Personeelsdossier bewaartermijn: wat bewaart u hoe lang?

TL;DR: Het personeelsdossier valt onder twee regimes tegelijk: de AVG bepaalt wát je mag vastleggen en hoe lang je het mag houden, de fiscale bewaarplicht bepaalt wat je móét houden. Dit artikel zet per document de juiste bewaartermijn, de grondslag en het inzagerecht van de werknemer op één plek.

Waarom het personeelsdossier onder twee wetten tegelijk valt

Zoek online op hoe lang u een personeelsdossier moet bewaren en u krijgt twee antwoorden die elkaar uitsluiten. Het ene zegt: maximaal twee jaar na uitdiensttreding. Het andere zegt: zeven jaar. Allebei kloppen ze — alleen niet voor dezelfde documenten.

Dat komt doordat het personeelsdossier onder twee regimes tegelijk valt. De AVG bepaalt wát u mag vastleggen en stelt geen hard getal: gegevens mogen niet langer worden bewaard dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld (artikel 5 lid 1 sub e). Dat is een afweging die u zelf maakt en moet kunnen motiveren.

Daarnaast staat de fiscale bewaarplicht, aangevuld met de Wwft voor de kopie van het identiteitsbewijs. Die stelt geen bovengrens maar een ondergrens: bepaalde stukken móét u houden, ook als u ze zelf niet meer nodig hebt. De eerste wet zegt hoe lang u iets mag bewaren, de tweede hoe lang u iets moet bewaren — en wie die twee door elkaar haalt, gooit loonstroken te vroeg weg of houdt beoordelingsverslagen jaren te lang.

Beide fouten zijn een probleem, en beide zijn te voorkomen door het dossier één keer goed in te delen. Hieronder staat wat erin hoort, wat er niet in mag, hoe lang elk document bewaard blijft, wie het mag inzien en waar het inzagerecht van de werknemer ophoudt. Voor het grotere geheel is het nuttig om de bredere arbeidsrechtelijke context waarin het personeelsdossier staat ernaast te leggen.

Wat moet er in een personeelsdossier?

Er bestaat geen wettelijke lijst van verplichte documenten. Wel is er een duidelijke toets: u mag alleen gegevens verwerken die noodzakelijk zijn om de arbeidsovereenkomst uit te voeren of om aan een wettelijke verplichting te voldoen. "Handig om te hebben" is geen grondslag, en dat onderscheid is strenger dan het in de dagelijkse praktijk voelt.

De harde kern is klein. NAW-gegevens, geboortedatum, BSN, functie en salarisgegevens, een kopie van een geldig identiteitsbewijs, de ondertekende arbeidsovereenkomst en alle latere wijzigingen daarop. Dit zijn de stukken waarop de salarisadministratie en de Belastingdienst steunen; zonder deze gegevens kunt u eenvoudigweg geen loon uitbetalen.

Daaromheen mag veel, mits het noodzakelijk is voor de arbeidsrelatie. Ziekmeldingen — dus de datum waarop iemand zich ziek meldde, niet de reden — en verzuimoverzichten. Functionerings- en beoordelingsverslagen, verslagen van gevoerde gesprekken, officiële waarschuwingen en klachten. Het opleidingsdossier, promoties, correspondentie over de loopbaan en bij vertrek het verslag van het exitgesprek.

Praktisch werkt het het beste om die stukken in vier bakken te verdelen: sollicitatie, loonadministratie, dienstverband en uit dienst. Die indeling is niet toevallig — ze loopt gelijk met de bewaartermijnen verderop in dit artikel. Geen wet schrijft een indeling voor, maar zonder ordening per bewaartermijn wordt opschonen achteraf handwerk waar niemand aan toekomt. Het is het verschil tussen een jaarlijkse routine van een halve dag en een project dat steeds wordt uitgesteld.

Wat mag er niet in — en waarom de VOG het lastigste geval is

De duidelijkste grens loopt bij medische gegevens. U legt vast dát iemand ziek is en vanaf welke datum, plus wat er is afgesproken over werkhervatting. De aard van de klacht, de diagnose of de behandeling horen daar niet bij. Die informatie hoort thuis bij de arbodienst of de bedrijfsarts, die daarvoor een eigen dossier voert waar u als werkgever geen toegang toe hebt.

