Pflegezeitgesetz | Nr. 15 | Personalakte |
Die erste Zeile ist die folgenreichste. Den Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen erstellen Sie für jede neue Einstellung, und seine Kopie gehört seit 2022 elektronisch zu den Entgeltunterlagen. Nummer 13 betrifft die Arbeitszeitaufzeichnungen für Minijobber und für die Branchen aus § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz. Wie diese Aufzeichnungen nach dem Mindestlohngesetz mit der allgemeinen Pflicht zur Arbeitszeiterfassung zusammenspielen, erklärt unser Beitrag zur Zeiterfassungspflicht nach dem BAG-Urteil.
Ob Sie die übrige Personalakte gleich mit umstellen, entscheiden Sie selbst. Bedenken Sie aber: Zwei Ablagen für dieselbe Person bedeuten zwei Stellen, an denen ein Dokument fehlen kann. Viele Betriebe nehmen den Stichtag deshalb zum Anlass, die ganze Akte zu digitalisieren. Vorgeschrieben ist das nicht.
Scannen erlaubt? Formate und Unterschriften
Einige Ratgeber behaupten, ein einfacher Scan reiche nicht, die Unterlagen müssten maschinenlesbar sein. Für die Dokumente nach § 8 BVV stimmt das nicht. Die Gemeinsamen Grundsätze erlauben ausdrücklich PDF-Dateien und Bilddateien im Format JPEG, BMP, PNG oder TIFF. Die Anforderungen sind handfest:
- Jede Unterlage steht in einer eigenen Datei. Zwei Dokumente in einer PDF sind unzulässig.
- Die Datei darf nachträglich nicht veränderbar sein: keine Skripte, keine Formularfelder, die den Inhalt ändern, kein Nachladen aus anderen Quellen.
- Fordert der Prüfdienst eine Unterlage an, braucht sie einen sprechenden Dateinamen mit Art der Unterlage, Person und Zeitraum, oder eine gleichwertige Zuordnungsliste.
Maschinell auswertbar müssen die euBP-Datensätze sein, und die erzeugt das Abrechnungsprogramm. Auch die GoBD sind für Entgeltunterlagen keine Pflicht: Die Grundsätze erklären ihre analoge Anwendung lediglich für zulässig.
Unterlagen mit Unterschrift
Strenger wird es bei vier Erklärungen, für die das Gesetz Schriftform verlangt: dem Befreiungsantrag des Minijobbers (Nr. 4a), dem Verzicht auf Entgeltansprüche (Nr. 12), der Pflegezeit-Erklärung (Nr. 15) und dem Verzicht auf Versicherungsfreiheit (Nr. 19). Hier lassen die Grundsätze drei Wege zu. Der Beschäftigte unterschreibt mit qualifizierter elektronischer Signatur. Oder Sie scannen das Papier und bewahren das Original zusätzlich auf. Oder Sie versehen den Scan mit Ihrer eigenen fortgeschrittenen elektronischen Signatur, wofür das Zertifikat aus dem Meldeverfahren genügt; danach darf das Original vernichtet werden. Ein unsignierter Scan allein reicht bei diesen vier Erklärungen nicht.
Originale, die Sie behalten sollten
Unabhängig von der BVV gibt es Dokumente, deren Wirksamkeit an der Form hängt. Kündigung und Aufhebungsvertrag brauchen nach § 623 BGB die Schriftform, die elektronische Form ist ausdrücklich ausgeschlossen. Die Befristung eines Arbeitsvertrags braucht nach § 14 Abs. 4 TzBfG ebenfalls die Schriftform, die sich nur durch eine qualifizierte elektronische Signatur ersetzen lässt (§ 126a BGB). Kommt es zum Streit, müssen Sie die Form beweisen. Ein Scan zeigt den Inhalt, beweist die Originalunterschrift aber schlechter. Diese Originale gehören deshalb weiter in einen Ordner, auch wenn ihr Scan in der digitalen Akte liegt.
Wer den Rest nach dem Scannen vernichten will, findet im BSI-Leitfaden TR-RESISCAN (TR-03138) eine praxisnahe Anleitung. Sie ist eine Empfehlung ohne Zertifizierungspflicht und beschreibt seit Version 1.5 vom August 2024 auch das Scannen mit dem Smartphone. Für einen Mittelständler genügt meist eine schriftliche Scananweisung: Wer scannt, wie die Vollständigkeit geprüft wird, wann Originale vernichtet werden und welche davon nie.
