TL;DR: Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) müssen Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der gesamten Arbeitszeit erfassen, gestützt auf § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG und ohne vorgeschriebene Form. Die elektronische Erfassungspflicht im Arbeitszeitgesetz ist dagegen nur geplant. Stand 6. Oktober 2026 gibt es dazu einen Referentenentwurf, aber keinen Kabinettsbeschluss und kein Verfahren im Bundestag.
Zeiterfassungspflicht: Die Rechtslage am 6. Oktober 2026
Die Zeiterfassungspflicht für alle Beschäftigten gilt in Deutschland seit dem 13. September 2022. An diesem Tag hat das Bundesarbeitsgericht entschieden, dass Arbeitgeber schon nach dem Arbeitsschutzgesetz die gesamte Arbeitszeit aufzeichnen müssen. Ein neues Gesetz war dafür nicht nötig, und es gibt bis heute keins.
Genau hier entstehen die meisten Missverständnisse. Im Netz kursieren Ratgeber, die eine elektronische Pflicht „ab 2026" als beschlossen darstellen. Tatsächlich liegt seit Juni 2026 ein Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums vor. Ein Kabinettsbeschluss fehlt, im Bundestag ist nichts eingebracht.
Dieser Beitrag trennt beides konsequent. Zuerst das geltende Recht: woher die Pflicht kommt, was genau zu erfassen ist, wer kontrolliert und was der Betriebsrat mitbestimmt. Danach die Reform, mit dem Stand jedes einzelnen Schritts. Höchstarbeitszeit, Pausen und Ruhezeiten selbst behandelt unser Leitfaden zum Arbeitszeitgesetz. Hier geht es nur um den Nachweis.
Vom EuGH zum BAG: woher die Pflicht kommt
Am 14. Mai 2019 entschied der Europäische Gerichtshof im Verfahren CCOO (Rs. C-55/18), dass die Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten müssen, „ein objektives, verlässliches und zugängliches System" einzurichten, mit dem die täglich geleistete Arbeitszeit jeder beschäftigten Person gemessen werden kann. So fasst es das BMAS in seinen FAQ zur Arbeitszeiterfassung zusammen.
Deutschland hat darauf nicht mit einem Gesetz reagiert. Das Arbeitszeitgesetz verlangt in § 16 Abs. 2 bis heute nur, die Arbeitszeit aufzuzeichnen, die über acht Stunden werktäglich hinausgeht. Diese Lücke hat das BAG am 13. September 2022 geschlossen, und zwar ausgerechnet in einem Streit, in dem ein Betriebsrat die Einführung elektronischer Zeiterfassung erzwingen wollte.
Der erste Leitsatz des Beschlusses 1 ABR 22/21 lautet: „Arbeitgeber sind nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet, Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit der Arbeitnehmer zu erfassen". § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG ist eine Organisationsnorm: Der Arbeitgeber muss für eine geeignete Organisation sorgen und die erforderlichen Mittel bereitstellen. Das BAG legt sie europarechtskonform aus. Ohne Erfassung lässt sich nicht prüfen, ob Höchstarbeitszeit und Ruhezeiten eingehalten werden.
Das BMAS zieht daraus eine klare Konsequenz. Arbeitgeber dürfen nicht warten, bis das Arbeitszeitgesetz angepasst ist, denn die Pflicht ist „bereits heute geltendes Recht". Wer nur Überstunden nach § 16 Abs. 2 ArbZG notiert, erfüllt sie nicht.
Was Arbeitgeber heute konkret erfassen müssen
Beginn, Ende und Dauer, und zwar für alle Arbeitszeit
Zu erfassen sind Beginn, Ende und damit die Dauer der täglichen Arbeitszeit jeder Arbeitnehmerin und jedes Arbeitnehmers. Das gilt auch für Teilzeitkräfte und den Außendienst. Das BMAS betont ausdrücklich, dass die Vorgaben zu Höchstarbeitszeit und Ruhezeiten unabhängig vom Arbeitsort gelten, also auch im Homeoffice.
