TL;DR: Das Bundesurlaubsgesetz setzt eine einzige Untergrenze: 24 Werktage, auf einer Fünf-Tage-Woche also 20 Urlaubstage. Dieser Leitfaden rechnet von dieser Zahl aus jeden Fall durch, der in der Personalabteilung tatsächlich auf dem Tisch liegt – Teilzeit, Minijob, Eintritt und Austritt im laufenden Jahr, Langzeitkrankheit und den Zusatzurlaub ab GdB 50 – jeweils mit Rechenweg, Paragraf und Zahlenbeispiel.
Die Zahl, von der jede Rechnung ausgeht: 20 Tage
Eine neue Kollegin tritt am 15. März ein, drei Tage pro Woche, Vertrag mit 30 Urlaubstagen bei Vollzeit. Die Lohnbuchhaltung braucht heute eine Zahl, keine Einführung in den Sinn und Zweck des Urlaubsrechts. Diese Zahl lässt sich in zwei Schritten ausrechnen, und beide stehen im Gesetz.
Das Bundesurlaubsgesetz nennt in § 3 Abs. 1 eine Untergrenze: mindestens 24 Werktage Urlaub im Jahr. Werktage sind alle Tage außer Sonntagen und gesetzlichen Feiertagen, der Samstag zählt also mit. Auf eine Fünf-Tage-Woche umgerechnet sind das 20 Urlaubstage.
Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen und Arbeitsverträge gewähren regelmäßig mehr, und für den gesetzlichen Anteil dürfen sie nie weniger vorsehen. Jede Rechnung in diesem Leitfaden beginnt entweder bei den gesetzlichen 20 Tagen oder beim vertraglichen Anspruch, der darüber liegt.
Drei Rechenregeln kehren in jedem Fall wieder: die Umrechnung über die Arbeitstage pro Woche, die Zwölftel-Regel aus § 5 Abs. 1 BUrlG und die Aufrundung aus § 5 Abs. 2 BUrlG, nach der Bruchteile ab einem halben Tag auf einen vollen Tag aufgerundet werden. Alles Weitere ist die Anwendung dieser drei Regeln auf einen konkreten Fall.
Sortiert ist der Leitfaden nach Fällen, nicht nach der Reihenfolge der Paragrafen, und jeder Fall endet in einer Zahl. Wer Urlaub verwaltet, baut meist auch Dienstpläne; dazu passt den Leitfaden zum Arbeitszeitgesetz. Stand: Oktober 2026.
Szenario 1: Teilzeit – gerechnet wird in Tagen pro Woche, nicht in Stunden
Der häufigste Fehler in der Urlaubsberechnung besteht darin, den Anspruch im Verhältnis der Arbeitsstunden zu kürzen. Für die Zahl der Urlaubstage sind die Stunden ohne Bedeutung. Es zählt allein, an wie vielen verschiedenen Tagen pro Woche gearbeitet wird.
Die Formel lautet: Jahresanspruch bei Vollzeit ÷ 5 × vereinbarte Arbeitstage pro Woche. Wer lieber in Werktagen rechnet, kommt über 24 ÷ 6 × Arbeitstage zum selben Ergebnis.
Rechtlicher Anker ist § 4 Abs. 1 TzBfG, das Verbot der Diskriminierung von Teilzeitbeschäftigten. Teilzeitkräfte dürfen ohne sachlichen Grund nicht schlechter behandelt werden, und ein kürzerer Arbeitstag ist kein solcher Grund.
Für das gesetzliche Minimum ergibt das folgende Umrechnung:
| Arbeitstage pro Woche | Gesetzlicher Urlaubsanspruch |
|---|---|
| 5 | 20 Tage |
| 4 | 16 Tage |
| 3 | 12 Tage |
| 2 | 8 Tage |
| 1 | 4 Tage |
Die Formel skaliert genauso mit vertraglichen Ansprüchen. Bei 30 Tagen für Vollzeit und drei Arbeitstagen pro Woche: 30 ÷ 5 × 3 = 18 Tage. Damit ist der Fall aus der Einleitung schon zur Hälfte gelöst.
Warum die Stunden draußen bleiben, zeigt ein Vergleich. Zwei Beschäftigte arbeiten jeweils 20 Stunden pro Woche, eine davon an vier Tagen, die andere an fünf. Die erste erhält 16 gesetzliche Urlaubstage, die zweite 20. Das ist richtig: Wer an fünf Tagen arbeitet, verbraucht mit jedem Urlaubstag einen vollen Arbeitstag und braucht entsprechend mehr Tage für die gleiche freie Zeit.
