TL;DR: Bij ontslag bepaalt de gekozen route — vaststellingsovereenkomst, UWV, kantonrechter of staande voet — welke verplichtingen de werkgever heeft. Deze gids zet de route, de opzegtermijn, de volledige eindafrekening en de dossiervereisten op een rij, zodat u weet wat u moet betalen, vastleggen en meegeven.
Dezelfde vraag, andere stoel: wat ontslag van u vraagt
Wie zoekt op "rechten bij ontslag" belandt vrijwel altijd op pagina's die vanuit de werknemer zijn geschreven: wat hém toekomt, wat hij niet moet ondertekenen, hoeveel bedenktijd hij heeft. Zit u in de andere stoel, dan is de vraag een heel andere — wat moet ík regelen, betalen en vastleggen, en in welke volgorde?
Dit artikel volgt vier stappen — route kiezen, opzegtermijn bepalen, eindafrekening opstellen, dossier WW-veilig maken — en sluit af met wat er ná de laatste werkdag nog geldt.
Die twee vragen zijn twee kanten van dezelfde munt. Elk recht dat in die artikelen wordt opgesomd, is voor een HR-afdeling een concrete verplichting met een bedrag of een termijn eraan vast. De transitievergoeding waarop de werknemer recht heeft, is uw rekensom. De bedenktijd die hij heeft, is uw onzekerheid. Het getuigschrift dat hij kan opvragen, is uw plicht om te leveren.
Het raamwerk waarbinnen dat gebeurt, is in twee stappen neergezet. De Wet werk en zekerheid (sinds 1 juli 2015) bracht de gesloten lijst ontslaggronden, de transitievergoeding en de verdeling tussen UWV en kantonrechter. De Wet arbeidsmarkt in balans (sinds 1 januari 2020) sleutelde daaraan: de cumulatiegrond kwam erbij en de transitievergoeding gaat nu in vanaf de eerste werkdag. Wie de bredere kaders van het Nederlandse arbeidsrecht al kent, herkent hierin de bekende lijn: de wet laat de werkgever ruimte, maar bindt die ruimte aan een route.
Eén voorbehoud vooraf: bedragen en termijnen worden jaarlijks geïndexeerd en een cao kan op meerdere punten afwijken en gaat dan voor. Lees dit als werkkader, niet als juridisch advies; bij betwiste of complexe dossiers hoort een jurist aan tafel.
Stap 1: welke ontslagroute hoort bij deze situatie?
De wet kent negen ontslaggronden, opgesomd in artikel 7:669 lid 3 BW als de letters a tot en met i. Die lijst is limitatief: staat uw reden er niet op, dan bestaat die reden voor UWV en kantonrechter niet. Dat klinkt streng, maar het is vooral praktisch — het betekent dat u vóór het gesprek weet welk verhaal u moet kunnen onderbouwen.
De letters kort langs. a is bedrijfseconomisch ontslag. b is langdurige arbeidsongeschiktheid van meer dan twee jaar. c is frequent verzuim met onaanvaardbare gevolgen voor de bedrijfsvoering. d is disfunctioneren. e is verwijtbaar handelen of nalaten van de werknemer. f is werkweigering op grond van een gewetensbezwaar. g is een verstoorde arbeidsverhouding. h is de restcategorie van overige omstandigheden. En i is de cumulatiegrond: meerdere gronden die elk afzonderlijk te licht zijn, maar samen voldoende gewicht hebben.
De routeverdeling volgt daar rechtstreeks uit. Volgens Rijksoverheid.nl gaan de gronden a en b naar UWV, dat een ontslagvergunning afgeeft of weigert. De gronden c tot en met i gaan naar de kantonrechter, die de arbeidsovereenkomst ontbindt of het verzoek afwijst. Naast beide routes staat altijd de derde mogelijkheid open: beëindiging met wederzijds goedvinden in een vaststellingsovereenkomst, en dat mag bij élke grond. Eén beperking bij de cumulatiegrond is het onthouden waard: a en b mogen niet met andere gronden worden gecombineerd.
Ontslag op staande voet is de vierde route en hoort apart te staan, omdat er andere regels gelden. Er moet een dringende reden zijn — diefstal of fraude is het klassieke voorbeeld — en dan is er geen voorafgaande toets door UWV of rechter en geen opzegtermijn. De werkgever moet het ontslag én de reden wel "onverwijld" aan de werknemer meedelen, aldus Rijksoverheid.nl. Wachten tot na het weekend om het netjes op papier te zetten kan het ontslag al ongeldig maken.
