TL;DR: En Belgique, aucune loi ne définit le contenu du dossier du personnel : c'est le RGPD qui fixe les règles, avec une conservation recommandée de 5 ans après la fin du contrat — à ne pas confondre avec les 10 ans des documents fiscaux. Voici ce que le dossier doit contenir, ce qui doit en être exclu, et comment traiter une demande d'accès dans le délai d'un mois.
Dossier du personnel ou documents sociaux : deux choses différentes
Un travailleur parti il y a six ans écrit un lundi matin : il souhaite une copie de son dossier. Première réaction : fallait-il encore l'avoir ? Deuxième réaction, plus embarrassante : où est-il exactement, et que contient-il ?
Ces deux questions n'ont pas la même réponse selon ce dont on parle. Le « dossier du personnel » est un ensemble informel de données personnelles qu'un employeur rassemble au fil de la relation de travail. Les « documents sociaux » — au premier rang desquels le registre général du personnel et le compte individuel — sont autre chose : des documents légalement définis, dont la tenue et la conservation sont contrôlées par le SPF Emploi. Le classeur RH et le registre statutaire ne relèvent pas du même régime, et confondre les deux est la source de la plupart des erreurs de conservation.
Voici le fait qui surprend la plupart des responsables RH : il n'existe aucune disposition légale générale précisant ce qui doit figurer dans un dossier du personnel, ni combien de temps il doit être conservé. Ce n'est pas une lecture audacieuse du droit belge — c'est l'Autorité de protection des données (APD) qui l'écrit elle-même. Le cadre vient donc du RGPD, pas du droit du travail.
Détail utile quand on cherche la source officielle : l'APD n'emploie pas l'expression « dossier du personnel ». Elle parle de dossier professionnel. C'est le terme de l'autorité, et c'est sous ce nom que se trouve sa page de référence.
Nous reprenons donc le sujet dans l'ordre : ce que le dossier doit contenir, ce qui doit en être exclu, les durées de conservation et leurs pièges, qui peut le consulter en interne, comment traiter une demande d'accès, et une checklist en huit points.
Ce que le dossier du personnel doit contenir
En l'absence de liste légale, le fil conducteur est le principe de finalité : chaque pièce doit répondre à la question « pour quoi faire ? ». Pas de finalité identifiable, pas de pièce dans le dossier. C'est un critère plus exigeant qu'une liste, mais aussi plus simple à appliquer, parce qu'il se pose document par document.
Le noyau contractuel et administratif ne pose généralement pas de difficulté : contrat de travail et avenants, données d'identification du travailleur, éléments nécessaires à la paie et à la déclaration Dimona, coordonnées de la personne à prévenir en cas d'urgence. Chacun de ces éléments se rattache à une finalité évidente — exécuter le contrat, payer correctement, déclarer l'occupation.
À côté, il y a le noyau proprement statutaire, qui n'appartient pas au même monde : le registre général du personnel — largement remplacé par la déclaration Dimona pour les employeurs qui y sont soumis, mais dont les règles de conservation valent toujours pour les registres encore tenus — et le compte individuel. Ce sont ces documents-là qu'un inspecteur social contrôle. Leur contenu et leur durée de conservation ne se négocient pas, et ils gagnent à être archivés séparément du dossier RH, précisément parce qu'ils suivent une logique différente.
Vient ensuite le volet suivi de carrière : évaluations, formations suivies, avertissements formels, correspondance liée à l'exécution du contrat. Ici, la finalité existe — gérer la relation de travail, documenter une décision — mais elle s'épuise avec le temps. Un avertissement de 2019 sans suite n'a plus grand-chose à justifier en 2026.
Enfin, le RGPD est un plancher, pas un plafond. Le règlement de travail applicable dans l'entreprise et la CCT de votre commission paritaire peuvent ajouter des exigences documentaires par-dessus ce socle : procédures disciplinaires, modalités d'évaluation, obligations de formation sectorielles. C'est une raison de plus d'articuler votre dossier avec le règlement de travail, qui fixe le cadre auquel le dossier se rattache.
Un mot de prudence : ces exigences sectorielles existent, mais elles varient d'une commission paritaire à l'autre et nous ne citerons ici aucun numéro de CCT. Le principe vaut partout ; la vérification, elle, se fait au cas par cas auprès de votre secrétariat social ou de votre commission paritaire.
Ce que vous ne pouvez pas y mettre : santé, syndicat, vie privée
La minimisation est le principe qu'on applique le moins bien, parce qu'il va contre un réflexe naturel : le dossier ne contient que ce qui est nécessaire, pas tout ce qui est disponible. Une information reçue légitimement ne devient pas pour autant une information à conserver.