Ook bijzondere categorieën persoonsgegevens houdt u erbuiten: afkomst en etniciteit, religie, seksuele geaardheid, politieke voorkeur en vakbondslidmaatschap. Er zijn smalle uitzonderingen — identificatie, of een diversiteitsbeleid dat aan strikte voorwaarden voldoet — maar dat zijn uitzonderingen, geen ruimte voor gemakzucht. Strafrechtelijke gegevens mogen alleen onder strenge voorwaarden en met een aantoonbaar gerechtvaardigd belang worden verwerkt.

Precies daar wringt het bij de verklaring omtrent het gedrag. Veel werkgevers vragen bij indiensttreding een VOG en stoppen de kopie in het dossier, in de veronderstelling dat dit de zorgvuldige route is. Er is echter geen wet die het bewaren van zo'n kopie verplicht of expliciet toestaat, en de lijn van de Autoriteit Persoonsgegevens is dat het bewaren van een VOG-kopie neerkomt op het verwerken van strafrechtelijke gegevens.

De veiliger praktijk is eenvoudig: leg vast dát u het originele document hebt gezien, met de datum en de functie waarvoor de verklaring gold, en bewaar de kopie niet. U kunt dan nog steeds aantonen dat u de screening hebt uitgevoerd, zonder gegevens te bewaren waarvoor u geen grondslag hebt.

Dit soort details voelt als een formaliteit tot het moment waarop een oud-werknemer een klacht indient. Dan blijkt het geen formaliteit te zijn, maar precies het punt waarop de zaak draait.

Bewaartermijn per document: het volledige overzicht

De onderstaande tabel zet per documentsoort de termijn, de grondslag en — het punt dat het vaakst misgaat — het moment waarop de klok begint te lopen.

De bovenste rij is de belangrijkste correctie op wat u elders leest. De Belastingdienst schrijft een bewaarplicht van zeven jaar voor de loonadministratie voor, en die termijn begint niet op de dag van de laatste loonstrook maar op 1 januari van het jaar ná afsluiting van de administratie. In de praktijk bewaart u die stukken dus bijna acht jaar. Wie hier "maximaal twee jaar" op toepast, vernietigt stukken die de fiscus nog kan opvragen.

De kopie van het identiteitsbewijs volgt een derde regime. De termijn van vijf jaar na einde dienstverband komt uit de Wwft, niet uit de AVG, en de kopie hoort bij de loonadministratie bewaard te worden — niet los in het dossier.

De twee jaar voor beoordelings- en functioneringsverslagen is nadrukkelijk een richtlijn en geen wettelijke termijn. Rendement noemt die termijn als gangbare invulling van het AVG-noodzakelijkheidsbeginsel. Dat betekent dat u ervan mag afwijken, mits u het kunt motiveren.

De kortste termijn is die van sollicitatiegegevens: vier weken na afloop van de procedure, of een jaar met uitdrukkelijke toestemming van de kandidaat. Deze wordt vaker overtreden dan welke andere ook, meestal niet bewust maar doordat cv's in mailboxen en gedeelde mappen blijven hangen nadat de vacature is vervuld.

De verlofadministratie verdient hier een aparte opmerking, omdat de bewaartermijn iets anders is dan de vervaltermijn van de dagen zelf; wie dat uit elkaar wil houden, doet er goed aan de opbouw en vervaldata van wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen erbij te pakken.

Waarom bronnen elkaar tegenspreken over de arbeidsovereenkomst

De arbeidsovereenkomst zelf is het scherpste voorbeeld van de botsing tussen beide regimes. Sommige bronnen scharen het contract onder de loonadministratie en komen op zeven jaar uit. Andere behandelen het als een gewoon dossierstuk en noemen twee jaar na uitdiensttreding. Geen van beide is onzin.

De reden dat dit nergens wordt opgehelderd, is dat vrijwel niemand benoemt dat er twee grondslagen naast elkaar gelden. Zolang dat onbenoemd blijft, lijkt het op twee bronnen die elkaar tegenspreken, terwijl het in werkelijkheid twee wetten zijn die iets anders regelen.