Bij grond a komt er procedureel werk bij. De UWV-aanvraag bestaat uit drie delen: deel A met uw werkgevergegevens, deel B met de gegevens van de betrokken werknemers, en deel C met de bedrijfseconomische onderbouwing. Wie er dan precies voor ontslag wordt voorgedragen, bepaalt u niet zelf: het afspiegelingsbeginsel schrijft de volgorde voor binnen uitwisselbare functies. Volgens UWV werkt dat per leeftijdscohort, zodat de leeftijdsopbouw van de groep ná het ontslag die van vóór het ontslag benadert. Het is dus uitdrukkelijk geen "last in, first out" — dat misverstand is hardnekkig en leidt tot afgewezen aanvragen.
| Situatie | Grond | Route | Wie toetst |
|---|---|---|---|
| Reorganisatie, functie verdwijnt | a | UWV | UWV (ontslagvergunning) |
| Ziek langer dan twee jaar | b | UWV | UWV (ontslagvergunning) |
| Disfunctioneren, verstoorde relatie, verwijtbaar handelen | c–i | Kantonrechter | Kantonrechter (ontbinding) |
| Elke grond, in overleg | n.v.t. | Vaststellingsovereenkomst | Partijen zelf |
| Dringende reden, per direct | — | Staande voet | Achteraf, als de werknemer het aanvecht |
Stap 2: de opzegtermijn die u moet aanhouden
Staat de route vast, dan volgt de termijn. Voor de werkgever loopt die op met de duur van het dienstverband, en Rijksoverheid.nl geeft de staffel als volgt.
| Duur dienstverband | Opzegtermijn werkgever |
|---|---|
| Minder dan 5 jaar | 1 maand |
| 5 tot 10 jaar | 2 maanden |
| 10 tot 15 jaar | 3 maanden |
| 15 jaar of langer | 4 maanden |
Een cao mág uw opzegtermijn verkorten — leg de staffel dus altijd naast de geldende cao voordat u een einddatum noemt. Verlengen kan alleen schriftelijk in de arbeidsovereenkomst, en dan geldt een grens: de opzegtermijn van de werknemer mag niet meer zijn dan de helft van die van de werkgever.
Er zijn situaties zonder opzegtermijn. In de proeftijd kan het dienstverband per direct eindigen. Een tijdelijk contract loopt af op de afgesproken einddatum. En bij ontslag op staande voet geldt geen termijn, dat is nu juist het punt ervan. Bij het bereiken van de AOW-leeftijd geldt voor de werkgever altijd één maand, ongeacht het aantal dienstjaren.
Dan de aftrekregel, die in de praktijk vaak verkeerd wordt begrepen. Duurde de procedure bij UWV of kantonrechter enige tijd, dan mag die doorlooptijd van de opzegtermijn worden afgetrokken. Volgens Rijksoverheid.nl blijft er echter altijd minimaal één maand opzegtermijn over. Een procedure van drie maanden slokt uw hele termijn dus niet op.
Praktisch: reken de termijn vanaf het einde van de maand en leg de aanzegging schriftelijk vast. De einddatum is het anker waar de eindafrekening, de vakantiedagenopbouw en de WW-aanvraag allemaal aan hangen — daar wilt u later geen discussie over.
Stap 3: de eindafrekening — wat u precies uitbetaalt
Behandel de eindafrekening als één lijst, niet als een serie losse onderwerpen die elk bij een andere collega liggen. Dit hoort er in:
| Post | Wat u doet |
|---|---|
| Transitievergoeding | Berekenen volgens de wettelijke formule |
| Vakantiegeld | Opgebouwd deel afrekenen |
| Vakantiedagen | Saldo uitbetalen, na toetsing aan de cao |
| Bonus of dertiende maand | Naar rato over het gewerkte deel van het jaar |
| Bedrijfseigendommen | Laptop, pas, telefoon, auto — innemen en vastleggen |
| Verrekening | Alleen met schriftelijke grondslag |
De transitievergoeding is 1/3 bruto maandsalaris per vol dienstjaar, en voor gedeelten van een jaar wordt naar rato per dag gerekend, aldus Rijksoverheid.nl. Een rekenvoorbeeld: bij een bruto maandsalaris van € 3.600 en een dienstverband van zes jaar en drie maanden komt u op zes keer € 1.200 voor de volle jaren, plus het naar rato deel over die drie maanden — ruwweg € 7.500 bruto in totaal. In 2026 is de vergoeding gemaximeerd op € 102.000 bruto, of op één bruto jaarsalaris als dat hoger uitvalt. Noteer dat jaartal in uw eigen documentatie: het bedrag wordt jaarlijks geïndexeerd en veroudert dus.