Ein System, das nur existiert, reicht nicht. Nach der Rechtsprechung des EuGH, auf die sich das BAG stützt, muss der Arbeitgeber das System auch tatsächlich verwenden. Eine Stempeluhr, die niemand benutzt, oder eine Tabellenvorlage, die seit Monaten leer ist, erfüllt die Pflicht nicht.
Papier, Tabelle oder Software
Eine Formvorschrift gibt es derzeit nicht. Das BAG hat keine elektronische Erfassung verlangt, und das BMAS schreibt: „Für die Aufzeichnung besteht derzeit keine Formvorschrift; sie kann auch handschriftlich erfolgen."
Das Gericht räumt dem Arbeitgeber einen Spielraum ein, solange der Gesetzgeber nichts Genaueres regelt. Bei der Wahl der Form sind „vor allem die Besonderheiten der jeweils betroffenen Tätigkeitsbereiche der Arbeitnehmer und die Eigenheiten des Unternehmens – insbesondere seine Größe – zu berücksichtigen". Ein Handwerksbetrieb mit acht Beschäftigten darf also anders erfassen als ein Logistikzentrum mit 400.
Objektiv, verlässlich und zugänglich bleibt der Maßstab. In der Praxis heißt das: Einträge entstehen zeitnah, nachträgliche Änderungen sind erkennbar, und die Daten lassen sich der Behörde vorlegen. Eine frei überschreibbare Tabelle ohne Änderungsverlauf ist an dieser Stelle angreifbar, auch wenn sie formal zulässig ist.
Delegation an die Beschäftigten
Die Aufzeichnung selbst darf der Arbeitgeber an die Beschäftigten übertragen. Das BAG hält dies nach den unionsrechtlichen Vorgaben für „nicht ausgeschlossen", und das BMAS sieht es genauso. Verantwortlich für die Einhaltung des Arbeitsschutzes bleibt aber der Arbeitgeber.
Wer die Erfassung überträgt, sollte deshalb stichprobenartig prüfen, fehlende Einträge nachfordern und Lücken dokumentieren. Bei wiederholten Verstößen gegen eine klare Anweisung zur Zeiterfassung kommt als Reaktion auch eine Abmahnung in Betracht.
Vertrauensarbeitszeit und leitende Angestellte
Vertrauensarbeitszeit bleibt zulässig. Die Bundesregierung schreibt in ihrer Antwort vom 16. Januar 2026 (BT-Drs. 21/3703), dass Modelle ohne festgelegten Beginn und festgelegtes Ende auch nach EuGH und BAG „grundsätzlich im Einklang mit europäischem Recht möglich" sind. Das BMAS ergänzt, dass eine Dokumentation der Arbeitszeit einer solchen Vereinbarung nicht im Wege steht. Der Arbeitgeber legt die Lage der Arbeitszeit also nicht fest, die tatsächlich geleistete Zeit muss trotzdem aufgezeichnet werden.
Bei leitenden Angestellten ist die Lage anders. Der Leitsatz des BAG nimmt Beschäftigte aus, für die der Gesetzgeber eine Ausnahme nach Art. 17 Abs. 1 der Arbeitszeitrichtlinie geschaffen hat. Die wichtigste ist § 18 Abs. 1 ArbZG: Das Arbeitszeitgesetz gilt nicht für leitende Angestellte im Sinne von § 5 Abs. 3 BetrVG und für Chefärzte. Dieser Kreis ist eng. Ein Teamleiter mit Personalverantwortung, der nicht selbstständig einstellen und entlassen darf und auch sonst keine unternehmerischen Schlüsselaufgaben hat, gehört in der Regel nicht dazu.
