TL;DR: Un despido es improcedente cuando la empresa no prueba los hechos alegados o incumple la forma exigida, y eso obliga a elegir entre readmitir o pagar 33 días de salario por año (45 días por el tiempo anterior al 12 de febrero de 2012). Esta guía recorre el árbol de decisión completo: causas, cálculo con ejemplos, salarios de tramitación, plazo de 20 días hábiles, paro y exención de IRPF.
Qué es un despido improcedente (y en qué se diferencia del procedente y del nulo)
La carta está redactada, la decisión se ha tomado con el responsable del área y la fecha de efectos ya figura en el documento. La duda que queda sobre la mesa de RRHH no es si el despido tiene sentido desde el punto de vista de la gestión, sino algo mucho más concreto: si un Juzgado de lo Social va a sostenerlo cuando lo lea.
Esa pregunta se responde con las tres calificaciones que recoge el artículo 55 del Estatuto de los Trabajadores. Un despido es procedente cuando la empresa acredita el incumplimiento que alega y ha respetado la forma exigida. Es improcedente cuando falla una de esas dos piezas: o no se prueban los hechos, o la comunicación y el procedimiento no cumplen los requisitos legales. Y es nulo cuando existe un móvil discriminatorio, se vulneran derechos fundamentales o la persona se encuentra en uno de los periodos legalmente protegidos.
La diferencia práctica entre las dos últimas categorías es la que conviene tener clara desde el principio. En el despido nulo no hay elección posible: la readmisión es obligatoria y se abonan los salarios dejados de percibir. En el improcedente, en cambio, la empresa conserva la opción entre readmitir o indemnizar, y esa opción tiene un precio que se puede calcular de antemano.
Un apunte de ámbito antes de seguir: esta guía se refiere al personal laboral. El personal funcionario se rige por un régimen disciplinario propio, así que el primer paso ante cualquier extinción es verificar el estatus contractual de cada persona de la plantilla. A partir de ahí, el recorrido: causas, cálculo de la indemnización, opción entre readmisión e indemnización, plazos, paro e IRPF.
Cómo un despido acaba siendo improcedente: defectos de forma frente a falta de prueba
Los despidos se declaran improcedentes por dos vías distintas, y merece la pena separarlas porque se previenen con medidas diferentes. Una es de fondo y otra es de procedimiento; una se corrige meses antes, la otra el mismo día.
La primera familia es la falta de prueba o de gravedad. Aquí la empresa no consigue acreditar los hechos que ha invocado, o los describe de forma tan vaga que resultan inverificables —«actitud inadecuada», «bajo rendimiento continuado» sin un solo dato detrás—, o bien los prueba pero el juzgado entiende que no alcanzan la gravedad que exige un despido disciplinario, porque la sanción es desproporcionada respecto del incumplimiento. A esto se suma un supuesto que se pasa por alto con frecuencia: el incumplimiento existió, se documentó, pero ya estaba prescrito cuando se decidió actuar.
La segunda familia son los defectos de forma. No hay comunicación escrita. La carta existe pero no detalla los hechos que motivan el despido, o no fija la fecha de efectos, ambos requisitos del artículo 55.1 del Estatuto de los Trabajadores. No se ha seguido el procedimiento adicional que impone el convenio colectivo aplicable, que en muchos sectores añade trámites propios. O no se entrega la documentación exigida en el momento de la comunicación.
Conviene añadir una cautela reciente. Desde noviembre de 2024, doctrina del Tribunal Supremo exige dar audiencia previa al trabajador antes de un despido disciplinario, de manera que la persona pueda pronunciarse sobre los hechos que se le imputan antes de que la decisión se materialice. Omitir ese trámite puede bastar por sí solo para que el despido se declare improcedente, con independencia de lo sólido que sea el fondo del asunto.
De ahí la consecuencia operativa que atraviesa todo lo demás: la carta de despido no se sostiene sobre lo bien redactada que esté el día que se firma, sino sobre la trazabilidad documental acumulada antes. Advertencias formalizadas, evaluaciones de desempeño con fechas, incidencias registradas y, cuando la causa se apoya en cuestiones de jornada o puntualidad, los registros de jornada que la empresa está obligada a conservar.
La indemnización de 33 días: fórmula y ejemplo resuelto
La regla general está en el artículo 56.1 del Estatuto de los Trabajadores, según recoge Iberley: 33 días de salario por año de servicio, prorrateando por meses los periodos inferiores al año, con un máximo de 24 mensualidades. Esta fórmula se aplica en su integridad a los contratos formalizados desde el 12 de febrero de 2012.
El cálculo tiene tres pasos. Primero, fijar el salario diario. Segundo, contar la antigüedad en años y meses. Tercero, multiplicar y comprobar que el resultado no supera el tope.