Ändert sich das Arbeitszeitmodell im laufenden Jahr, etwa von fünf auf drei Tage pro Woche, wird der Anspruch für den verbleibenden Teil des Jahres neu gerechnet. Bereits erworbene Ansprüche aus den Monaten der Fünf-Tage-Woche werden nicht rückwirkend gekürzt.
Szenario 2: Minijob – der Verdienst ändert am Urlaubsanspruch nichts
Minijobberinnen und Minijobber sind im Rechtssinne Teilzeitbeschäftigte. Es gilt dieselbe Rechnung nach § 4 TzBfG, und die Verdienstgrenze hat auf den Urlaub keinerlei Einfluss.
Zur Grenze selbst, weil viele mit einer veralteten Zahl ankommen: Die 520 Euro galten nur von Oktober 2022 bis Dezember 2023, auch 538 und 556 Euro sind überholt. Seit dem 1. Januar 2026 liegt die Grenze bei 603 Euro im Monat, zum 1. Januar 2027 steigt sie auf 633 Euro. Grund ist die Kopplung an den Mindestlohn in § 8 Abs. 1a SGB IV: 13,90 Euro pro Stunde × 130 ÷ 3, aufgerundet.
Für den Urlaub bleibt die Rechnung schlicht. Ein Minijob an zwei festen Tagen pro Woche ergibt 20 ÷ 5 × 2 = 8 Urlaubstage, völlig unabhängig davon, ob 300 Euro oder 600 Euro verdient werden.
Schwieriger ist der Minijob auf Abruf ohne festes Muster. Praktisch hilft hier ein Durchschnitt: Ermitteln Sie aus den tatsächlich geleisteten Einsätzen eines repräsentativen Zeitraums die durchschnittliche Zahl der Arbeitstage pro Woche und setzen Sie diesen Wert in dieselbe Formel ein.
Bezahlt werden diese Urlaubstage ebenfalls. Das Urlaubsentgelt bemisst sich nach § 11 BUrlG am Durchschnittsverdienst der letzten 13 Wochen und ist vor Antritt des Urlaubs auszuzahlen.
Szenario 3: Eintritt und Austritt im laufenden Jahr – die Zwölftel-Regel und ihre Ausnahme
Hier arbeiten zwei verschiedene Vorschriften, und ihre Vermischung ist der teuerste Fehler in diesem Themenfeld. § 4 BUrlG regelt die Wartezeit: Der volle Jahresanspruch entsteht erst nach sechs Monaten Bestehen des Arbeitsverhältnisses. § 5 Abs. 1 BUrlG regelt den Teilurlaub: Vorher sowie rund um Ein- und Austritt wächst der Anspruch mit einem Zwölftel je vollem Beschäftigungsmonat.
Die Aufrundung aus § 5 Abs. 2 BUrlG ist verpflichtend. Bruchteile von mindestens einem halben Tag sind auf einen vollen Urlaubstag aufzurunden.
Zurück zum Eintritt am 15. März bei 30 Vertragstagen. Volle Beschäftigungsmonate sind April bis Dezember, der angebrochene März zählt nicht mit, also neun Monate: 30 ÷ 12 × 9 = 22,5 → 23 Tage. Für die Teilzeitkraft mit drei Tagen pro Woche wird zuerst der Jahresanspruch umgerechnet (18 Tage) und dann gezwölftelt: 18 ÷ 12 × 9 = 13,5 → 14 Tage.
Eine Einschränkung gehört dazu: Wer in der ersten Jahreshälfte eintritt, erfüllt die Wartezeit noch im selben Kalenderjahr und erwirbt den gesetzlichen Mindesturlaub in voller Höhe. Gezwölftelt werden darf deshalb nur der vertragliche Anteil darüber, und das Ergebnis darf die gesetzlichen 20 Tage – bei drei Arbeitstagen pro Woche 12 Tage – nie unterschreiten.
Beim Austritt wird am häufigsten zu viel gekürzt. Wer die sechsmonatige Wartezeit erfüllt hat und in der zweiten Jahreshälfte ausscheidet, behält den vollen Jahresanspruch. Die Zwölftelung nach § 5 Abs. 1 Buchst. c BUrlG greift nur bei einem Austritt in der ersten Jahreshälfte.
Konkret: Austritt zum 31. August nach drei Jahren Betriebszugehörigkeit bedeutet 30 Tage, nicht acht Zwölftel. Derselbe Vertrag, Austritt zum 31. März, ergibt 30 ÷ 12 × 3 = 7,5 → 8 Tage.