Les données de santé sont le cas le plus clair, et l'APD est explicite : le médecin du travail se limite à informer l'employeur si le travailleur est apte ou non au travail, sans jamais communiquer les informations relatives à une éventuelle maladie. Cette formulation est plus utile qu'une interdiction abstraite, parce qu'elle vous dit exactement ce qui arrive sur votre bureau.
Ce qui entre au dossier, c'est un verdict d'aptitude. Jamais un diagnostic.
Traduisons en pratique de classement. De la médecine du travail, vous recevez et pouvez conserver une conclusion d'aptitude. Un certificat d'incapacité remis par le travailleur mentionne la nature générale de l'empêchement — maladie, accident, grossesse — et la durée probable ; c'est cela, et rien de plus, qui peut être classé. Le diagnostic ne remonte jamais jusqu'au dossier RH. Si vous voulez vérifier ce que vous êtes en droit de demander et de garder en cas d'absence, revoyez les règles belges en matière d'arrêt maladie.
L'appartenance syndicale est une catégorie particulière au sens de l'article 9 du RGPD. La difficulté est qu'elle se déduit souvent indirectement, sans que personne n'ait rien « enregistré » : une retenue de cotisation visible sur une fiche, une note sur la participation à une réunion, un échange archivé avec une délégation. L'intention ne change rien au statut de la donnée.
Le même article couvre les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques, l'orientation sexuelle, l'origine raciale ou ethnique, ainsi que les données biométriques et génétiques. Aucune de ces catégories n'a sa place dans un dossier du personnel ordinaire.
Un point pratique souvent manqué, et il est important : pour ces catégories particulières, la nécessité à l'exécution du contrat n'est pas une base suffisante. Le raisonnement habituel — « j'en ai besoin pour gérer la relation de travail » — fonctionne pour les données ordinaires, pas ici. Il faut pouvoir s'appuyer sur une des bases de l'article 9(2) du RGPD. Dans le doute, la bonne décision est de ne pas conserver.
Durée de conservation : 5 ans pour le social, 10 ans pour le fiscal
Voici le chiffre que vous êtes venu chercher : l'APD indique que la pratique recommande généralement 5 ans après la fin de la relation de travail pour le dossier du personnel. Notez la formulation, elle compte. Il s'agit d'une pratique recommandée, fondée sur le principe de limitation de conservation du RGPD — pas d'une obligation inscrite dans un article du droit du travail belge.
Les documents sociaux se conservent aussi 5 ans, mais leur point de départ diffère selon le document, et c'est précisément ce que la plupart des pages omettent. Selon le SPF Emploi, le délai court à partir de la dernière mention obligatoire : pour le registre général du personnel, cette mention doit être portée au plus tard le 7e jour suivant le départ du dernier travailleur ; pour le compte individuel, le délai part de la date de clôture annuelle. Même durée, déclencheurs distincts — donc dates de destruction distinctes.
Reste la confusion la plus coûteuse. Les documents comptables et fiscaux ne se conservent pas 5 ans, mais 10 ans. La loi du 20 novembre 2022 a porté ce délai de 7 à 10 ans, applicable à partir de l'exercice d'imposition 2023. Beaucoup de contenus en ligne affichent encore 7 ans : c'est dépassé. Sont concernés les fiches fiscales, les factures, les notes de frais et les extraits bancaires servant à établir les revenus imposables.
La conséquence opérationnelle est simple à énoncer et inconfortable à mettre en œuvre : trois horloges tournent en parallèle sur le même travailleur — le dossier du personnel, les documents sociaux avec leurs déclencheurs propres, et le fiscal à dix ans. Purger « son dossier » d'un bloc au bout de cinq ans détruit des pièces fiscales encore exigibles ; le garder entier pendant dix ans conserve des données sociales bien au-delà de leur finalité. La seule sortie propre est l'archivage séparé, avec une date de destruction par lot plutôt qu'un dossier unique.
Un mot sur le recrutement, où l'on cherche souvent un chiffre précis : il n'y en a pas. Aucune durée belge fiable n'est établie pour les CV et les candidatures non retenues. Ce que le principe de minimisation implique, en revanche, est clair : la durée doit être nettement plus courte que celle d'un dossier de travailleur, et liée à la finalité de la procédure de sélection.
Qui peut consulter le dossier dans l'entreprise
L'APD pose la règle sans détour : l'accès au dossier par des tiers reste limité à ce qui est nécessaire. À l'intérieur de l'entreprise, la même logique s'impose par la minimisation : appartenir au service RH ou encadrer une équipe ne vaut pas autorisation d'accès à l'ensemble des dossiers.
En pratique, cela signifie un accès par finalité définie, et non un accès de fonction. Le responsable direct consulte ce qui relève de la gestion d'équipe, pour un motif identifiable. Le service paie accède à ce qui concerne la paie. Un accès ouvert par défaut à l'ensemble de l'équipe RH, sur l'ensemble des dossiers, est difficile à justifier — et c'est pourtant la configuration la plus répandue.