Verwar die wettelijke vergoeding niet met wat er uiteindelijk wordt uitbetaald. "Ontslagvergoeding" is de verzamelterm voor het bedrag dat bij een vertrek daadwerkelijk over tafel gaat, en in een vaststellingsovereenkomst wordt daarover onderhandeld — vaak boven de wettelijke transitievergoeding. Reken de transitievergoeding daarom altijd eerst uit, ook als u een minnelijke regeling verwacht: het is de ondergrens waartegen het onderhandelde bedrag wordt afgezet.
Eén regel wordt structureel gemist. Het recht op transitievergoeding bestaat vanaf de eerste dag van het contract — ook bij een ontslag in de proeftijd. Dat is sinds 1 januari 2020 zo geregeld in de WAB, en het betekent dat een dienstverband van drie weken een vergoeding oplevert, klein maar verplicht. Altijd verschuldigd is de vergoeding daarmee niet: bij een ontslag wegens ernstig verwijtbaar handelen van de werknemer — de situatie die doorgaans onder een ontslag op staande voet ligt — kan het recht erop vervallen. En neemt de werknemer zelf ontslag, dan bestaat er in beginsel geen recht op de vergoeding.
Bij de vakantiedagen zit de valkuil in de aanname. Zowel wettelijke als bovenwettelijke dagen worden bij einde dienstverband in beginsel uitbetaald, maar een cao kan de behandeling van de bovenwettelijke dagen anders regelen. Leg het saldo dus altijd naast de cao voordat u het bedrag vaststelt; wie het verschil tussen wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen scherp heeft, ziet meteen waar de ruimte zit.
Het opgebouwde vakantiegeld hoort kort na het einde van het dienstverband te worden afgerekend. In de praktijk wordt een maand na de laatste salarisbetaling aangehouden. Let op: dat is een praktijknorm, geen harde wettelijke deadline — wat u moet volgen, staat in de cao en de arbeidsovereenkomst.
Tot slot het verrekenen. Studiekosten, de kosten van privégebruik of schade aan een leaseauto, of te veel opgenomen verlof mag u alleen van de eindafrekening afhalen als daar een schriftelijke afspraak aan ten grondslag ligt. Zonder die grondslag is het een inhouding zonder titel, en die komt terug.
Stap 4: WW-veilig documenteren — waarom uw dossier telt
Voor een WW-uitkering gelden volgens UWV drie voorwaarden. De werknemer moet in de 36 weken vóór de werkloosheid minimaal 26 weken hebben gewerkt — en een week telt al mee bij één gewerkt uur. Hij moet direct beschikbaar zijn voor betaald werk. En hij mag niet verwijtbaar werkloos zijn.
Die derde voorwaarde is waar uw werk begint. Een vaststellingsovereenkomst is alleen bruikbaar als de reden van beëindiging de werknemer niet verwijtbaar werkloos maakt. De formulering in de VSO is daarmee geen juridische franje maar de factor die bepaalt of er straks een uitkering komt. Een slordig geredigeerde overeenkomst levert u een werknemer op die alsnog gaat procederen, en dan hebt u de minnelijke route voor niets gelopen.
Bij de VSO hoort nog een detail met een prijskaartje. De werknemer heeft na ondertekening 14 dagen bedenktijd. Vermeldt u dat recht niet in de overeenkomst, dan wordt het 21 dagen, aldus Rijksoverheid.nl. Een redactionele omissie verlengt dus uw eigen onzekerheid met een week — reden genoeg om met één vast model te werken in plaats van per geval een tekst te schrijven.
Grond d, disfunctioneren, is het scherpste voorbeeld van wat een dossier moet dragen. U moet tijdig en concreet hebben gemeld dat het functioneren tekortschoot — niet één opmerking in een jaargesprek, maar een vastgelegde boodschap die de werknemer kon begrijpen. U moet een reëel verbetertraject hebben geboden, met duidelijke doelen, een redelijke termijn en echte ondersteuning in de vorm van scholing of begeleiding. En het disfunctioneren mag niet aan u zelf te wijten zijn: te weinig begeleiding of gebrekkige arbeidsomstandigheden komen voor uw rekening, niet voor die van de werknemer. Dat vraagt een dossier dat op orde is vanaf dag één, niet vanaf het moment dat ontslag in beeld komt — zie ook wat er in het personeelsdossier hoort en hoe lang u het bewaart.
Verbetertraject, VSO-formulering en WW-aanspraak zijn geen drie onderwerpen. Het is één dossier, en een dun dossier faalt aan alle drie de kanten.
Dat is de rode draad die zelden wordt gelegd. Is het dossier dun, dan wordt de UWV-aanvraag afgewezen, óf de ontbinding geweigerd, óf u krijgt een vertrek waarbij de werknemer geen uitkering blijkt te krijgen en daarom terugkomt. De maximale WW-duur is nu 24 maanden: 1 maand per dienstjaar over de eerste 10 jaar, daarna 0,5 maand per jaar, met een minimum van 3 maanden als alleen aan de wekeneis is voldaan, zo geeft Rijksoverheid.nl aan. Een verdere verkorting van die duur is meermaals voorgesteld en telkens uitgesteld; 24 maanden is wat vandaag geldt.