Beim Arbeitgeberwechsel verhindert § 6 Abs. 1 BUrlG doppelte Ansprüche. Der vorige Arbeitgeber stellt eine Urlaubsbescheinigung über den bereits gewährten oder abgegoltenen Urlaub aus, der neue rechnet sie an. Machen Sie das Anfordern dieser Bescheinigung zu einem festen Schritt der Einarbeitung, sonst fehlt sie genau dann, wenn der erste Urlaubsantrag kommt.
Resturlaub ist bei Beendigung nach § 7 Abs. 4 BUrlG abzugelten. In der Praxis wird er häufig zusammen mit einer Abfindung abgerechnet, was beide Posten in dasselbe Abschlussgespräch bringt.
Szenario 4: Krankheit – 6 Wochen Lohnfortzahlung und 15 Monate Übertragung sind zwei verschiedene Dinge
Die sechs Wochen, nach denen hier am häufigsten gefragt wird, sind die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall nach § 3 EFZG. Das ist eine Frage der Lohnkosten. Der Urlaubsanspruch folgt dem Bundesurlaubsgesetz und entsteht während einer Erkrankung in voller Höhe weiter, egal wie lange sie dauert. Die sechs Wochen begrenzen den Urlaub nicht und wandeln ihn nicht um.
Erkrankt jemand während eines bereits genehmigten Urlaubs, gilt § 9 BUrlG: Die ärztlich bescheinigten Tage der Arbeitsunfähigkeit werden nicht auf den Urlaub angerechnet, sie gehen zurück ins Urlaubskonto. Verlängern darf man den Urlaub deswegen nicht eigenmächtig, die gutgeschriebenen Tage werden wie jeder andere Urlaub neu beantragt.
Die Übertragung ins nächste Jahr ist der Ausnahmefall. Nach § 7 Abs. 3 BUrlG gehört Urlaub in das laufende Kalenderjahr. Eine Übertragung setzt dringende betriebliche oder in der Person liegende Gründe voraus, und der übertragene Urlaub muss bis zum 31. März des Folgejahres genommen werden.
Bei durchgehender Arbeitsunfähigkeit verlängert sich diese Frist auf 15 Monate nach Ende des Urlaubsjahres. Urlaub aus dem Jahr N verfällt damit am 31. März des Jahres N+2. Das steht nicht im Gesetzestext, sondern stammt aus der Rechtsprechung: BAG, 07.08.2012 – 9 AZR 353/10, in Umsetzung der Entscheidung des Europäischen Gerichtshofs in der Sache KHS gegen Schulte.
Ein Beispiel: Wer ab Februar 2026 durchgehend arbeitsunfähig ist, erwirbt den Urlaubsanspruch für 2026 vollständig. Diese Tage überdauern den 31. März 2027 und verfallen erst am 31. März 2028.
Daneben läuft eine zweite Linie der Rechtsprechung, die hier den Unterschied macht. Nach der Mitwirkungsobliegenheit (BAG, 19.02.2019 – 9 AZR 541/15) muss der Arbeitgeber die Beschäftigten auffordern, ihren Urlaub zu nehmen, und auf den Verfall hinweisen. Wie sich diese Pflicht zur 15-Monats-Frist verhält, hat das Bundesarbeitsgericht dem Europäischen Gerichtshof vorgelegt (9 AZR 401/19 (A)). Diese Frage ist nicht abschließend geklärt.
Praktisch heißt das: Schreiben Sie das Erinnerungsschreiben trotzdem, und schicken Sie es auch an Langzeitkranke. Für den einfachen Fall ist die 15-Monats-Frist verlässlich; für den Fall, in dem nie erinnert wurde, sollten Sie sich nicht darauf verlassen. Gerichte haben außerdem anerkannt, dass eine Vertragsklausel den Urlaub über die 15 Monate hinaus zugunsten der Beschäftigten erhalten kann.
Szenario 5: Schwerbehinderung ab GdB 50 – fünf Tage mehr, auf Antrag
§ 208 Abs. 1 SGB IX gewährt schwerbehinderten Menschen fünf zusätzliche bezahlte Arbeitstage Urlaub im Urlaubsjahr, zusätzlich zum sonstigen Anspruch. Es handelt sich um Tage, nicht um einen prozentualen Zuschlag.