Le vrai point faible n'est d'ailleurs presque jamais le système d'archivage : c'est le partage informel. Une pièce jointe envoyée par e-mail à trois personnes pour « avis », un dossier partagé sans restriction, une copie d'évaluation restée sur un poste local. Ces copies échappent à toute durée de conservation et à tout contrôle d'accès.
La recommandation tient en une phrase : tracez qui accède à quoi et documentez la justification d'accès. Ce n'est pas seulement une exigence de conformité — c'est ce qui vous permettra de répondre sereinement, et rapidement, quand un travailleur demandera son dossier.
Quand un travailleur demande son dossier : la procédure
Le droit d'accès découle de l'article 15 du RGPD : le travailleur peut demander une copie gratuite des données personnelles que vous détenez à son sujet. L'employeur ne peut pas simplement refuser, et il n'a pas à connaître le motif de la demande pour devoir y répondre. Concrètement, aucune forme n'est imposée : un e-mail ou un courrier suffit, le travailleur n'a pas à motiver sa demande, et le délai d'un mois court dès sa réception — d'où l'intérêt d'en dater l'arrivée.
Le délai de réponse est d'un mois. Précision de méthode, parce qu'elle change la solidité de l'affirmation : ce délai découle du Règlement (UE) 2016/679, article 12(3) — la page de l'APD consacrée au droit d'accès ne le formule pas en ces termes. C'est le texte européen qui fait foi ici.
Un refus, total ou partiel, doit être motivé et notifié dans ce même délai. Le silence n'est pas une option de repli : ne pas répondre est en soi un manquement, et c'est souvent l'élément qui transforme une demande banale en plainte.
Les marges de manœuvre de l'employeur existent, mais elles sont étroites. Vous pouvez demander au travailleur de préciser le périmètre de sa demande lorsqu'elle est très large. Vous pouvez — et, pour les données de tiers, vous avez intérêt à — caviarder les informations personnelles qui apparaîtraient dans les pièces : l'évaluation d'un collègue, le nom d'un plaignant. Et vous pouvez, dans des cas limités, établir le caractère manifestement infondé ou excessif de la demande.
Cette dernière hypothèse est exceptionnelle, pas une porte de sortie de routine. La posture générale des autorités de protection des données est constante sur un point : la charge de travail que représente la demande n'est pas une raison admissible de retard. Il ne s'agit pas ici d'une décision que nous citons, mais de l'orientation d'application à laquelle il faut s'attendre.
D'où le seul conseil qui compte vraiment : préparez la réponse avant la demande. Un modèle de courrier prêt, une personne nommément responsable, et surtout la certitude de savoir où se trouvent les pièces. Une demande d'accès se joue sur l'organisation, presque jamais sur le droit.
Votre checklist de conformité en huit points
- Cartographiez ce que contient réellement chaque dossier aujourd'hui, pièce par pièce — pas ce que la procédure prévoit.
- Retirez ce qui n'a pas de finalité identifiable, en commençant par les données de catégorie particulière.
- Séparez les trois horloges : dossier du personnel (5 ans), documents sociaux (5 ans, déclencheurs distincts), documents fiscaux (10 ans).
- Vérifiez que ce qui vient de la médecine du travail se limite à un constat d'aptitude.
- Restreignez les accès internes par finalité, et documentez chaque justification.
- Formalisez la procédure de demande d'accès : un responsable nommé, un modèle de réponse, le délai d'un mois.
- Écrivez-le : le plus simple est de formaliser tout cela dans une politique RH écrite, articulée avec votre règlement de travail.
- Planifiez une revue annuelle des durées de conservation, avec destruction effective des lots échus.
L'essentiel à retenir
Trois points structurent tout le reste. Il n'existe pas de loi belge dédiée au dossier du personnel : le cadre est celui du RGPD, tel que l'APD le précise. La durée à retenir est de 5 ans après la fin de la relation de travail côté social, à ne jamais confondre avec les 10 ans applicables aux documents comptables et fiscaux. Et la minimisation est stricte sur les données sensibles, à commencer par la santé, où seul le constat d'aptitude a sa place.
Le bénéfice mérite d'être reformulé, parce qu'il est contre-intuitif : un dossier conforme n'est pas un dossier plus épais. C'est un dossier plus court, mieux daté et mieux tracé.
Prenez dix minutes pour confronter vos propres dossiers aux huit points ci-dessus, et ajoutez à vos favoris la page « dossier professionnel » de l'Autorité de protection des données ainsi que la page du SPF Emploi sur les documents sociaux : ce sont des sources gratuites, à jour et qui font autorité.