De werkbare vuistregel: onderbouwt een document een loonpost, dan geldt de fiscale termijn. Onderbouwt het uitsluitend de arbeidsrelatie, dan geldt de AVG-afweging. Een arbeidsovereenkomst waarin het salaris staat, doet allebei — en dan wint de langste termijn, want een wettelijke bewaarplicht is niet optioneel.

Een langere termijn mag ook buiten de fiscale hoek, mits u hem kunt motiveren. Een lopend verbetertraject of een dreigende ontslagprocedure is zo'n motivering. "Voor de zekerheid" is dat niet. Leg de gekozen termijn én de reden ervan vast in een kort bewaarbeleid — bij een klacht is dat document uw verdediging.

Wie mag het personeelsdossier inzien?

Binnen de organisatie geldt het uitgangspunt need-to-know: alleen medewerkers die het dossier daadwerkelijk nodig hebben voor hun taak, krijgen toegang. In de praktijk zijn dat HR, de salarisadministratie voor de loongegevens en de direct leidinggevende voor het deel dat over functioneren gaat.

Dat laatste wordt vaak te ruim uitgelegd. Een leidinggevende die beoordelingsgesprekken voert, heeft daarvoor de gespreksverslagen nodig — niet het BSN, niet de kopie van het identiteitsbewijs en niet de loonhistorie. Toegang hoort dus per onderdeel geregeld te zijn, niet per persoon. Wie eenmaal binnen is, ziet in veel organisaties alles, en dat is een keuze die zelden bewust is gemaakt.

Buiten de organisatie is de kring net zo beperkt. De arbodienst houdt een eigen medisch dossier bij dat u niet inziet. De accountant ziet de loonadministratie voor zover nodig voor de controle. De Belastingdienst kan de fiscale stukken opvragen. Daarmee houdt het op.

De ondernemingsraad heeft geen toegang tot individuele dossiers; de OR heeft bevoegdheden over beleid, niet over personen. Collega's evenmin, en een toekomstige werkgever al helemaal niet — die krijgt hooguit wat de werknemer zelf deelt.

In de praktijk is dit het zwakke punt van een dossier dat op een gedeelde netwerkschijf staat. Mapstructuren houden mensen niet tegen, ze maken alleen de weg iets langer. Zodra u toegang per onderdeel wilt regelen en wilt kunnen terugzien wie wat heeft ingezien, hebt u een systeem met rollen en logging nodig in plaats van een map met rechten.

Het inzagerecht van de werknemer — en waar het ophoudt

Artikel 15 AVG geeft iedere werknemer het recht op bevestiging dat er persoonsgegevens over hem worden verwerkt, plus een kopie van die gegevens. Dat recht is breed en het geldt ongeacht de vorm van het dossier: Nederlandse rechtspraak bevestigde in 2018 (Rechtbank Midden-Nederland) dat ook een papieren personeelsdossier een "bestand" is in de zin van de AVG, omdat de gegevens gestructureerd en logisch toegankelijk zijn opgeslagen. Papier is dus geen ontsnappingsroute.

De termijn is concreet. U reageert zonder onnodige vertraging en in elk geval binnen één maand, aldus ESJ Advocaten. Bij complexe of talrijke verzoeken mag u met maximaal twee maanden verlengen, maar dan moet u dat wél binnen die eerste maand melden. Verzuimt u die melding, dan hebt u de verlenging feitelijk verspeeld.

Inzage is in beginsel kosteloos. Alleen bij herhaalde of kennelijk buitensporige verzoeken mag u een redelijke vergoeding vragen, en die moet u kunnen onderbouwen. Ook oud-werknemers hebben dit recht — uitdiensttreding beëindigt het niet, wat betekent dat een verzoek jaren na vertrek gewoon geldig is.

Het recht is breed, maar niet onbegrensd. Persoonlijke werkaantekeningen van een leidinggevende die uitsluitend voor intern beraad zijn bedoeld, vallen erbuiten. Het eindrapport dat mede op die aantekeningen is gebaseerd, valt er wél onder. Persoonsgegevens van derden — namen van collega's in een klachtdossier bijvoorbeeld — worden weggelakt voordat u de kopie verstrekt.