Drei Aufzeichnungspflichten nebeneinander
In vielen Betrieben gelten mehrere Pflichten gleichzeitig, mit unterschiedlichen Fristen und Bußgeldern. Die allgemeine Pflicht aus dem Arbeitsschutzgesetz verdrängt die beiden älteren nicht.
| Grundlage | Wer ist erfasst | Was | Frist und Aufbewahrung | Sanktion |
|---|---|---|---|---|
| § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG (BAG 1 ABR 22/21) | Alle Arbeitnehmer außer den Ausnahmen nach Art. 17 RL 2003/88/EG | Beginn, Ende, Dauer der gesamten Arbeitszeit | Gesetzlich nicht festgelegt | Erst Anordnung der Behörde, bei Nichtbefolgung bis 30.000 Euro (§ 25 ArbSchG) |
| § 16 Abs. 2 ArbZG | Arbeitnehmer im Geltungsbereich des ArbZG | Arbeitszeit über 8 Stunden werktäglich | Aufbewahrung mindestens 2 Jahre | Direkt bis 30.000 Euro (§ 22 ArbZG) |
| § 17 Abs. 1 MiLoG | Minijobs (außer in Privathaushalten) und Branchen nach § 2a SchwarzArbG, etwa Bau, Gastgewerbe, Spedition und Logistik | Beginn, Ende, Dauer der täglichen Arbeitszeit | Spätestens am 7. Kalendertag nach der Arbeit, Aufbewahrung mindestens 2 Jahre | Direkt bis 50.000 Euro (§ 21 MiLoG) |
Für die Praxis lohnt es sich, die strengste Frist zum Standard zu machen. Wer ohnehin Minijobber beschäftigt, erfasst für alle am besten innerhalb von sieben Tagen und bewahrt mindestens zwei Jahre auf. Wie lange Unterlagen darüber hinaus im Personalbereich aufzubewahren sind, behandelt unser Beitrag zur digitalen Personalakte.
Kontrolle und Sanktionen: wie die Aufsicht vorgeht
Die Kontrolle ist Sache der Länder. Kontrollen führen die Arbeitsschutzbehörden durch, etwa Gewerbeaufsichtsämter oder Ämter für Arbeitsschutz. Nach § 22 Abs. 1 ArbSchG können sie Auskünfte und Unterlagen verlangen. Das BMAS beschreibt die Folgen bei Verstößen so: Es können „Nachbesserungen verlangt oder gegebenenfalls auch Bußgelder verhängt werden".
Wichtig ist die Reihenfolge, die viele Ratgeber verschweigen. Wer die allgemeine Erfassungspflicht nicht erfüllt, begeht dadurch allein noch keine Ordnungswidrigkeit. Die Behörde muss zuerst im Einzelfall anordnen, welche Maßnahmen zu treffen sind (§ 22 Abs. 3 ArbSchG). Erst wer eine solche vollziehbare Anordnung nicht befolgt, riskiert eine Geldbuße von bis zu 30.000 Euro (§ 25 ArbSchG).
Das ist kein Freibrief. Fehlen Aufzeichnungen, kann die Behörde auch nicht prüfen, ob Höchstarbeitszeit und Ruhezeiten eingehalten wurden, und für diese Verstöße sieht § 22 ArbZG Bußgelder von bis zu 30.000 Euro vor. Dazu kommen die direkt bußgeldbewehrten Pflichten aus der Tabelle oben.
Ein verbreiteter Irrtum betrifft Überstundenklagen. Die Erfassungspflicht kehrt die Beweislast nicht um. Das BAG hat schon am 4. Mai 2022 entschieden (5 AZR 359/21), dass die EuGH-Entscheidung an der Darlegungslast im Überstundenprozess nichts ändert. Beschäftigte müssen weiterhin darlegen, dass der Arbeitgeber die Mehrarbeit veranlasst oder gebilligt hat. In der Praxis spielen Aufzeichnungen in solchen Prozessen trotzdem eine große Rolle, für beide Seiten: Sie belegen geleistete Stunden ebenso wie Zeiten, in denen nicht gearbeitet wurde.
