TL;DR: La empresa debe entregar cada mes un recibo de salarios ajustado al modelo oficial de la Orden de 27 de diciembre de 1994, con el anexo de la Orden ESS/2098/2014, o al que fije el convenio. Puede entregarlo en soporte digital, no necesita la firma del trabajador si paga por transferencia y debe conservarlo al menos cinco años. No entregarlo a tiempo es una infracción leve de la LISOS, con multa de 70 a 750 euros.
El recibo de salarios: qué es y qué norma lo exige
Pagar el salario no basta. Cada mes la empresa tiene que documentar ese pago, y el artículo 29.1 del Estatuto de los Trabajadores dice cómo: «la documentación del salario se realizará mediante la entrega al trabajador de un recibo individual y justificativo del pago del mismo». Ese documento es el recibo de salarios, lo que todo el mundo llama la nómina, y tanto su contenido como su entrega tienen reglas propias.
El mismo artículo fija el ritmo. La liquidación y el pago del salario se hacen «puntual y documentalmente en la fecha y lugar convenidos o conforme a los usos y costumbres», y el periodo al que se refieren las retribuciones periódicas no puede exceder de un mes.
Esta guía está escrita para quien cierra la nómina en una pyme: qué debe contener el recibo, cómo entregarlo, qué hacer con la firma, cuánto tiempo guardarlo y qué pasa cuando algo falla. Si lo que busca es cómo consulta un trabajador su recibo en los portales más habituales, lo explicamos en nuestra guía para ver la nómina online.
El modelo oficial de nómina y lo que debe contener
El artículo 29.1 del Estatuto obliga a ajustar el recibo al modelo que apruebe el Ministerio. Admite una excepción: que el convenio colectivo o, en su defecto, un acuerdo entre la empresa y los representantes de los trabajadores establezca otro modelo «que contenga con la debida claridad y separación las diferentes percepciones del trabajador, así como las deducciones que legalmente procedan». Antes de tocar el formato, por tanto, conviene mirar el convenio.
El modelo oficial lo aprobó la Orden de 27 de diciembre de 1994. Su anexo lo sustituyó la Orden ESS/2098/2014, de 6 de noviembre, que tituló el documento «Recibo individual justificativo del pago de salarios» y añadió un bloque con la aportación de la empresa a la Seguridad Social. El motivo está en la propia Orden: hasta entonces el recibo solo mostraba la base y el tipo de la aportación del trabajador. Hoy esa obligación figura en el artículo 142.2 de la Ley General de la Seguridad Social, que exige informar en los justificantes de pago de «la cuantía total de la cotización a la Seguridad Social», separando la parte de la empresa y la del trabajador.
Este es el contenido del modelo, según el anexo publicado en el BOE:
| Bloque | Qué recoge |
|---|---|
| Encabezado | Empresa, domicilio, CIF y código de cuenta de cotización; trabajador, NIF, número de afiliación a la Seguridad Social, grupo profesional y grupo de cotización; periodo de liquidación y total de días |
| Devengos: percepciones salariales | Salario base, complementos salariales, horas extraordinarias, horas complementarias de los contratos a tiempo parcial, gratificaciones extraordinarias y salario en especie |
| Devengos: percepciones no salariales | Indemnizaciones o suplidos, prestaciones e indemnizaciones de la Seguridad Social, indemnizaciones por traslados, suspensiones o despidos y otras percepciones no salariales. Cierra con el total devengado |
| Deducciones | Aportación del trabajador a la Seguridad Social y conceptos de recaudación conjunta (contingencias comunes, desempleo, formación profesional y horas extraordinarias, con su porcentaje), IRPF, anticipos, valor de los productos recibidos en especie y otras deducciones. Cierra con el total a deducir |
| Líquido y cierre | Líquido total a percibir, que es el total devengado menos el total a deducir; fecha, firma y sello de la empresa y el «Recibí» |
| Bases y aportación de la empresa | Base de contingencias comunes (remuneración mensual más prorrata de pagas extraordinarias), contingencias profesionales (AT y EP), desempleo, formación profesional, Fondo de Garantía Salarial, cotización adicional por horas extraordinarias y base sujeta a retención del IRPF, con la aportación de la empresa en cada concepto |
El artículo 1 de la Orden de 1994 deja margen para el diseño. Se considera ajustado al modelo el recibo que, «sin eliminar ninguno de los conceptos» del anexo «ni alterar su denominación», introduzca cambios puramente formales o añada información sobre la retribución. Puede cambiar la maquetación o añadir el logotipo; quitar un concepto o rebautizarlo, no.