Veámoslo con un caso construido a partir de esa fórmula. Una persona con alta el 1 de marzo de 2018 y despido el 1 de marzo de 2026 acumula 8 años de antigüedad. Su salario bruto es de 2.000 € al mes.
- Salario diario: 2.000 × 12 / 365 ≈ 65,75 €
- Días de indemnización: 33 × 8 = 264 días
- Indemnización: 264 × 65,75 € ≈ 17.358 €
- Comprobación del tope: 24 mensualidades × 2.000 € = 48.000 €. No se alcanza, así que la cifra anterior se mantiene.
Dos advertencias imprescindibles sobre esta aritmética. La primera es que el salario diario admite variantes según el convenio colectivo y la estructura retributiva concreta: si las pagas extra se prorratean, si hay complementos consolidados, si existen conceptos variables que deben promediarse, la base cambia y con ella el resultado final. La segunda es que este ejemplo es una ilustración construida a partir de la fórmula legal, no un cálculo trasladable a un caso real sin revisión. Sirve para entender la mecánica y para ordenar una conversación interna, no para cerrar una cifra.
Contratos anteriores a febrero de 2012: el cálculo en dos tramos y el tope que sí muerde
El error más extendido con la plantilla de larga antigüedad es dar por hecho que un contrato antiguo «se indemniza a 45 días». No es así: siempre son dos tramos que se calculan por separado y después se suman.
El primer tramo cubre el tiempo transcurrido desde el inicio del contrato hasta el 12 de febrero de 2012, a razón de 45 días de salario por año, con un subtope propio de 42 mensualidades para ese periodo, según resume Confislab a partir de la disposición transitoria de la reforma laboral de 2012. El segundo tramo cubre desde esa fecha hasta el despido, a 33 días por año.
Sobre la suma opera un tope general de 720 días, salvo que el tramo anterior a la reforma ya superase por sí solo ese límite: en ese caso rige la cifra superior alcanzada en el primer tramo, con el subtope de 42 mensualidades como techo definitivo.
Este es el escenario en el que el tope realmente se activa. Una persona con alta el 1 de enero de 2005 y despido el 1 de enero de 2026, con los mismos 2.000 € al mes del ejemplo anterior:
- Tramo 1 (hasta el 12 de febrero de 2012): ≈ 7,1 años × 45 = 320 días
- Tramo 2 (desde esa fecha al despido): ≈ 13,9 años × 33 = 459 días
- Suma bruta: ≈ 779 días
- Como el tramo 1 por sí solo no supera los 720 días, se aplica el tope general: 720 × 65,75 € ≈ 47.340 €
Es decir, se indemnizan 720 días y no los 779 que arroja la suma. La diferencia son casi 3.900 € que la aritmética directa habría añadido de más.
En antigüedades largas, la pregunta relevante no es cuántos días salen, sino si el tope los recorta.
Para RRHH esto importa por una razón muy concreta: el tope cambia la cifra de referencia con la que se entra en cualquier conversación de salida con personal veterano. Calcularla mal por exceso debilita la posición negociadora de la empresa; calcularla mal por defecto genera una expectativa que después hay que corregir.
Readmisión o indemnización: quién elige y qué pasa con los salarios de tramitación
Declarada la improcedencia, la empresa dispone de cinco días desde la notificación de la sentencia para optar entre readmitir al trabajador o abonar la indemnización, conforme al artículo 56 del Estatuto de los Trabajadores. Si deja pasar ese plazo sin pronunciarse, se entiende que procede la readmisión. El silencio, por tanto, no es neutro: es la opción más cara.
Hay una excepción relevante. Cuando la persona despedida es representante legal de los trabajadores o representante sindical, la opción le corresponde a ella y no a la empresa; si tampoco la ejerce, se presume igualmente la readmisión.
Los salarios de tramitación —los salarios dejados de percibir entre la fecha del despido y la notificación de la sentencia— solo entran en juego en el escenario de readmisión. Se descuentan si el trabajador encontró otro empleo antes de ese momento y la empresa consigue probarlo, pero la regla de partida es la anterior. La cuenta sorprende cuando se hace: un despido en enero con readmisión en julio significa seis meses de salario abonados por un periodo en el que no hubo prestación de servicios, más la reincorporación efectiva de la persona a su puesto.
Existen dos formas de reconocer la improcedencia sin llegar a sentencia, y no son equivalentes. La primera es la práctica informal —el llamado despido exprés— de comunicar la extinción ofreciendo ya los 33 días por año: funciona únicamente si el trabajador acepta y no reclama. La segunda es el mecanismo del artículo 56.2 del Estatuto de los Trabajadores: la empresa reconoce formalmente la improcedencia, ofrece la indemnización y la consigna —la deposita a disposición del trabajador— en el Juzgado de lo Social, con lo que la extinción queda fijada en la fecha del despido y los salarios de tramitación dejan de devengarse. Además, como se verá al final, la vía formal es la que protege la exención fiscal de la indemnización.