Aufbewahrungsfristen: welche Frist für welches Dokument
Die Personalakte als Ganzes hat keine Aufbewahrungsfrist. Ihre Bestandteile haben sehr unterschiedliche:
| Unterlagen | Frist | Grundlage |
|---|---|---|
| Entgeltunterlagen (Sozialversicherung) | bis Ende des Kalenderjahres nach der letzten Betriebsprüfung | § 28f Abs. 1 SGB IV |
| Lohnkonto | bis Ende des sechsten Kalenderjahres nach der letzten Lohnzahlung | § 41 Abs. 1 EStG |
| Buchungsbelege | 8 Jahre (seit 1. Januar 2025, vorher 10) | § 147 Abs. 3 AO |
| Arbeitszeitnachweise | mindestens 2 Jahre | § 16 Abs. 2 ArbZG, § 17 Abs. 1 MiLoG |
| Unterlagen abgelehnter Bewerber | sechs Monate nach der Absage (Empfehlung des BfDI) | AGG-Fristen |
| übrige Personalakte nach dem Austritt | keine gesetzliche Frist, Orientierung an drei Jahren | § 195 BGB |
Die Verkürzung bei den Buchungsbelegen stammt aus dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BGBl. 2024 I Nr. 323).
Die Bewerberfrist leitet sich aus dem AGG ab. Abgelehnte Bewerber haben nach § 15 Abs. 4 AGG zwei Monate ab Zugang der Absage, um Ansprüche schriftlich geltend zu machen, danach drei Monate für die Klage (§ 61b ArbGG). Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz nennt sechs Monate nach der Absage als Grenze, danach sind die Unterlagen zurückzugeben oder zu vernichten.
Für alles andere nach dem Austritt gilt der Grundsatz der Speicherbegrenzung aus der DSGVO: aufbewahren, solange Sie die Daten brauchen, zum Beispiel für ein spätes Zeugnis oder einen Rechtsstreit. Die regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren ist dafür ein vertretbarer Maßstab. Eine digitale Akte hat hier ihren größten praktischen Vorteil: Jedes Dokument bekommt beim Ablegen eine Aufbewahrungsklasse und damit ein Löschdatum.
Datenschutz und Mitbestimmung
Rechtsgrundlage nach dem EuGH-Urteil
Lange stützten Arbeitgeber die Personalakte auf § 26 Abs. 1 BDSG. Seit dem EuGH-Urteil vom 30. März 2023 (C-34/21) ist diese Norm unsicher geworden. Der Landesdatenschutzbeauftragte Baden-Württemberg weist darauf hin, dass § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG keine Verarbeitung legitimieren kann, die nicht schon nach Art. 6 Abs. 1 DSGVO zulässig ist. Verarbeitungen zur Durchführung des Arbeitsvertrags lassen sich direkt auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO stützen. Prüfen Sie bei der Umstellung, worauf Ihr Verarbeitungsverzeichnis die Personalakte stützt.
Was in die Akte gehört, beschreibt der BfDI so: „alle Daten, welche die Beschäftigten betreffen, soweit sie mit dem Beschäftigungsverhältnis unmittelbar zusammenhängen“. Gesundheitsdaten zählen zu den besonderen Kategorien, deren Verarbeitung § 26 Abs. 3 BDSG nur unter engeren Voraussetzungen erlaubt. In einer Software heißt das: eine eigene Rubrik mit engerem Zugriffskreis.
Einsicht und Gegendarstellung
Nach § 83 BetrVG dürfen Beschäftigte ihre Personalakte einsehen und ein Betriebsratsmitglied hinzuziehen. Sie können außerdem verlangen, dass eigene Erklärungen zur Akte genommen werden, etwa eine Gegendarstellung zu einer Abmahnung. Wie Sie damit umgehen, beschreibt unser Leitfaden zur Abmahnung. Der BfDI ordnet das Einsichtsrecht zudem dem Auskunftsrecht nach Art. 15 DSGVO zu, das auch Kopien umfasst. Digital wird die Einsicht oft zum Export: Legen Sie fest, wer ihn auslöst und dass er protokolliert wird.
Mitbestimmung bei der Software
Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG bestimmt der Betriebsrat bei der Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen mit, die Verhalten oder Leistung der Beschäftigten überwachen können. Das Bundesarbeitsgericht legt das weit aus. Im Beschluss vom 8. März 2022 (1 ABR 20/21) zu Microsoft 365 heißt es, eine Einrichtung sei zur Überwachung bestimmt, wenn sie „objektiv geeignet“ ist, Verhaltens- oder Leistungsinformationen zu erheben; auf die Absicht des Arbeitgebers komme es nicht an.