Ese mismo artículo establece que el recibo se refiere a meses naturales. Si la empresa paga por periodos más cortos, por ejemplo cada quincena, esos pagos se documentan como anticipos a cuenta de la liquidación definitiva, que se hace en el recibo mensual.
Los resúmenes de horas que acompañan al recibo
Dos supuestos obligan a entregar algo más junto con la nómina.
El primero son las horas extraordinarias. Según el artículo 35.5 del Estatuto, «la jornada de cada trabajador se registrará día a día y se totalizará en el periodo fijado para el abono de las retribuciones, entregando copia del resumen al trabajador en el recibo correspondiente».
El segundo es el trabajo a tiempo parcial. El artículo 12.4.c) exige registrar la jornada día a día, totalizarla cada mes y entregar al trabajador, «junto con el recibo de salarios, del resumen de todas las horas realizadas en cada mes, tanto las ordinarias como las complementarias». Esos resúmenes mensuales se conservan un mínimo de cuatro años. La consecuencia de no hacerlo es seria: el contrato se presume celebrado a jornada completa, salvo prueba en contrario que acredite el carácter parcial de los servicios.
Ambos salen del registro de jornada, que explicamos en nuestra guía sobre el registro horario obligatorio.
Cómo entregar la nómina: papel, portal o correo electrónico
¿Es obligatorio entregar las nóminas en papel?
No. Lo resolvió la Sala de lo Social del Tribunal Supremo en una sentencia de 1 de diciembre de 2016, que el Consejo General del Poder Judicial resumió en una nota de 4 de enero de 2017. Transportes Unidos de Asturias, que explota líneas urbanas de autobús en Oviedo, dejó en febrero de 2013 de meter la nómina en papel en los buzones individuales y pasó a colgarla en una cuenta personal, accesible desde un terminal situado junto a esos buzones con el DNI y una clave.
El sindicato USO de Asturias recurrió con el argumento de que la empresa no podía cambiar por su cuenta una práctica seguida siempre. El Supremo rechazó el recurso: «ninguna de las normas cuya infracción denuncia el recurrente contiene exigencia alguna respecto al formato en el que ha de entregarse las nóminas a los trabajadores». Añadió que el cambio no supone perjuicio ni molestia, porque quien quiera papel solo tiene que imprimir. Con ello abandonó el criterio de una sentencia de 22 de diciembre de 2011, referida a Air Europa, que entendía que la entrega debía ser en papel.
Un detalle del caso tiene consecuencias prácticas. La empresa puso el terminal en el centro de trabajo, junto a los buzones, y el trabajador podía consultar el recibo y sacar una copia. Si parte de su plantilla no usa ordenador ni correo corporativo, prevea un punto de acceso equivalente o un procedimiento sencillo para pedir la copia impresa. Cómo elegir y desplegar esa herramienta lo tratamos en la guía legal del portal del empleado.
Enviar las nóminas por email y la protección de datos
La nota del CGPJ no menciona el correo electrónico. La sentencia razona sobre el soporte en general, aunque el caso que resolvió fue un acceso con DNI y clave en el propio centro.
Tampoco la guía de la AEPD «La protección de datos en las relaciones laborales», en su versión de diciembre de 2025, dedica un apartado al envío de nóminas por correo. Sí contiene dos ideas que afectan a la decisión. La primera, que los datos deben ser los necesarios, y pone un ejemplo: «La empresa no necesita en todo caso la dirección de email personal o el número de teléfono privado de la persona trabajadora». La segunda, que la nómina puede incluir el domicilio fiscal, la cuenta bancaria e incluso datos de salud o el descuento de la cuota sindical, y que esos datos «no deben ser conocidos por terceros».
A eso se suma el artículo 32 del RGPD, que obliga a aplicar medidas de seguridad adecuadas al riesgo, entre ellas «la seudonimización y el cifrado de datos personales», y que pide valorar en particular el riesgo de «comunicación o acceso no autorizados». Si una nómina acaba en un buzón equivocado, el artículo 33 obliga a notificar la brecha a la autoridad de control sin dilación indebida y, de ser posible, en un máximo de 72 horas, salvo que sea improbable que suponga un riesgo para las personas afectadas.