El reloj de 20 días hábiles: papeleta de conciliación y caducidad
La acción contra el despido caduca a los veinte días siguientes, según el artículo 59.3 del Estatuto de los Trabajadores.
Que sea caducidad y no prescripción es la parte que más veces se explica mal, y la distinción tiene consecuencias absolutas. Un plazo de prescripción puede interrumpirse y volver a empezar; uno de caducidad, no. Vencidos los veinte días, la reclamación decae y no hay forma de reactivarla, por evidente que fuese la improcedencia del despido. Un expediente indefendible para la empresa se convierte en un expediente cerrado.
El cómputo se hace en días hábiles, lo que excluye sábados, domingos y festivos judiciales, y según el criterio habitual de cómputo arranca el día siguiente al despido o a su notificación. La presentación de la solicitud de conciliación —la papeleta ante el SMAC— interrumpe ese plazo de caducidad, y por eso es el primer paso real del procedimiento. Las mecánicas concretas de reanudación del plazo después del acto de conciliación proceden de guías secundarias y varían según cómo se resuelva el trámite, de modo que aquí se describen en términos generales y no como regla numérica cerrada.
Para RRHH, este calendario tiene una lectura adicional: los veinte días delimitan también la ventana en la que una conversación de acuerdo tiene sentido para ambas partes. Pasada esa ventana, la posición de cada uno cambia por completo.
Paro, finiquito e IRPF: lo que el trabajador cobra realmente
Tanto el despido procedente como el improcedente constituyen situación legal de desempleo y dan derecho a solicitar la prestación; la baja voluntaria queda fuera. Impugnar el despido no bloquea ni retrasa ese derecho: la prestación puede cobrarse mientras el procedimiento sigue abierto.
Para la prestación contributiva, el SEPE exige, entre otros requisitos, haber cotizado al menos 360 días por desempleo en los seis años anteriores, inscribirse como demandante de empleo y encontrarse en alta o en situación asimilada al alta. La inscripción y la solicitud tienen además su propia ventana de días hábiles desde la finalización del contrato, así que el trámite no admite demoras. Cuando aparecen dudas sobre el encuadramiento, el punto de partida es comprobar el alta en la Seguridad Social.
Queda la pieza que casi ninguna guía explica y que es la que de verdad cambia la cifra neta. Según el Manual práctico de Renta de la Agencia Tributaria, la indemnización legal por despido improcedente está exenta de IRPF hasta un límite de 180.000 €, y solo lo que exceda de esa cuantía tributa como rendimiento del trabajo. Esa exención está condicionada al reconocimiento formal de la improcedencia, en conciliación o por resolución judicial, lo que explica por qué interesa formalizar el acuerdo ante el SMAC en lugar de cerrarlo de forma privada: un pago acordado al margen del cauce formal puede acabar tratado fiscalmente de otra manera.
Por último, una distinción que conviene sostener en toda la comunicación con la persona afectada: el finiquito recoge el salario y los conceptos ya devengados y no percibidos, mientras que la indemnización compensa la extinción improcedente. Son cantidades distintas, se justifican por motivos distintos y no se compensan entre sí.
Cómo reducir el riesgo de improcedencia antes de firmar la carta
Casi todo lo anterior se puede anticipar. Antes de que la carta salga, merece la pena recorrer una lista breve:
- Los hechos son concretos, están fechados y se pueden verificar con documentación existente.
- Existe proporcionalidad entre el incumplimiento acreditado y la sanción de despido.
- El incumplimiento no está prescrito.
- La comunicación es escrita, detalla los hechos y fija la fecha de efectos.
- Se ha dado audiencia previa al trabajador en los despidos disciplinarios.
- Se ha revisado el procedimiento específico que impone el convenio colectivo aplicable.
A esa comprobación conviene añadir una simulación económica de los dos escenarios: cuánto cuesta la indemnización según los tramos que correspondan y cuánto costaría una readmisión con salarios de tramitación por los meses que previsiblemente dure el procedimiento. Esas dos cifras deberían estar sobre la mesa antes de decidir, no después de la sentencia.
La conclusión que devuelve la práctica es bastante consistente: la mayoría de los despidos improcedentes no nacen de una mala decisión de fondo, sino de documentación que no existía en el momento en que hizo falta. La decisión era defendible; lo que faltaba era el rastro.
Dicho esto, ningún artículo sustituye la revisión de un caso concreto. Antes de firmar una carta de despido, contraste el expediente con un abogado laboralista o un graduado social, especialmente si hay antigüedad larga, representación legal de los trabajadores o un convenio con trámites propios. Y si está revisando sus procesos internos, las guías del blog sobre el registro horario y sobre el estatus contractual de la plantilla son un buen complemento a esta.