Schwerbehindert ist nach § 2 Abs. 2 SGB IX, wer einen vom Versorgungsamt festgestellten Grad der Behinderung von mindestens 50 hat. Ein GdB von genau 50 genügt.
Die Abgrenzung, die selten klar benannt wird: Menschen mit einem GdB von 30 bis 49 können gleichgestellt werden und erhalten damit arbeitsrechtliche Schutzrechte. Die Gleichstellung löst den Zusatzurlaub nach § 208 SGB IX jedoch nicht aus. Dafür braucht es den GdB von mindestens 50.
Die fünf Tage werden nach § 208 Abs. 2 SGB IX genauso umgerechnet wie alles andere: anteilig bei abweichender Verteilung der Arbeitszeit auf die Woche und mit einem Zwölftel je vollem Monat, wenn die Schwerbehinderung nur einen Teil des Jahres besteht.
Zwei Rechnungen: Bei 30 Vertragstagen und Fünf-Tage-Woche ergeben 30 + 5 = 35 Tage. Bei drei Arbeitstagen pro Woche sind es 5 ÷ 5 × 3 = 3 zusätzliche Tage.
Automatisch kommt dieser Urlaub nicht. Er ist beim Arbeitgeber geltend zu machen, üblicherweise schriftlich unter Hinweis auf den festgestellten GdB. Die Lohnbuchhaltung wird ihn nicht von sich aus gewähren. Weisen Sie deshalb schon dann auf den Anspruch hin, wenn ein Schwerbehindertenausweis erstmals vorgelegt wird.
Woher die 35 Tage kommen – und warum es ab 60 keine Extratage gibt
Nach den 35 Tagen wird häufig gesucht, und es gibt keinen Paragrafen, der sie nennt. Die Zahl ist eine Addition: 30 tarifliche oder vertragliche Urlaubstage plus die fünf Tage Zusatzurlaub nach § 208 SGB IX. Wer gesetzlich nur die 20 Tage hat, kommt entsprechend auf 25.
Die 30 Tage sind verbreitete tarifliche Praxis. Sie stehen in Tarifverträgen, nicht im Gesetz. Belegt ist sie etwa im TVöD für den öffentlichen Dienst und bei der IG Metall, die für Vollzeitbeschäftigte in der Metall- und Elektroindustrie 30 Urlaubstage ausweist.
Die zweite Frage, kurz beantwortet: Zusätzlichen Urlaub ab 60 gibt es nicht. Das Bundesarbeitsgericht hat die alten TVöD-Altersstaffeln – 26 Tage unter 30, 29 Tage von 30 bis 39, 30 Tage ab 40 – als unzulässige unmittelbare Altersdiskriminierung nach dem AGG verworfen (BAG, 20.03.2012 – 9 AZR 529/10).
Bemerkenswert ist die Folge. Korrigiert wurde die Staffel durch Anhebung aller Beschäftigten auf die höchste Stufe – niemand verlor Urlaub.
Für die Praxis heißt das: Wo in einer älteren Betriebsvereinbarung oder einer firmeneigenen Regelung noch nach Alter gestaffelt wird, steht diese Regelung auf unsicherem Grund, solange sie sich nicht auf einen sachlichen, an der konkreten Tätigkeit festgemachten Grund stützt. Das Alter selbst ist kein solcher Grund. Setzen Sie eine solche Staffel auf die Prüfliste, statt sie stillschweigend weiterzuführen.
Zwei Wochen am Stück, nicht drei: wie Urlaub gewährt wird
Ein gesetzliches Recht auf drei Wochen Urlaub am Stück gibt es nicht. § 7 Abs. 2 BUrlG verlangt, dass Urlaub zusammenhängend gewährt wird, es sei denn, dringende betriebliche oder in der Person der Beschäftigten liegende Gründe machen eine Teilung erforderlich. Wird geteilt, muss ein Teil mindestens 12 aufeinanderfolgende Werktage umfassen.
Weil Werktage den Samstag einschließen, entsprechen 12 Werktage zwei Kalenderwochen. Daraus speist sich die Verwechslung mit den drei Wochen: Wer Werktage für Arbeitstage hält, rechnet zu großzügig.
Die 12 Tage sind ein Minimum, keine Obergrenze. Längere Blöcke können jederzeit vereinbart werden und werden es in vielen Betrieben auch.
Für die zeitliche Lage gilt § 7 Abs. 1 BUrlG: Die Wünsche der Beschäftigten sind zu berücksichtigen, müssen aber hinter dringenden betrieblichen Belangen oder hinter sozial vorrangigen Wünschen von Kolleginnen und Kollegen zurückstehen. Das Lehrbuchbeispiel sind Eltern in den Schulferien.