En la práctica, de esas normas se deducen algunas pautas razonables. Use el correo corporativo cuando exista. Si envía el recibo como adjunto, protéjalo con una contraseña que viaje por otro canal. Mejor aún, envíe un aviso y deje el documento en un portal con acceso individual. Y antes de cada cierre, compruebe las altas, las bajas y los cambios de dirección.
La firma de la nómina y la prueba de entrega
La firma depende de cómo se pague. El artículo 2 de la Orden de 1994 distingue dos situaciones.
Si el salario se abona en efectivo o con cheque o talón, el recibo «será firmado por el trabajador al hacerle entrega del duplicado del mismo». La Orden precisa el valor de esa firma: «dará fe de la percepción por el trabajador de dichas cantidades, sin que suponga su conformidad con las mismas». Un trabajador que firma puede reclamar después. Para las cantidades salariales, el artículo 59.2 del Estatuto le da un año desde que la acción pudo ejercitarse.
Si el salario se paga por transferencia, la empresa entrega el duplicado «sin recabar su firma», que se entiende sustituida por el comprobante del banco. En este apartado se apoyó el Supremo para considerar compatible el soporte digital con la Orden. Recuerde que, según el artículo 29.4 del Estatuto, pagar el salario con cheque u otra modalidad a través de entidades de crédito requiere informe previo al comité de empresa o a los delegados de personal.
Pagando por transferencia, el comprobante bancario acredita el cobro. Que el recibo llegó es otra cuestión, y la norma no regula cómo probarlo. Si entrega en un portal, conserve el registro de cuándo se publicó cada recibo y de los accesos. Si lo envía por correo, guarde los envíos.
Cuánto tiempo hay que conservar las nóminas
El artículo 3 de la Orden de 1994 es claro: los recibos se archivan y conservan «junto con los boletines de cotización a la Seguridad Social, durante un período mínimo de cinco años, a fin de permitir las comprobaciones oportunas».
La LISOS (Real Decreto Legislativo 5/2000) maneja otra cifra. Su artículo 21.1 califica como infracción leve en materia de Seguridad Social no conservar «durante cuatro años» la documentación de cotización y los recibos justificativos del pago de salarios. Las dos normas conviven, así que la regla práctica es quedarse con la más larga: cinco años como mínimo.
Para los resúmenes de horas de los contratos a tiempo parcial rige el plazo de cuatro años del artículo 12.4.c) del Estatuto. Y si cambia de gestoría o de programa de nóminas, asegúrese de recibir el histórico completo en un formato que pueda abrir sin depender del proveedor anterior. Ese archivo es también el que resuelve las peticiones de nóminas antiguas, que la plantilla suele necesitar para un préstamo o un alquiler.
Retrasos, errores y correcciones
Pagar tarde tiene un coste fijado por ley
El artículo 29.3 del Estatuto fija el interés por mora en el pago del salario en «el diez por ciento de lo adeudado». Si el retraso se repite, las consecuencias son mayores. El artículo 50.1.b), en su redacción vigente desde el 3 de abril de 2025, permite al trabajador pedir la extinción del contrato por falta de pago o retrasos continuados. Precisa que hay retraso cuando se supera en quince días la fecha fijada para el abono, y que la causa concurre cuando se adeudan tres mensualidades completas en un año, aunque no sean consecutivas, o cuando hay retraso durante seis meses, tampoco necesariamente consecutivos. En ese caso, el trabajador tiene derecho a la indemnización del despido improcedente.
En el plano administrativo, el artículo 8.1 de la LISOS califica como muy grave «el impago y los retrasos reiterados en el pago del salario debido».
Cuando el recibo no cuadra
El artículo 7.3 de la LISOS considera infracción grave «no consignar en el recibo de salarios las cantidades realmente abonadas al trabajador». El recibo tiene que reflejar lo que de verdad se pagó, sin cantidades pagadas por fuera.
Hay un error con efectos irreversibles. El artículo 142.2 de la Ley General de la Seguridad Social establece que, si la empresa no descuenta la aportación del trabajador al pagar el salario, «no podrá realizarlo con posterioridad, quedando obligado a ingresar la totalidad de las cuotas a su exclusivo cargo».