Na de laatste werkdag: getuigschrift en nazorg
Vraagt de werknemer om een getuigschrift, dan moet u dat afgeven. Artikel 7:656 BW verplicht daartoe, ongeacht hoe of waarom het dienstverband is geëindigd — ook na een ontslag op staande voet.
Verplicht is een beperkte inhoud: de aard van het werk, de arbeidsduur, en de begin- en einddatum. Een oordeel over het functioneren of de reden van beëindiging neemt u alleen op als de werknemer daar uitdrukkelijk om vraagt. Weigeren is geen neutrale keuze: de werknemer kan schadevergoeding vorderen, en het artikel kan niet in zijn nadeel worden weggecontracteerd.
Eindigt het dienstverband terwijl de werknemer ziek is, dan stopt de re-integratieverplichting niet automatisch op de einddatum. De verzuim- en re-integratiedocumentatie moet compleet zijn en netjes worden overgedragen aan UWV, dat de begeleiding overneemt. Een incomplete overdracht legt het gat bij u terug.
Dan de administratieve staart, die klein lijkt en verrassend vaak blijft liggen: de laatste salarisstrook en de jaaropgave, uitschrijving uit systemen en het intrekken van toegangsrechten, de melding bij de pensioenuitvoerder, en het innemen van laptop, pas en telefoon. Leg vast wat er is ingeleverd en wanneer — dat is de enige manier om een discussie over een niet-teruggebrachte laptop te beslechten.
Waar het misgaat: vier valkuilen uit de praktijk
De route achteraf kiezen. Eerst het gesprek voeren, dan bedenken welke grond erbij past. Het dossier dat u vervolgens optuigt, draagt die grond niet, want het is verzameld ná het besluit in plaats van ervoor. Dit is de duurste van de vier.
Staande voet als drukmiddel. De bewijslast is hoog, de reden moet onverwijld worden meegedeeld, en de werknemer verliest in de regel zijn WW-aanspraak. Wordt het ontslag vernietigd, dan loopt het dienstverband met terugwerkende kracht door — inclusief loon over de tussenliggende periode. Het is geen onderhandelingsinstrument.
De eindafrekening als losse posten. De transitievergoeding wordt netjes berekend, maar de bovenwettelijke dagen, het vakantiegeld of de naar rato bonus blijven liggen tot de werknemer erover begint. Dan betaalt u hetzelfde bedrag, maar met een conflict erbij.
Kennis die bij één persoon zit. In kleine HR-teams zitten de staffels, de cao-afwijkingen en de dossiervereisten in het hoofd van één ervaren collega. Is die er niet, dan begint het uitzoekwerk opnieuw.
De oplossing daarvoor is geen systeem en geen tool, maar een vastgelegde procedure per route, met de verplichtingen en deadlines eraan gekoppeld — plus een personeelsdossier dat vanaf de eerste werkdag wordt bijgehouden in plaats van vanaf het moment dat vertrek ter sprake komt.
Checklist: uw verplichtingen op één rij
Vóór het besluit: stel de ontslaggrond vast binnen de letters a tot en met i, bepaal de route die daarbij hoort (UWV, kantonrechter of VSO), en toets of het dossier die grond kan dragen.
Bij de aanzegging: bepaal de opzegtermijn uit de staffel, controleer of de cao afwijkt, leg de aanzegging schriftelijk vast, en vermeld bij een VSO de bedenktijd in de overeenkomst.
Bij de eindafrekening: transitievergoeding, opgebouwd vakantiegeld, vakantiedagensaldo tegen de cao, beloning naar rato, en verrekening alleen met schriftelijke grondslag.
Na de laatste dag: getuigschrift op verzoek, re-integratiedossier overdragen bij ziekte, jaaropgave en salarisstrook, pensioenmelding, en teruggave van eigendommen vastleggen.
De kern is de volgorde: de route die u kiest bepaalt de verplichtingen die volgen, en niet andersom. Wie die volgorde omdraait, betaalt dat later terug in een afgewezen verzoek of een procedure.
Bedragen en termijnen wijzigen jaarlijks, en waar de cao afwijkt, gaat die voor — controleer de actuele cijfers op Rijksoverheid.nl en UWV.nl voordat u ze in een brief zet. Wilt u verder de diepte in, dan sluiten de stukken over de bredere kaders van het Nederlandse arbeidsrecht en over het personeelsdossier hier direct op aan.