Damit solche Entscheidungen belastbar bleiben, sollten die Kriterien vor der Urlaubssaison schriftlich feststehen, nicht erst während des Streits über die Wochen im Juli.
Übersicht: Fall, Rechtsgrundlage und Rechenweg
| Fall | Rechtsgrundlage | Rechenweg / Ergebnis |
|---|---|---|
| Vollzeit, Fünf-Tage-Woche | § 3 BUrlG | 24 Werktage = 20 Arbeitstage |
| Teilzeit | § 4 TzBfG | Jahresanspruch ÷ 5 × Arbeitstage pro Woche |
| Minijob | § 4 TzBfG | identisch zur Teilzeit, Verdienst ohne Einfluss |
| Wartezeit | § 4 BUrlG | volle Ansprüche nach sechs Monaten |
| Eintritt / Austritt 1. Jahreshälfte | § 5 Abs. 1 BUrlG | 1/12 je vollem Beschäftigungsmonat |
| Austritt 2. Jahreshälfte nach Wartezeit | § 5 BUrlG | voller Jahresanspruch, keine Zwölftel |
| Bruchteile von Urlaubstagen | § 5 Abs. 2 BUrlG | ab einem halben Tag aufrunden |
| Vorarbeitgeber im selben Jahr | § 6 BUrlG | Anrechnung per Urlaubsbescheinigung |
| Übertragung ins Folgejahr | § 7 Abs. 3 BUrlG | nur mit Grund, dann bis 31. März |
| Langzeitkrankheit | BAG 9 AZR 353/10 | Verfall 15 Monate nach Urlaubsjahr |
| Krankheit im Urlaub | § 9 BUrlG | bescheinigte Tage werden gutgeschrieben |
| GdB von mindestens 50 | § 208 SGB IX | + 5 Arbeitstage, anteilig umzurechnen |
| Zusammenhängender Urlaub | § 7 Abs. 2 BUrlG | ein Teil mindestens 12 Werktage |
| Beendigung des Arbeitsverhältnisses | § 7 Abs. 4 BUrlG | Abgeltung des Resturlaubs |
| Urlaubsentgelt | § 11 BUrlG | Durchschnitt der letzten 13 Wochen |
Checkliste für die Urlaubsverwaltung im Jahreslauf
Bei Eintritt: Urlaubsbescheinigung des Vorarbeitgebers anfordern (§ 6 BUrlG) und die Zwölftel für das Eintrittsjahr mit Rechenweg dokumentieren.
Bei jeder Änderung der Arbeitstage pro Woche: Anspruch für den Rest des Jahres neu rechnen und erworbene Tage nicht rückwirkend kürzen.
Bei Vorlage eines Schwerbehindertenausweises: auf den Zusatzurlaub nach § 208 SGB IX hinweisen und den Antrag zu den Unterlagen nehmen.
Einmal jährlich: Erinnerungsschreiben an alle Beschäftigten mit Resturlaub, mit ausdrücklichem Hinweis auf den Verfall – ausdrücklich auch an Langzeitkranke.
Zum Jahreswechsel: Resturlaub prüfen, Übertragungsgründe schriftlich festhalten und den 31. März als Frist im System hinterlegen.
Bei Austritt: erst prüfen, ob die Wartezeit erfüllt ist und der Austritt in der zweiten Jahreshälfte liegt, bevor gekürzt wird, dann die Abgeltung berechnen.
Belastbar sind diese Zahlen nur, wenn die Urlaubsregelung schriftlich an einer Stelle liegt, die Beschäftigte auch erreichen, und wenn alle, die Urlaubsfragen beantworten, aus demselben Dokument arbeiten. Mündliche Praxis ist vor dem Betriebsrat kein Nachweis. Dahinter steht dieselbe organisatorische Gewohnheit wie hinter den Dokumentationspflichten bei der Zeiterfassung: aufschreiben, was gilt.
Wenn von dieser Liste nur ein Punkt umgesetzt wird, dann das jährliche Erinnerungsschreiben. Es kostet eine Stunde Arbeit und entscheidet darüber, ob Resturlaub verfällt oder nicht. Für die Dienstplanung hinter diesen Urlaubskonten ist der Leitfaden zum Arbeitszeitgesetz der nächste Schritt.
Dieser Beitrag gibt den Rechtsstand wieder und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Stand: Oktober 2026.