Eine HR-Software mit Zugriffsprotokoll und Auswertungsfunktionen erfüllt das regelmäßig. Verhandeln Sie die Betriebsvereinbarung deshalb vor dem Start. Im Kern regelt sie, wer welche Rubriken sieht und welche Auswertungen ausgeschlossen sind. Ohne Betriebsrat entfällt die Mitbestimmung, die Pflichten aus der DSGVO bleiben.
Was das Bürokratieentlastungsgesetz IV digital erlaubt
Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz vom 23. Oktober 2024 hat mehrere Formvorschriften gelockert, die meisten seit dem 1. Januar 2025. Für HR sind diese Änderungen wichtig.
Den Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen dürfen Sie nach § 2 Abs. 1 NachwG in Textform erstellen und elektronisch übermitteln. Das Dokument muss für den Arbeitnehmer zugänglich sein, sich speichern und ausdrucken lassen, und Sie müssen ihn bei der Übermittlung auffordern, den Empfang zu bestätigen. Verlangt er die Papierform, müssen Sie sie unverzüglich nachliefern. Für Beschäftigte in den Branchen aus § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz, etwa Bau und Gastronomie, bleibt es bei der Schriftform. Weil die Kopie dieses Nachweises nach § 8 Abs. 2 Nr. 6 BVV ohnehin elektronisch zu den Entgeltunterlagen gehört, ist der elektronische Weg hier der naheliegende. Legen Sie die Empfangsbestätigung mit ab.
Das Arbeitszeugnis kann nach § 109 Abs. 3 GewO mit Einwilligung des Arbeitnehmers in elektronischer Form erteilt werden, also mit qualifizierter elektronischer Signatur. Und das Arbeitszeitgesetz samt den geltenden Tarifverträgen und Betriebsvereinbarungen darf nach § 16 Abs. 1 ArbZG über die im Betrieb übliche Informationstechnik bereitgestellt werden, das Intranet ersetzt also den Aushang.
Unverändert geblieben sind Kündigung, Aufhebungsvertrag und Befristung.
Fahrplan bis zum 31. Dezember 2026
Bis zum Stichtag bleiben knapp drei Monate. Diese Schritte sind in dieser Zeit realistisch:
- Befreiungsstatus klären. Fragen Sie Ihr Steuerbüro oder den Prüfdienst der Rentenversicherung, ob Sie eine Befreiung nach § 8 Abs. 3 BVV, nach § 126 SGB IV oder beide haben. Wenn ja, gilt ab Januar für alles Neue die elektronische Form.
- Liste abgleichen. Gehen Sie § 8 Abs. 2 BVV Nummer für Nummer durch und markieren Sie, was in Ihrem Betrieb vorkommt. Legen Sie für jede Nummer fest, wo die elektronische Fassung ab Januar liegt, im Abrechnungsprogramm oder in einem Dokumentensystem.
- Unterschriftenweg festlegen. Für die vier Erklärungen mit Schriftformerfordernis entscheiden Sie sich für qualifizierte Signatur, Arbeitgebersignatur oder zusätzliche Papierablage.
- Ablage und Dateinamen definieren. Ein Dokument pro Datei, Benennung nach Art, Person und Zeitraum.
- Löschkonzept anlegen. Jede Dokumentart erhält ihre Frist aus der Tabelle oben.
- Betriebsrat und Datenschutz einbinden. Schließen Sie die Betriebsvereinbarung ab und passen Sie das Verarbeitungsverzeichnis an, bevor die Software startet.
- Probelauf machen. Ziehen Sie für eine zufällig gewählte Person den Nachweis nach dem Nachweisgesetz und, falls vorhanden, die Minijob-Erklärungen als einzelne, korrekt benannte Dateien. Was dabei hakt, ist Ihre Aufgabenliste für Dezember.
Wenn Sie für die Akte eine Software auswählen, stellen Sie jedem Anbieter dieselben Fragen: Lässt sich ein abgelegtes Dokument nachträglich verändern? Kann ich eine einzelne Unterlage mit sprechendem Namen exportieren? Sehe ich, wer wann welches Dokument geöffnet hat? Und löscht das System nach Ablauf der Frist, oder muss ich daran denken? Das gilt auch für unser eigenes Archiv für Mitarbeiterakten, Aura Vault. Weitere Auswahlkriterien finden Sie im HR-Software-Vergleich für den Mittelstand.