Wie verbreitet die Erfassung schon ist, zeigt die BAuA-Arbeitszeitbefragung, die das BMAS zitiert. 2023 wurde die Arbeitszeit bei 82 % der Befragten aufgezeichnet, 2021 waren es 79 %. Knapp jede fünfte beschäftigte Person gab also an, dass ihre Arbeitszeit nicht erfasst wird.
Was der Betriebsrat mitbestimmt
Der Ausgangsfall des BAG war ein Mitbestimmungsstreit. Der Betriebsrat verlor ihn, obwohl das Gericht die Erfassungspflicht bejahte. Der zweite Leitsatz lautet: „Dem Betriebsrat steht kein – über einen Einigungsstellenspruch durchsetzbares – Initiativrecht zur Einführung eines elektronischen Systems zu". Der Grund: Ob erfasst wird, regelt bereits das Gesetz. Wo das Gesetz entscheidet, bleibt für die Mitbestimmung beim Ob kein Raum.
Beim Wie sieht es anders aus. Für die Ausgestaltung des Systems steht dem Betriebsrat nach dem BAG ein Initiativrecht aus § 87 Abs. 1 Nr. 7 BetrVG in Verbindung mit § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG zu. Er kann also selbst Vorschläge machen und notfalls die Einigungsstelle anrufen. Führt der Arbeitgeber ein elektronisches System ein, kommt nach Auffassung des BMAS das Mitbestimmungsrecht bei technischen Überwachungseinrichtungen nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG hinzu, soweit bei der Ausgestaltung noch Spielraum besteht.
Eine Betriebsvereinbarung zur Zeiterfassung sollte deshalb mindestens regeln:
- wer erfasst (Beschäftigte selbst oder Vorgesetzte) und bis wann,
- wie Pausen, Dienstreisen, Rufbereitschaft und mobiles Arbeiten erfasst werden,
- wie Korrekturen erfolgen und wer sie freigibt,
- wer welche Daten sehen darf und wofür sie nicht verwendet werden, etwa zur Leistungskontrolle,
- wie lange die Daten gespeichert und wann sie gelöscht werden.
Die Reform: was geplant ist und was davon gilt
Seit dem BAG-Beschluss wird über eine gesetzliche Regelung im Arbeitszeitgesetz gestritten. Jeder Schritt hat einen anderen rechtlichen Status:
| Datum | Schritt | Status |
|---|---|---|
| 14. Mai 2019 | EuGH, C-55/18 (CCOO) | Urteil, bindet die Mitgliedstaaten |
| 13. September 2022 | BAG, 1 ABR 22/21 | Geltendes Recht über § 3 ArbSchG |
| 18. April 2023 | BMAS-Referentenentwurf zu § 16 ArbZG | Nie vom Kabinett beschlossen |
| 2025 | Koalitionsvertrag CDU, CSU und SPD | Politische Absichtserklärung |
| Juli bis Oktober 2025 | Dialog mit den Sozialpartnern | Inhalt vertraulich, laut Bundesregierung ausgewertet |
| Mitte Juni 2026 | Neuer BMAS-Referentenentwurf | Nicht offiziell veröffentlicht, kein Kabinettsbeschluss |
| 1./2. Juli 2026 | Koalitionsausschuss | Reform nicht im beschlossenen Maßnahmenpaket |
Der Entwurf von 2023 sah eine elektronische Erfassung am Tag der Arbeitsleistung vor, Übergangsfristen von einem, zwei oder fünf Jahren je nach Betriebsgröße und eine dauerhafte Ausnahme von der elektronischen Form für Arbeitgeber mit bis zu zehn Beschäftigten (Haufe, 20. April 2023). Ins Kabinett kam er nie. Noch im Juli 2024 erklärte die Bundesregierung, sie könne „noch keinen Zeitplan" nennen (hib, 2. Juli 2024).