Correctie is een apart recht met een eigen grens. Feitelijk onjuiste gegevens moet u corrigeren. Maar een beoordeling waarmee de werknemer het inhoudelijk oneens is, hoeft u niet te herschrijven; een oordeel is geen feit. Wel moet u de zienswijze van de werknemer aan het stuk toevoegen, zodat het dossier beide kanten bevat.

Een inzageverzoek is in de praktijk vooral een toets op uw bewaarbeleid. Zit er materiaal in dat er allang niet meer had mogen zijn, dan is de aanwezigheid daarvan zelf de overtreding — nog voordat u aan de inzage toekomt.

Dat is de reden waarom bewaartermijnen en inzagerecht geen twee losse onderwerpen zijn. Het zijn twee kanten van dezelfde discipline.

Digitaal of papier: wat mag, en het addertje bij scannen

Geen wet schrijft een vorm voor. Papier en digitaal zijn allebei toegestaan, en digitaal is inmiddels gangbaar omdat het dossier zich dan laat koppelen aan verzuim-, verlof- en salarisregistratie in plaats van los te staan van alles. Wie die koppeling overweegt, heeft baat bij een helder beeld van wat een HRIS is en wat het voor het MKB doet.

Er zit één addertje onder het gras dat vrijwel nergens wordt uitgelegd. Een ondertekende arbeidsovereenkomst geldt als onderhandse akte en heeft in een geschil sterke bewijskracht. Een gewone scan van dat contract heeft die kracht niet automatisch: als de echtheid van de handtekening wordt betwist, staat u met een pdf zwakker dan met het origineel.

Wilt u het papier vernietigen met behoud van dezelfde bewijswaarde, dan moet uw scanproces aan de vervangingsnorm voldoen. Dat is te doen, maar het is meer dan een scanner op de gang.

De praktische lijn is daarom: digitaliseer gerust, maar bewaar ondertekende arbeidsovereenkomsten fysiek zolang dat vervangingsproces niet aantoonbaar op orde is.

En bedenk dat digitaliseren het bewaarprobleem niet vanzelf oplost. Zonder metadata per document — categorie, startdatum van de klok, termijn — weet een digitale map net zo min wanneer iets weg moet als een archiefdoos.

Het dossier op orde: vier stappen

Stap 1. Deel het dossier in naar bewaartermijn, niet naar documentsoort. Vier bakken — sollicitatie, loonadministratie, dienstverband, uit dienst — die elk hun eigen klok volgen. Opschonen wordt dan een routine in plaats van een project.

Stap 2. Leg per categorie de termijn én de grondslag vast in een kort bewaarbeleid van hooguit één pagina. Zet erbij waarom u voor die termijn hebt gekozen. Bij een klacht of een inzageverzoek is dat document uw onderbouwing.

Stap 3. Regel toegang per onderdeel in plaats van per persoon. De vraag is niet wie het dossier mag inzien, maar welk deel iemand nodig heeft om zijn werk te doen.

Stap 4. Plan één opschoonmoment per jaar, in januari. Dat is het moment waarop de fiscale klok toch al verspringt, dus het scheelt een aparte administratie.

Het personeelsdossier is uiteindelijk geen archiefvraagstuk maar een afweging tussen twee wetten die verschillende dingen van u vragen. Het goede nieuws is dat u die afweging één keer hoeft te maken. Zet ze op papier, deel het dossier er passend bij in, en de tegenstrijdige adviezen die u online tegenkomt zijn geen probleem meer — u weet dan welk regime op welk document van toepassing is.

Gaat het om een concreet geschil, een ontslagdossier of een inzageverzoek waarvan de reikwijdte onduidelijk is, leg dat dan voor aan een arbeidsrechtjurist. Dit artikel is een naslagstuk, geen juridisch advies. Wilt u het dossier plaatsen in het geheel van rechten en plichten waarbinnen het functioneert, dan is de bredere arbeidsrechtelijke context waarin het personeelsdossier staat het logische vervolg.