La Orden no regula un procedimiento para rectificar recibos. Lo prudente es que cada corrección deje rastro: un recibo rectificado del mes afectado o, si se regulariza en el siguiente, una línea que identifique el concepto y el periodo al que corresponde.
Qué pasa si la empresa no entrega la nómina
La LISOS lo tipifica de forma expresa. Su artículo 6.2 califica como infracción leve «no entregar puntualmente al trabajador el recibo de salarios o no utilizar el modelo de recibo de salarios aplicable, oficial o pactado».
El artículo 40.1 fija las multas por grados:
| Infracción | Ejemplo relacionado con la nómina | Multa |
|---|---|---|
| Leve (art. 6.2) | No entregar el recibo a tiempo o no usar el modelo aplicable | De 70 a 750 € |
| Grave (art. 7.3) | No consignar las cantidades realmente abonadas | De 751 a 7.500 € |
| Muy grave (art. 8.1) | Impago o retrasos reiterados en el pago del salario | De 7.501 a 225.018 € |
Cada tramo se divide en grado mínimo, medio y máximo. Las leves, por ejemplo, van de 70 a 150 euros en grado mínimo, de 151 a 370 en grado medio y de 371 a 750 en grado máximo.
Protección de datos en la nómina: qué figura y quién la ve
La guía de la AEPD fija el criterio de contenido: en las nóminas «no debe figurar información superflua o adicional, diferente a la relación de ingresos y deducciones derivadas del contrato de trabajo». Desaconseja mencionar la afiliación sindical y recomienda identificar el descuento de la cuota sindical de forma que terceros no puedan conocerlo, porque entidades públicas y privadas piden la nómina habitualmente para muchos trámites.
Sobre quién trata los datos, la AEPD recuerda que es muy frecuente encargar la nómina a una asesoría o gestoría, que actúa como encargada del tratamiento. El artículo 28.3 del RGPD exige que esa relación se rija por un contrato u otro acto jurídico.
Sobre quién la ve, la guía es clara con la representación de los trabajadores: la información que el empleador debe dar al comité «no alcanza a las nóminas de las personas trabajadoras», aunque añade que el convenio colectivo podría ampliar esa cesión. Dentro de la empresa rige el deber de confidencialidad del artículo 5 de la LOPDGDD, que alcanza a todas las personas que intervienen en cualquier fase del tratamiento y se mantiene aunque dejen la empresa. Conviene limitar el acceso a las nóminas a quien las necesita para su trabajo.
Lista de comprobación para el cierre de nómina en una pyme
Antes de dar el mes por cerrado:
- Modelo. El recibo sigue el modelo oficial con todos sus conceptos y denominaciones, o el que fije su convenio colectivo.
- Aportación de la empresa. Aparece la cotización total a la Seguridad Social, con la parte de la empresa separada de la del trabajador.
- Periodo. El recibo cubre el mes natural; los pagos parciales figuran como anticipos.
- Cotizaciones descontadas. La aportación del trabajador se ha descontado en este pago, porque después ya no se podrá.
- Resúmenes de horas. Se entregan con el recibo el de horas extraordinarias y, en los contratos a tiempo parcial, el mensual de todas las horas.
- Fecha. El pago y la entrega se hacen en la fecha convenida. Pasados quince días hay retraso a efectos del artículo 50.
- Canal. Cada persona tiene un canal que funciona: portal, correo corporativo o copia en papel para quien la pida.
- Seguridad. Los envíos van a direcciones comprobadas y los adjuntos, protegidos.
- Firma. Si alguien cobra en efectivo o con cheque, firma el recibo; si cobra por transferencia, se guarda el comprobante bancario.
- Archivo. Recibo y boletín de cotización quedan archivados juntos para cinco años como mínimo.
- Accesos. Solo ve las nóminas quien las necesita, y la gestoría tiene firmado el contrato de encargado.
Después del cierre llegan las preguntas de la plantilla, del tipo qué es la prorrata de pagas extraordinarias o cuándo se cobran las horas extra. Muchas tienen respuesta en el convenio y en la política interna, o en el propio Estatuto. Aura es una IA que responde a esas consultas de la plantilla a partir de los documentos de la propia empresa y de la legislación laboral española, cita el texto en el que se apoya y deriva a RRHH las que necesitan criterio humano.