Der Koalitionsvertrag von CDU, CSU und SPD verbindet zwei Vorhaben. Er will „die Möglichkeit einer wöchentlichen anstatt einer täglichen Höchstarbeitszeit schaffen". Und er kündigt an: „Wir werden die Pflicht zur elektronischen Erfassung von Arbeitszeiten unbürokratisch regeln und dabei für kleine und mittlere Unternehmen angemessene Übergangsregeln vorsehen." Vertrauensarbeitszeit soll „ohne Zeiterfassung im Einklang mit der EU-Arbeitszeitrichtlinie möglich" bleiben. Wie das mit dem BAG-Beschluss zusammenpasst, lässt der Vertrag offen.
Der Referentenentwurf vom Juni 2026 ist nicht offiziell veröffentlicht. Nach Berichten, etwa im Handwerksblatt vom 1. Juli 2026, knüpft er an 2023 an. Beginn, Ende und Dauer sollen taggleich und elektronisch erfasst werden. Betriebe mit bis zu zehn Beschäftigten müssen weiter aufzeichnen, aber nicht elektronisch. Für Arbeitgeber mit weniger als 250 Beschäftigten soll eine Übergangsfrist von zwei Jahren gelten, unter 50 Beschäftigten von fünf Jahren. Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich, wenn der Arbeitgeber sicherstellt, dass er Verstöße gegen Höchstarbeitszeit und Ruhezeiten bemerkt. Die wöchentliche Höchstarbeitszeit soll nur über Tarifverträge oder darauf gestützte Betriebsvereinbarungen möglich werden, nicht für jeden Betrieb.
Stand 6. Oktober 2026 hat das Kabinett keinen Gesetzentwurf beschlossen, und im Bundestag ist keiner eingebracht. Ein Inkrafttreten ist damit nicht absehbar. Alle Zahlen zu Übergangsfristen und Schwellenwerten sind Entwurfsinhalte und können sich im weiteren Verfahren ändern. Den aktuellen Stand prüfen Sie am verlässlichsten im Dokumentationssystem des Bundestags unter dip.bundestag.de.
Was Sie jetzt tun sollten
Wer die heutige Pflicht sauber erfüllt, muss bei einer Reform wenig umbauen. Fünf Schritte genügen für die meisten Betriebe.
- Lücken finden. Prüfen Sie für jede Beschäftigtengruppe, ob Beginn, Ende und Dauer der gesamten Arbeitszeit erfasst werden, nicht nur Überstunden. Typische Lücken sind Außendienst und Homeoffice.
- Ausnahmen eng prüfen. Klären Sie, wer wirklich leitender Angestellter nach § 5 Abs. 3 BetrVG ist. Im Zweifel erfassen Sie.
- Elektronik-fähig erfassen. Papier ist zulässig. Wer heute ein neues System auswählt, sollte aber auf taggleiche Erfassung und ein Änderungsprotokoll achten. Das entspricht beiden Entwürfen.
- Betriebsrat früh einbinden. Bei der Ausgestaltung hat er ein Initiativrecht. Eine Betriebsvereinbarung schafft Klarheit für alle Seiten.
- Regeln erklären. Viele Fehler entstehen bei Alltagsfragen wie „Zählt die Fahrt zum Kunden?" oder „Muss ich im Homeoffice die Pause eintragen?". Die Antworten gehören schriftlich an eine Stelle, die alle erreichen.
Solche Fragen wiederholen sich, und sie kommen nicht nur zu Bürozeiten. Aura beantwortet solche Fragen auf Grundlage Ihrer Betriebsvereinbarung und des deutschen Arbeitsrechts, nennt die Fundstelle und gibt an Ihr HR-Team weiter, wenn die Unterlagen eine Frage nicht abdecken.
Dieser Beitrag gibt den Stand vom 6. Oktober 2026 wieder und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.